Agenda, calendario e altri strumenti per organizzare gli impegni nel tempo

Sono sicura che il 2020 sarà un anno bello (alla faccia del detto “anno bisesto, anno funesto”!). Già mi piace la sua cifra tonda, il suo suono quando lo pronuncio e persino la sua grafia mentre lo leggo. 

  Ne sono sicura perché è dall’autunno scorso che mi preparo a renderlo un bell’anno: sto imparando a prendermi cura di me, del mio corpo e della mia mente con consapevolezza, ho preso decisioni che faranno ammorbidire un po’ i miei limiti nella vita personale e lavorativa, ho stretto legami arricchenti e colto delle opportunità-sfide. Soprattutto, ne sono sicura perché ho trasformato i miei bisogni, i miei desideri e le mie piccole audacie (ehm) in una serie di azioni organizzate nel tempo.

Se tra i tuoi buoni propositi d’inizio anno c’è anche quello di non farti travolgere dagli impegni e riuscire a trovare l’equilibrio tra le cose che devi fare e quelle che vuoi fare, ti chiedo: quali strumenti hai usato finora per migliorare il tuo rapporto col tempo? Come li hai usati? Ti sono stati utili?

  Riflettici sopra e rispondi con sincerità: le tue risposte saranno preziosissime. Nel frattempo, ti racconto quali sono, secondo me, gli strumenti per iniziare bene l’anno e imparare a organizzare gli impegni nel tempo. 

Il primo e più importante è il piano. Può essere aziendale se hai un’attività tua da far partire, sviluppare o consolidare (il cosiddetto business plan), in cui scrivere i tuoi obiettivi economici, di vendita e di comunicazione. Oppure può essere personale se i tuoi obiettivi riguardano la tua crescita, il miglioramento di alcuni aspetti della tua vita e la realizzazione di un nuovo modo di vivere. 

  Il piano ti serve per focalizzare e realizzare le cose che contano davvero per te, le tue priorità. Puoi lavorarci in qualsiasi momento oppure prepararlo per l’inizio dell’anno nuovo. 

  Usalo per spezzare ciascun obiettivo in piccole azioni con una scadenza precisa, per essere sicura di aver fatto ogni mese quanto hai pianificato, per verificare alla fine dell’anno di aver raggiunto i tuoi obiettivi e valutare se è stato più o meno facile e in che cosa puoi migliorare.

Il secondo strumento è l’agenda. Ci sono diversi tipi di agende: mensili, settimanali, giornaliere, di carta e virtuali. 

  L’agenda serve per registrare le attività ricorrenti, le scadenze che già conosci e le “cose da fare”, cioè gli impegni che si aggiungono man mano. Inoltre ti serve per segnare tutte le azioni da svolgere per raggiungere i tuoi obiettivi e per calcolare gli imprevisti. 

  Alla fine dell’anno vecchio inserisci gli impegni sicuri, poi di volta in volta segna i nuovi appuntamenti e le nuove incombenze. Ricordati di “far respirare” l’agenda e di non riempirla troppo: lascia il tempo per risolvere gli imprevisti, per riposarti e per divertirti.

L’altro strumento è il calendario per la famiglia. Più la famiglia è numerosa, più è utile; ma funziona bene anche se la tua famiglia è composta ufficialmente da te e ufficiosamente da amici, parenti e mille interessi. 

  Il calendario per la famiglia serve per far sapere agli altri che cosa fai, quanto tempo disponibile hai per fare qualcosa insieme e per sapere sempre che cosa stanno facendo gli altri. È un modo semplice e intuitivo per rispettare il tempo per te e di tutti. 

  All’inizio dell’anno, ciascuno inizia a scrivere i propri impegni ricorrenti e con una scadenza certa; poi, col tempo, si aggiungono appuntamenti, incombenze e attività per la famiglia.  

Vuoi sapere quali sono i miei strumenti per organizzarmi nel tempo? Eccoli (le prossime volte ti racconterò come sono fatti e come li uso): 

• per il piano aziendale e il calendario editoriale uso l'agenda Make it happen di Brand Clearing (è perfetta!);
• come agenda personale e lavorativa ne uso una "fo-da-me": la progetto, la impagino, la stampo e foro i fogli per inserirli nell'agenda ad anelli;
• per gli impegni di tutta la famiglia uso il Calendario per la famiglia di Paroladordine.

Breve avvertenza: gli strumenti per organizzare gli impegni nel tempo sono diffusi, interessanti e pure belli! Hanno un piccolo difetto, però: da soli non funzionano. Hanno bisogno del tuo impegno costante, motivato e convinto, altrimenti sono solo una collezione di pagine colorate e ben scritte.  

Non è mai troppo tardi per avere la tua copia del Calendario per la famiglia di Paroladordine! Guarda com’è fatto e, se lo vuoi, scrivimi .