La Signorina O dice "archiviazione"

Oggi la Signorina O è in vena di parlar di archiviazione: sarà  perché ha bisogno di far chiarezza fuori e dentro di sé? Dice che è giunto il momento di accogliere le novità e di ritirare per bene oggetti e documenti del passato, in modo da poterli consultare quando serve senza diventar matta a cercarli.

Ho sempre adorato gli archivi: luoghi in cui si concentrano le conoscenze, una specie di riassunto materiale di ogni argomento. Per me archiviare significa andare avanti, con la possibilità di tornare a percorrere i miei passi, ogni volta che ne ho bisogno e voglia.

L'archivio, infatti, è una raccolta di informazioni, conservate per poter essere consultate: si forma in modo spontaneo, mano a mano che  una persona produce le informazioni stesse (oggetti, documenti o altro). Quindi è l'esatto opposto di una collezione, raccolta seguendo una precisa volontà - tipo la mia collezione di oggetti a forma di casa, ops!

L'archiviazione avviene per vari motivi:

1. conservare, tutelare e valorizzare le informazioni - per esempio: ho raccolto tutti gli appunti presi durante le lezioni universitarie e postuniversitarie, perché sono importanti per la mia formazione e per il mio lavoro;
2. redigere un inventario per poterle consultare - non l'ho ancora fatto, ma spesso ci penso: ho la memoria corta e poter trovare a colpo sicuro l'informazione necessaria mi permetterebbe di risparmiare tempo ed energie (troppi grrr nuocciono alla salute);
3. promuoverne l'uso - a volte mi capita di consigliare la lettura di certi documenti a colleghe, e di cercarne le informazioni nel mio archivio ( vedi sopra al punto 2).

Dagli immensi archivi dell'antica Mesopotamia al mio piccolo archivio da studentessa: tutti nascono ogni volta che una persona decide di non distruggere dei documenti, ma di conservarli come testimonianza di quel che ha fatto nella vita, perché possono essere ancora utili in futuro. Io lo trovo poetico: una piccola porzione di Storia a portata di mano! Il passato al servizio del futuro! (Romanticherie da archeologa, direbbe mio marito.)

Però è vero: gli stessi documenti raccolti con finalità pratiche (come i certificati di nascita, matrimonio, divorzio, morte, cure mediche o interventi chirurgici) col tempo diventano importanti per la ricerca e la conoscenza del passato (per risalire ai nostri bisnonni o trisavoli e conoscere alcune carattristiche della propria famiglia).

Naturalmente, una buona archiviazione deve essere ben organizzata* per:

• garantire una gestione razionale - già durante l'università e i corsi seguenti, a lezione scrivevo sul primo foglio dei miei appunti il nome della materia, del docente e la data completa (giorno della settimana, numero/mese/anno) e su ogni foglio un numero progressivo per indicare le pagine; poi, arrivata a casa, staccavo le pagine degli appunti dal blocco e le ponevo nel raccoglitore della materia. In questo modo non perdevo gli appunti e non facevo confusione tra le materie e tra le varie pagine - utilizzo questo sistema ancora oggi!
• facilitare la ricerca e la conservazione - quando ho realizzato l'archivio nel mio studio, ho raccolto tutti gli appunti (alcuni erano ancora a casa dei miei genitori: mia madre era felicissima di disfarsene!), mantenuto la loro suddivisione per materie, inserito ogni materia in una busta trasparente e applicato un'etichetta sulla busta. Poiché ho frequentato davvero tanti corsi, ho suddiviso le materie per corso di studi e posto le buste in portariviste etichettati. Il tutto, poi, l'ho ordinato cronologicamente: in basso i corsi di studio più vecchi, in alto i più recenti. In questo modo tutto il materiale è ben protetto, facile da reperire e... rimettere al suo posto!
• contenere gli spazi e i costi - su due ripiani di 120 cm ci sono ben ventidue anni di informazioni preziose per la mia formazione e per il mio lavoro! E il materiale usato per la loro archiviazione (innumerevoli buste trasparenti, ventiquattro portariviste di cartone leggero, due semplici scaffali) è poco costoso.

Buona organizzazione!

* L'archivistica è la disciplina che studia l'organizzazione degli archivi.