Quando Pareto e Parkinson s'incontrano

La prima volta che ho scoperto il vero significato di efficacia ed efficienza è stato durante un corso di economia. Da quando mi occupo di organizzazione personale del tempo le ho incontrate di nuovo nei miei libri di studio.

I due termini sembrano dei sinonimi, ma ci sono alcune sottili sfumature che li rendono diversi:

• derivano entrambi dal verbo latino effìcere ("portare a compimento"), in particolare efficacia dall'aggettivo efficàceum ("che ha la forza di raggiungere un obiettivo") ed efficienza dal participio presente efficiens ("che produce un effetto");
  
• secondo il vocabolario Treccani, efficacia è sia la "capacità di produrre l'effetto voluto" sia "l'ottenimento stesso dell'effetto", mentre efficienza è la "capacità di rendimento e di rispondenza ai propri fini";
• in economia, efficacia è la capacità di raggiungere un obiettivo, mentre efficienza è l'abilità di raggiungere un obiettivo usando le risorse minime necessarie.

In altre parole: con la prima raggiungi il risultato desiderato, con l'altra ottieni il massimo con il minimo – più o meno, massima resa con minima spesa.
  Così mi sono convinta dell'assoluta importanza dell'efficienza, finché ho letto 4 ore alla settimana di Timothy Ferriss.

Timothy Ferriss non ha dubbi: avere più tempo significa fare di meno. Fare di meno significa concentrarsi sulle poche azioni davvero importanti, per realizzare più cose e moltiplicare i risultati nei progetti lavorativi e personali. Ma come?
  Innanzitutto, fa chiarezza sulla differenza tra efficacia ed efficienza nell'uso del tempo e nella gestione personale: l'efficacia è la capacità di fare le cose che avvicinano agli obiettivi; l'efficienza è l'esecuzione di un determinato compito nella maniera più economica possibile. Quindi l'efficacia è fondamentale per fare le cose giuste, mentre l'efficienza è inutile se applicata alle cose sbagliate.
  Infine, spiega come essere efficaci, usare bene il tempo e moltiplicare la produttività personale, utilizzando la legge di Pareto e la legge di Parkinson.

La legge di Pareto prende il nome da Vilfredo Pareto, ingegnere, economista e sociologo italiano di fine Ottocento. È conosciuta anche come legge 80/20.
  È una formula matematica usata da Pareto per indicare la distribuzione della ricchezza nella società: "l'80% della ricchezza e del reddito è prodotto e posseduto dal 20% della popolazione".
  La forma semplificata è: "l'80% di un risultato è prodotto dal 20% delle risorse"; la si può usare anche in altri ambiti, con lo scopo di individuare i punti deboli (inefficienti) e i punti di forza (efficienti), per eliminare i primi e moltiplicare i secondi.

La legge di Parkinson prende il nome da Cyril Northcote Parkinson, storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico di inizio Novecento.
  Afferma che "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo: più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo."
  Significa che quando le scadenze si avvicinano e il tempo scarseggia, il lavoro è efficiente perché il bisogno di raggiungere l'obiettivo ci rende meno dispersivi e più concentrati.

Per Ferriss il segreto della produttività personale è l'impiego sinergico dei due approcci: limitare i compiti all'essenziale per abbreviare il tempo (legge di Pareto) e abbreviare il tempo per limitare i compiti all'essenziale (legge di Parkinson).
  Perciò, la prossima volta che pianifichi i tuoi progetti in agenda, tienine conto e procedi così:

1. prima individua i tuoi punti di forza, quel 20% delle attività che ti permette di ottenere l'80% dei tuoi risultati; cioè quei compiti davvero importanti che ti avvicinano alla riuscita dei tuoi progetti;
2. poi segnali in agenda per le prossime settimane (anche se la consegna è tra qualche mese), perché più le scadenze sono ravvicinate, meno perdi tempo a lavorare – e i risultati sono migliori.