Come organizzare le idee

Tempo fa mi è stata posta una bella domanda, stimolante per tutte le persone curiose e creative e per me come professional organizer: «Come posso organizzare gli spunti interessanti e di tematiche molto diverse in una specie di "kit di pensieri"? Puoi suggerirmi un modo digitale e uno manuale?»

Mi sono sentita molto coinvolta: ho sempre avuto bisogno di raggruppare in un unico posto le mille idee che mi vengono in mente, e sempre cercato il modo più semplice e utile per tenere traccia di tutti i guizzi di fantasia.
  Ti racconto come faccio.

Scrivere a mano su carta

Per quanto riguarda il supporto della scrittura, preferisco il cartaceo al digitale, perché scrivere a mano è una forma di apprendimento e di organizzazione dello spazio e delle idee.
  Psicologi, studiosi del comportamento e neuroscienziati hanno dimostrato con vari esperimenti scientifici che, mentre scriviamo a mano, selezioniamo gli argomenti più importanti, li elaboriamo e riformuliamo (sviluppando la capacità di sintesi), li comprendiamo e memorizziamo meglio, siamo più concentrati, apprendiamo e assimiliamo meglio le informazioni.
  La scrittura a mano è legata al pensiero, alla capacità di dar vita a nuove idee, di conservare le informazioni e di elaborarne di nuove: insomma, quando le scrivi, te le ricordi e le fai tue.

Il "kit di pensieri" cartaceo

Per creare il "kit di pensieri" ci vuole davvero poco: un quaderno ad anelli, fogli, penne e divisori. Scegli il formato che ti è più comodo: A4 se scrivi in grande e hai bisogno di più spazio (o di applicare immagini, ritagli di giornali, decorazioni) o A5 se preferisci portarlo con te.
  Dividi gli argomenti per categorie: per esempio, note di grammatica, pensieri della buona notte, articoli da leggere, citazioni e aforismi. Con i divisori, aggiungi nuove categorie man mano che ti vengono in mente. Per trovare l'idea che ti serve, ti basta leggere le etichette applicate ai divisori.

Puoi usare lo stesso sistema con il metodo Bullet Journal, inventato da Ryder Carroll: invece di un quaderno ad anelli usa un quaderno normale (meglio a quadretti o puntinato) e invece delle sezioni separate da divisori utilizza l'indice. Con questo metodo, infatti, scrivi tutto quello che ti viene in mente nella prima pagina libera e, per trovarlo in fretta, segni l'argomento e il numero della pagina nell'indice all'inizio del quaderno.

Uso entrambi i sistemi: un quaderno ad anelli per raccogliere definizioni, tecniche, metodi e strumenti organizzativi, un Bullet Journal per le idee di lavoro e uno dedicato solo ed esclusivamente al tempo.

Applicazioni digitali

Preferisco scrivere a mano, ma lavoro da computer e mi capita spesso di voler salvare alcune informazioni da internet. Uso due sistemi diversi: la funzione salva di Facebook e l'applicazione Pocket.
  La prima salva le informazioni pubblicate da altri utenti in una sezione apposita del mio profilo e le suddivide in "raccolte" (cioè categorie d'informazioni e idee). La uso soprattutto per i contenuti attinenti all'organizzazione personale che ripropongo poi sulla mia pagina Facebook.
  L'altra è un servizio internet che salva e organizza contenuti multimediali grazie alla etichette. Lo uso quando faccio ricerche particolari, per "mettere in tasca" articoli, video e immagini e prenderli quando mi servono.
  Ho provato anche a usare Trello, nato come programma gestionale che si basa sul metodo Kanban, ma lo trovo più complesso e meno veloce degli altri due sistemi.

In ogni caso, se il materiale salvato è molto interessante, lo trascrivo in uno dei miei quaderni delle idee.


Per realizzare il tuo "kit dei pensieri" segui queste tre regole:

• raggruppa gli spunti e le idee in un unico posto sicuro (i fogli vaganti sono il male!);
• tienilo sempre con te (il Bullet Journal è perfetto, altrimenti usa un piccolo taccuino quando sei in giro);
• aggiornalo in tempo reale e consultalo spesso.

In questo modo alleggerisci la mente, catturi al volo le idee e i pensieri sfuggenti, li organizzi secondo gli argomenti che ti interessano e sai sempre dove trovarli quando li cerchi.