Come organizzare il lavoro da casa

Uno dei problemi più diffusi tra le persone che ho incontrato durante le consulenze gratuite offerte per la Settimana dell'organizzazione è come organizzare il lavoro da casa. In realtà il problema è duplice, perché riguarda sia l'uso del tempo sia l'uso dello spazio.

All'improvviso, persone che hanno sempre lavorato presso la sede aziendale*, magari in uffici condivisi con i colleghi, si sono ritrovate a lavorare da casa, negli spazi di solito dedicati al riposo, allo svago, all'accoglienza di ospiti, amici e familiari. Senza colleghi, senza punti di ritrovo consueti, senza più abitudini consolidate, senza uno spazio dedicato.
  Tra le difficoltà riscontrate fin da subito da chi solitamente lavora in ufficio ci sono:

• assenza di orari e, quindi, più ore del solito passate a lavorare;
• caos nella comunicazione tra colleghi, che crea continue distrazioni;
• mancanza di programmazione e lavori portati avanti oltre gli orari di lavoro;
• mancanza di riti lavorativi e, quindi, sensazione di disorientamento e di isolamento.

Anche le persone che si dichiarano le più disorganizzate al mondo imparano a organizzarsi in tempi di necessità. È naturale, quando è in gioco un'emergenza e un cambio repentino di vita: per sopravvivere al caos, si cercano soluzioni pratiche e veloci a problemi inediti. Non è facile, ci vuole pazienza e tempo per testare un nuovo metodo, ascoltare le nuove esigenze (per esempio, le abitudini che mancano, una separazione fisica e mentale tra il lavoro e la casa e la famiglia) e modificare poco alla volta le soluzioni iniziali.

  Ti lascio alcuni consigli organizzativi per lavorare da casa come un libero professionista, così puoi prendere spunto e rendere la tua organizzazione più efficiente.

1. Rispetta gli orari d'ufficio. Quando si è abituati a una struttura lavorativa imposta dall'azienda, è difficile capire quanto tempo dedicare al lavoro da casa; vale sia per alcuni capi che non hanno idea di quanto tempo impiegano i dipendenti a concludere un'attività, sia per i lavoratori che hanno la tendenza a occupare tutto il tempo disponibile, "tanto sono già a casa, non devo perdere due ore sui trasporti..."
   Il mio consiglio è di adottare gli stessi orari d'ufficio e di dimenticarti degli straordinari. Inizia e termina ai tuoi soliti orari (punta una sveglia, se necessario), mantieni questa abitudine e goditi le due ore guadagnate**.
2. Crea nuovi riti. Se eri abituata a fare colazione al bar o leggere sul tram prima di entrare in ufficio, scambiare quattro chiacchiere coi colleghi, allenarti in pausa pranzo, prendere un aperitivo dopo il lavoro, ne sentirai la mancanza e ti sentirai senza quei punti di riferimento che scandivano le tue giornate.
   Il mio consiglio è di creare nuove abitudini-coccole che ti confortino: qualcosa di piacevole prima di iniziare il lavoro, un paio di pause al mattino e altrettante nel pomeriggio per una bevanda calda e una telefonata, una pausa pranzo rilassante in famiglia, un momento tutto per te a fine lavoro.
3. Prepara il tuo ufficio. In ufficio avevi tutte le tue cose ben riposte nei cassetti e a portata di mano sulla scrivania; uno spazio in cui lavorare era facile e trovare l'occorrente ancor di più. Adesso devi dividere casa con il resto della famiglia e non c'è uno studio tutto per te dove poterti concentrare.
   Il mio consiglio è di trovare uno spazio di lavoro per ciascuno, una stanza intera oppure in un angolo, meglio se appartato e con una buona illuminazione; se hai una scrivania tutta per te, organizzala per avere tutto sotto mano, altrimenti metti l'occorrente in una borsa per allestire un ufficio portatile.
4. Datti delle regole chiare e condividile. Come in ufficio seguivi regole ben precise, così fai anche a casa e condividile con famigliari e colleghi.
   Il mio consiglio è di informare tutti di come intendi usare i tuoi spazi, dei tuoi orari di lavoro (comprese le pause), di come comunicare tra colleghi per eliminare distrazioni (scegliete insieme tempi e mezzi per scambiare le informazioni di lavoro, le urgenze e le chiacchiere) e dei momenti in cui hai bisogno di stare da sola.
   Altro consiglio: non lavorare in pigiama o in tuta, ma scegli vestiti comodi e a prova di videochiamate; ti aiuta a separare mentalmente il lavoro dalle attività casalinghe.

Lavorare da casa regala anche delle piacevoli sorprese, come vivere quotidianamente momenti conviviali con la famiglia (prima relegati solo ai giorni di festa e vacanza), riscoprire interessi abbandonati, mangiare meglio e con calma, dedicare del tempo ai tuoi interessi e alla cura di te.
  Quali di queste abitudini vuoi portare con te anche dopo?

Se vuoi leggere altri consigli su come organizzare il lavoro da casa, segui le storie che pubblicherò domani sul mio profilo Instagram.

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* Per chi già lavorava in proprio o con lavori che prevedono diversi tipi di flessibilità (di orari, di gestione, di luogo, di contratti) è stato più facile adeguarsi e il problema maggiore è stato come organizzare le diverse necessità di tutta la famiglia – ma di questo scriverò un'altra volta.
** Il lavoro distrae e tiene occupata la mente, ma le preoccupazioni rimangono e consumano energie: riposati più che puoi per ricaricarle e non rischiare l'esaurimento.