Pronti, partenza, via! Viaggi e documenti organizzati.

Che tu sia una viaggiatrice o meno, hai mai pensato a quanto è importante che i documenti di riconoscimento tuoi e dei tuoi familiari siano sempre in corso di validità? Ti è mai capitato di dover partire e accorgerti che il passaporto, la carta d’identità o l’assicurazione dell’auto sono scaduti? A me è successo e ti assicuro che non è piacevole dover correre tra un ufficio e l’altro cercando di rinnovare i documenti o pagare la polizza per non perdere denaro e vacanze! Per evitare che anche tu incappi in una simile antipatica situazione, voglio condividere con te qualche piccola astuzia per avere i documenti sempre in ordine.

La prima cosa da fare è "avere tutto sotto controllo". Per monitorare le scadenze dei numerosi documenti di tutta la famiglia - che, guarda caso, hanno la brutta abitudine di scadere in tempi diversi - ritagliati due-tre ore di tempo in cui sei sicura che potrai restare tranquilla e concentrata. Recupera quindi tutti i documenti ed accendi il computer. Crea una semplice tabella in excel dove elencherai a sinistra i nominativi dei componenti della famiglia, gli animali domestici (*) e le autovetture; in alto inserirai invece i documenti di identità, la scadenza dell’assicurazione, della revisione e del bollo delle vetture di casa, ecc.

1. Porta documenti da viaggio con zip, in PU, per contenere biglietti, passaporto, e 10 card, inclusa penna a sfera "slim", colore nero/rosso. Misure 22,9 x 11,9 x 23 cm; 139 gr . Design:TROIKA - Werkstatt. (€ 108,35 su Amazon);
2. Porta documenti e valori personali da appendere al collo "Tatonka". Misure 20 x 14 x 2 cm ; 91 gr. (€ 17.50, su Amazon);
3. Leggera custodia portadocumenti e porta valori con più scomparti, da portare in vita anche sotto gli abiti ( € 11,99 su Amazon;
4. Porta documenti da viaggio in juta con inserti in tessuto di cotone e chiusura in velcro. L'etichetta "Reiseunterlagen" significa in tedesco "documenti di viaggio". Dimensioni: 31 x 23 cm (€ 14,90 su Amazon);
5. Organizzatore da viaggio per documenti di Crumpler, in neoprene rosso con rivestimento repellente all'acqua e alla polvere, fodera antistrappo, chiusura a cerniera e numerose tasche per contenere denaro, biglietti, chiavi, ecc. Dimensioni:12.5 x 26 x 3.7 cm. . (€ 22,40 su Amazon)
6. Porta documenti da viaggio in leggero materiale plastico lucido, ideale come porta biglietto aereo, disponibile in più colori. Travel Style HF­ Travel Organizer (€ 17,90 su Amazon)

Non ti resta ora che compilare la scheda con i dati delle singole scadenze e, già che ci sei, aggiungi i numeri di identificazione dei documenti (sempre utile averli a portata di mano). Quindi salva e stampa il documento ed appendilo all’interno di un armadio o comunque in un posto nascosto ma non troppo. Puoi anche inserire la tabella in un raccoglitore ad anelli allegando le sempre indispensabili fotocopie dei documenti.

Ad inizio di ogni anno dovrai solo riportare le scadenze sul calendario e non dovrai impazzire più, ogni volta, per verificare se ogni singolo documento è ancora in corso di validità o meno. Se utilizzi calendari e promemoria elettronici (come il calendario di Outlook, Evernote o Calendar di Google), riporta anche lì le scadenze e se puoi inserisci degli "alert" (allarmi) che ti ricordino una o due settimane prima che è ora di procedere al rinnovo. Ricordati anche di fare una fotografia o una scansione digitale di ogni documento e archivia il tutto su una cartella del tuo computer. Puoi anche salvare una copia della scansione su una memoria portatile (le cosiddette penne USB) da portare con te in viaggio oppure – considerato che oramai si può accedere ad internet quasi ovunque - puoi inviare i dati ad un indirizzo di posta elettronica che conosci solo tu e che utilizzerai in caso di necessità ed emergenza.

Se poi ti piace viaggiare (non importa per quanto, come e dove), sai bene quanto è indispensabile avere a portata di mano ed allo stesso tempo al sicuro da malintenzionati non solo i documenti personali ma anche i documenti di viaggio - come i biglietti dei mezzi di trasporto e le prenotazioni delle strutture alberghiere - ed avere un contenitore unico dove conservare le ricevute che una volta a casa ti serviranno per tenere sotto controllo i costi e le spese.

1. Porta documenti da viaggio di downstairsDesigns, in cotone e lino, chiuso da due bottoni a pressione Dimensioni 19 x 12 (€ 25,73 su Etsy);
2. Organizzatore per documenti di viaggio di Naturequotes, dimensioni chiuso 12 x 16 cm., aperto 24x15 (€ 19,97 su Etsy);
3. Organizzatore in feltro di PapergeekMy con misure 21 x 11 cm (chiuso), dotato di 3 tasche per le carte e le ricevute e 2 grandi scomparti biglietti e prenotazioni (€ 8,87 su Etsy);
4. Portadocumenti di viaggio in carta kraft, da inserire all'interno di agende o anche di libri. Di PapergeekMy (€ 2,66 su Etsy);
5. Set con organizzatore per documenti di viaggio di KvitkaBags, in cotone, con numerose tasche e scomparti (€ 31,06 su Etsy);
6. Porta documenti da viaggio di downstairsDesigns, in cotonee lino, chiuso da due bottoni a pressione Dimensioni 19 x 12 (€ 25,73 su Etsy).

