Le liste “progetto”

Tra le varie liste, le mie preferite sono quelle “progetto”. Le uso per pianificare le attività necessarie a portare avanti e concludere i progetti lavorativi.
  Sono il punto d’incontro tra le intenzioni (voglio fare) e gli impegni quotidiani (lo faccio). Grazie a loro mi rendo conto di come procedere ed evito il panico degli ultimi giorni: ultimo minuto? No, grazie!

Se non conosci le liste “progetto”, ti lascio un breve identikit.
  CHI – Sono utili se: hai progetti importanti da realizzare, hai bisogno di un supporto esterno per memorizzare le fasi di ogni progetto, rischi di perdere tempo lungo la via e farti distrarre da altre cose, vuoi sapere sempre a che punto ti trovi del tuo lavoro.
  COSA – Assomigliano alle altre liste, con un quadratino o un cerchietto bianco da spuntare in corrispondenza delle attività elencate, ma sono divise in due parti: a sinistra si segna che cosa fare e a destra quando farla.
  PERCHÉ – Servono a controllare l’andamento dei tuoi progetti: li dividi in piccole attività, dai un ordine cronologico alle singole attività, valuti quanto tempo è necessario per farle, sai a che punto del progetto ti trovi e quante attività mancano per completarlo.
  DOVE – Meglio conservarle in agenda o nel quaderno delle attività lavorative; le mie sono nella sezione “agenda”, tra le cose da fare.
  QUANDO – Si compilano appena inizi a lavorare a un nuovo progetto; ogni volta che completi un’attività, la cancelli. Le consulti a fine settimana (il venerdì o la domenica sera, se preferisci) per controllare che cosa hai fatto,  che cosa ti manca e che cosa farai settimana prossima.

Ti racconto come ho usato la lista “progetto” per aprire la partita Iva a gennaio.

• Ho stampato la lista su una pagina già forata per la mia agenda ad anelli e l’ho intitolata, con molta fantasia, “Partita Iva”.
• Ho iniziato a scrivere nella colonna COSA tutti i passi che avrei dovuto fare per raggiungere il mio obiettivo. Per esempio: decidere il codice Ateco, chiedere al commercialista i costi di apertura e di gestione…
• Quindi, ho scritto nella colonna QUANDO in quali settimane di gennaio realizzare le singole attività.
• Dopodiché, ho segnato nel calendario settimanale le varie attività, tenendo conto dei giorni disponibili (seguo il metodo Heppell, per cui ogni giorno è dedicato a tipi di impegni diversi) e lasciando abbondante tempo “cuscinetto” per eventuali imprevisti ed emergenze.
• A gennaio, ogni venerdì ho controllato le attività della settimana successiva e le ho segnate giorno per giorno tra le quattro più importanti.
• Man mano che procedevo, ho cancellato con un energico evidenziatore verde e molta soddisfazione le varie fasi del progetto.

Se come me hai tanti progetti e poca memoria, le liste “progetto” sono uno strumento indispensabile per pianificare ogni fase e programmare le attività giornaliere senza mai perdere di vista tutto il resto (non solo casa, famiglia, te stessa, ma anche i “soliti” impegni di lavoro). Provale e affidati: ti aiutano a smettere di procrastinare (e perdere tempo!) e a progredire, passo dopo passo, con serenità.

P.S. Naturalmente, come tutte le liste, anche queste hanno bisogno di due cose fondamentali per funzionare: controllare e agire!