Perdite di tempo, vero o falso?

Vuoi imparare a usare bene il tuo tempo? Evita gli sprechi: sono buchi neri che ingoiano ore preziose e non le restituiscono più. Sono sparsi ovunque nel corso delle tue giornate, alcuni palesi, altri nascosti e altri ancora sembrano ma non lo sono: ci vuole una visione d’insieme per riconoscerli, capire quali evitare e quali no.

Perciò oggi voglio fare con te un gioco: io elenco una serie di comportamenti e attività, e tu indovini se sono perdite di tempo vere o false. Iniziamo?

• Non sai come vuoi vivere il tuo tempo.
• Non sai come stai usando il tuo tempo.
• Fai più cose contemporaneamente. 
• Pianifichi le cose da fare.
• Possiedi troppe cose. 
• Non inizi a fare le cose, cioè procrastini.
• Anteponi le attività più o meno urgenti a quelle davvero importanti.
• Programmi le tue giornate.
• Non ti dai scadenze.
• Non crei nuove abitudini.

Ora confronta le tue risposte con le frasi qui sotto.

Non sai con come vuoi vivere il tuo tempo.          
  Se hai degli obiettivi vaghi e una motivazione debole o, peggio ancora, zero obiettivi e zero motivazioni, stai perdendo tempo. Magari ti lamenti di averne poco e vorresti giornate di quarantotto ore, ma non sai come usarlo.
  Consiglio organizzativo: per chiarire gli obiettivi e avere una forte motivazione, stila una lista delle cose che ti piacerebbe fare (e non di cose che dovresti fare).

Non sai come stai usando il tuo tempo.
  Se non sei consapevole di come utilizzi le tue ore, stai perdendo tempo. Hai lavorato sodo tutto il giorno, eppure sei indietro sulla tabella di marcia… Forse c’entrano quelle tre ore abbondanti, sparse qui e là, passate in Internet?
  Consiglio organizzativo: per sapere come impieghi il tuo tempo, tieni un diario del tempo per almeno una settimana. 

Fai più cose contemporaneamente.
  Se in mezz’ora inizi cinque cose assieme, stai perdendo tempo. Nella mezz’ora successiva ne finisci a malapena una, perché il cervello può prestare attenzione solo a un’attività per volta: se passa da una all’altra in breve tempo, si stanca e va in confusione.
  Consiglio organizzativo: per rimanere concentrata su un’unica attività, usa la Tecnica del pomodoro (The Pomodoro Technique) di Francesco Cirillo.

Pianifichi le cose da fare.
  Se ti piace pianificare con attenzione i tuoi progetti, non stai perdendo tempo. Dividerli in piccole attività e decidere quando farle è un lavoro lungo e complicato, ma sapere sempre che cosa fare ti fa guadagnare tempo prezioso.
  Consiglio organizzativo: per pianificare, parti dal grande e arriva al piccolo usando un calendario mensile e uno settimanale.

Possiedi troppe cose.
  Se i tuoi spazi di casa e di lavoro sono pieni di oggetti, stai perdendo tempo. Possedere troppe cose genera disordine, nel disordine ignori dove si trovano le cose e sprechi minuti (o ore!) preziosi a cercarle.
  Consiglio organizzativo: per risolvere questo problema, elimina il superfluo, trova un posto per ogni cosa e riponi subito ogni cosa al suo posto.

Anteponi le attività più o meno urgenti a quelle davvero importanti.
  Se rimandi le cose per te importanti, stai perdendo tempo. Invece di prenotare quella visita medica, svuoti la lavastoviglie, sistemi la contabilità, rispondi ai messaggi di lavoro… e perdi l’orario per fissare l'appuntamento.
  Consiglio organizzativo: per distinguere le tue priorità, usa la matrice del tempo e pianifica le attività importanti.

Programmi le tue giornate.
  Se prepari un programma giornaliero, non stai perdendo tempo. Hai intenzione di fare qualcosa e decidi in quale momento della giornata farlo, in modo da non sovrapporre più impegni, dare spazio agli imprevisti e avere tempo per te.
  Consiglio organizzativo: per programmare, dividi la giornata in blocchi di ore, da dedicare al lavoro, alla casa, agli affetti e a te stessa.

Non ti dai scadenze.
  Se ti dimentichi di fare qualcosa, stai sprecando tempo. Hai eliminato il superfluo in casa e decidi di portare in discarica gli scatoloni, però non avvisi chi ti può aiutare né ti impegni a farlo entro una data ben precisa…
  Consiglio organizzativo: per non dimenticarti, segna subito sul calendario condiviso (come il Calendario di Paroladordine per la famiglia) quando vuoi o puoi farlo.

Non crei nuove abitudini.
  Se non inizi a fare un’attività, stai perdendo tempo. Ti scordi di passare il filo interdentale perché non ti sei abituata a farlo: finché non diventa automatico, ripeti “Comincio da lunedì”, ma non capita mai…
  Consiglio organizzativo: per creare nuove abitudini e smettere di rimandare, usa il metodo Non spezzare la catena (Don't Break the Chain) di Jerry Sienfield.

Com’è andato il gioco? Adesso sai distinguere le vere perdite di tempo da quelle false: tra comportamenti occasionali che, ripetuti giorno dopo giorno, sprecano irrimediabilmente le tue ore, e attività prestabilite (come pianificare e programmare), in apparenza lunghe e impegnative, che ti fanno risparmiare tempo sempre.