Le agenzie di viaggio in genere consegnano ai clienti biglietti e prenotazioni inserendoli in una bustina plastificata chiusa con un bottone a pressione o con una zip. A dir la verità, io non trovo troppo comoda questa soluzione perché spesso quando devi prendere un documento escono anche tutti gli altri con il rischio di perderli. Inoltre non è assicurata la suddivisione per cronologia di utilizzo e non ci sono tasche o spazi per le ricevute.

Per quel che mi riguarda, da qualche tempo ho risolto la gestione dei documenti di viaggio acquistando per pochi euro in cartoleria un cosiddetto “porta listini”, un quaderno formato da buste trasparenti in formato A4 (grandi come un foglio di carta per la macchina da scrivere, per capirci) rilegate tra loro. In questo contenitore puoi inserire, ben separati tra loro ed in ordine cronologico in base all'uso che ne dovrai fare, tutti i documenti e gli stampati che ti serviranno: dalla prenotazione del parcheggio ai biglietti di viaggio, dalle conferme alberghiere ai contatti per le visite guidate nonché gli eventuali trasferimenti intermedi. Nel raccoglitore puoi inserire anche un promemoria con l’itinerario che dovrai fare, l’elenco dei telefoni e dei recapiti utili. Ti conviene lasciare una busta libera, dove inserirai gli scontrini, le ricevute, i biglietti da visita che raccoglierai durante il tuo viaggio. Un consiglio aggiuntivo: fai una scansione di tutto e invia anche questo alla mail “segreta”.

Porta listini in plastica
(questi, in colori pastello, sono di Matita&Mouse, € 2,80)

Durante gli spostamenti non inserire il tuo “libro di viaggio” in valigia, ma tienilo sempre con te a portata di mano in una borsa o in uno zainetto. Una volta in hotel o comunque arrivata a destinazione, lascialo nella valigia chiusa con un lucchetto serio - no, i lucchetti che trovi nei negozi “tutto ad 1 Euro” non vanno bene! – o, se è disponibile, nella cassaforte. 

Tornando ai documenti di riconoscimento, ricordati di conservarli sempre con grande cura: rappresentano la tua identità e quindi il bene più prezioso che possiedi, soprattutto in viaggio. Se smarrire i documenti in Italia è di norma una gran noia per tutti gli adempimenti conseguenti – denuncia all'autorità di polizia, richiesta del duplicato o nuova emissione, ecc. - smarrirli all'estero ti costringe a dover contattare il consolato italiano, a spendere un bel po’ di soldini e a perdere tanto ma tanto tempo in adempimenti burocratici. Quindi abbi l’accortezza di non tenere MAI i documenti insieme al denaro (questo vale anche per quando non sei viaggio!) e se vuoi stare tranquilla fai come i viaggiatori esperti: procurati un borsellino leggerissimo da portare al collo in cui mettere denaro e documenti. 

Quali sono i documenti indispensabili per viaggiare?

• per muoversi in Italia ed in Europa è sufficiente la carta d’identità, che viene rilasciata dal tuo Comune di residenza. In linea generale oltre al modulo (costo € 5,42) avrai bisogno di 3 fotografie uguali e recenti a mezzo busto con viso e capo scoperto e senza occhiali e di un documento di identità valido (o due testimoni)
• per entrare nei Paesi extraeuropei ti serve invece il passaporto, che viene rilasciato dalla Questura competente per il tuo Comune. Sul sito della Polizia di Stato trovi tutte le indicazioni necessarie per richiedere un appuntamento per il rilascio. Ti ricordo che dovrai portare con te il modulo di richiesta compilato con i dati anagrafici, un documento di riconoscimento valido (carta d’identità), due foto in formato tessera identiche in cui appari con il volto scoperto, i lineamenti ben visibili e senza occhiali. La tua foto e la tua firma verranno scansionate e digitalizzate e ti verrà presa l’impronta del dito indice della mano destra e sinistra. Tutti questi dati confluiranno in una scheda elettronica inserita nel passaporto. I costi che dovrai sostenere per richiedere il passaporto sono: € 73,50 di tassa per il rilascio, € 42,29 per il costo del libretto più il costo delle fotografie (variabile);
• anche i bambini debbono avere un loro documento personale (non è più possibile iscriverli sul passaporto dei genitori) e quindi potranno avere una loro carta d’identità o un loro passaporto, le cui modalità di richiesta non sono del tutto identiche a quelle degli adulti. Per i minori è infatti previsto l’assenso al rilascio di entrambi i genitori (non importa se genitori naturali, conviventi, separati, divorziati) reso con dichiarazione autentica dinanzi al funzionario incaricato. Nell'eventualità i genitori non possano essere contemporaneamente presenti davanti al pubblico ufficiale, il genitore che accompagna il bimbo in questura per il rilascio del documento dovrà portare con sé una fotocopia del documento del papà/mamma impossibilitato firmata in originale e accompagnata da una dichiarazione autografa di assenso all’espatrio del minore. Per i casi specifici ti consiglio comunque di leggere bene la pagina internet del sito della Polizia di Stato dedicata al rilascio del passaporto ai minori, in cui puoi trovare maggiori indicazioni.
• importante: ricordati che la patente NON è un documento di riconoscimento

A proposito: sai quale sono le validità dei principali documenti?

• 10 anni per gli adulti;
• 3 anni per i minori di anni 3;
• 5 anni per i minori tra i 3 ed i 18 anni

(*) cani, gatti e furetti che viaggiano oltre confine all'interno dell'Unione Europea devono avere il “Passaporto Europeo per gli Animali da Compagnia”, rilasciato dai Servizi veterinari delle Asl, che consente l’identificazione dell’animale e del suo proprietario.