La Tecnica del Pomdoro è molto più di un pomodoro (seconda parte)

Nell'articolo della settimana scorsa ti raccontavo come ho scoperto che la Tecnica del Pomodoro sia molto più ricca e strutturata di quanto si dica solitamente in giro: ci sono cinque fasi (e non solo il Pomodoro da trenta minuti), quattro strumenti (e non solo il timer da cucina) e cinque obiettivi da raggiungere (e non solo il generico "allenare la concentrazione e diminuire le distrazioni").

Nell'articolo scrivevo che cosa si dice in giro e iniziato a spiegare che cosa non si dice in giro: le cinque fasi consecutive e necessarie perché la tecnica abbia successo e gli altri tre strumenti oltre al timer affinché la tecnica abbia senso e funzioni. Ma non è finita qui...

I cinque obiettivi

La Tecnica del Pomodoro serve a molto di più e ogni obiettivo si raggiunge progressivamente, uno dopo l'altro e senza fretta.

1. Rilevare lo sforzo per ogni attività. Segna una x per ogni Pomodoro concluso e a fine giornata conta quanti pomodori hai dedicato a ogni attività. Il Pomodoro, infatti, non è solo una misura di tempo ma anche di sforzo, cioè dell'impegno dedicato a un lavoro.
2. Ridurre le interruzioni e imparare a gestirle. Segna un apostrofo per ogni interruzione interna (di solito cose che devi ancora fare, i cosiddetti cerchi aperti) e una linea per ogni interruzione esterna (telefonate, messaggi, domande altrui); decidi se eliminare le attività richieste dalle interruzioni (non importanti) oppure se rimandarle in un altro Pomodoro della giornata o in un altro giorno. Lo scopo è diminuire il numero delle interruzioni e aumentare il numero dei pomodori completi.
3. Stimare lo sforzo delle attività. Ogni giorno segna prima i pomodori disponibili e dopo le attività  all'interno dei pomodori, in ordine di priorità; se avanzano dei pomodori, riempili con altre attività; se invece i pomodori non bastano, aggiungine altri. A fine giornata registra sia i pomodori stimati sia quelli reali. Lo scopo è prevedere lo sforzo, cioè il numero di pomodori, per ogni attività.
4. Rendere più efficace il Pomodoro. Man mano che prendi confidenza con la tecnica, puoi usarla per migliorare il tuo modo di lavorare: usa i primi cinque minuti del Pomodoro e il primo pomodoro di un blocco per ripetere quanto fatto finora e gli ultimi cinque minuti del Pomodoro e l'ultimo pomodoro di un blocco per controllare quanto realizzato. 
5. Definire un orario. Lo scopo è darti dei limiti entro cui iniziare e terminare il tuo lavoro, identificare il tempo "libero" (da attività lavorative) e valutare i risultati della giornata. Sfrutta al meglio i pomodori, trova il blocco di pomodori più produttivo (al mattino, di pomeriggio, a che ora?) e modifica se necessario il tuo orario di lavoro (soprattutto col cambio di stagione). Così rendi la tua giornata più efficace, svolgi le tue attività senza interruzioni e migliori il tuo modo di lavorare.

I risultati si vedono Pomodoro dopo Pomodoro

Per imparare la Tecnica del Pomodoro ci vogliono da una a tre settimane di applicazione costante. Inizi dalle basi e, di volta in volta, segui le cinque fasi fino a raggiungere tutti gli obiettivi previsti dalla tecnica. 
  Ti aiuta a eliminare l'ansia del tempo che scorre e t'insegna l'attenzione al qui e ora. E se le idee si fanno confuse, puoi usare i pomodori "esplorativi" per riordinare le priorità e organizzare un nuovo piano di lavoro. Impari a valutare come migliorare la tua produttività, a riconoscere quante e quali attività realizzare ogni giorno e quali servono per raggiungere i tuoi obiettivi, a ridurre gli errori di pianificazione. Ti abitui a lavorare seguendo un ritmo sostenibile, perché calibrato con consapevolezza sull'uso delle tue energie, per arrivare a fine giornata stanca, sì, ma non esaurita.

Durata del Pomodoro

Il Pomodoro dura trenta minuti, venticinque di attività e cinque di pausa. Il blocco di pomodori è formato da quattro pomodori seguiti da una pausa di quindici-trenta minuti.
  In giro si dice che si può accorciare o allungare il Pomodoro secondo la propria capacità di concentrazione. Ma Francesco Cirillo, l'inventore della tecnica, non sarebbe d'accordo, per due motivi:

• il Pomodoro deve rappresentare un'efficace grandezza elementare di lavoro. Il Pomodoro serve per misurare sforzi continui, uguali tra loro e confrontabili: trenta minuti sono una grandezza giusta, ideale sia per raggiungere risultati sia per raccogliere dati senza interferire;
• il Pomodoro deve favorire consapevolezza, concentrazione e lucidità. Intervalli di tempo di venti-quaranta minuti seguiti da una breve pausa massimizzano l'attenzione e l'apprendimento: la pratica dimostra che trenta minuti fanno lavorare al meglio la Tecnica del Pomodoro.

Quindi la durata del Pomodoro è fissa, ma si può variare il numero di pomodori di un blocco (da due fino a sette) e aumentare la durata della pausa a fine Pomodoro (non più di dieci minuti, per non interrompere il ritmo): tutto dipende dalla percezione della propria stanchezza.

Infine, la Tecnica del Pomodoro non è una tecnica di "gestione del tempo" ma di produttività personale. Con il Pomodoro si misura lo sforzo impiegato per completare un'attività (non il tempo), s'impara il valore della continuità e delle pause, aumentano la motivazione e la determinazione, diminuiscono gli errori di pianificazione, si perfezionano l'osservazione e la valutazione dei risultati, si mantiene un ritmo lavorativo personale, consapevole e sostenibile.

Ecco perché mi piace. E, se ti ho incuriosito, vuoi provarla ma non sei sicura di come fare, scrivimi per saperne di più.

Leggi anche:
• La Tecnica del Pomodoro è molto più di un Pomodoro (prima parte) 

La Tecnica del Pomodoro è molto più di un pomodoro (prima parte)

Chi mi segue anche nel bollettino d'informazioni (o newsletter) Con Brio lo sa: è da un paio di mesi che sto lavorando con passione al Grande Progetto. Sono ancora nella prima fase: rileggo e ristudio i libri sul tempo, e riprovo (se m'ispirano) le tecniche, gli strumenti e i metodi organizzativi proposti. Il tutto rigorosamente in ordine cronologico (ehm).

È così che ho fatto una scoperta davvero sorprendente: la Tecnica del Pomodoro non è soltanto il pomodoro, ma è molto di più. Finora, in internet e nei corsi che ho frequentato, ho trovato solo una parte della Tecnica del Pomodoro, quella caratteristica e incentrata sul timer a forma di pomodoro.
  Ho scoperto che questa tecnica è molto più ricca e strutturata: ci sono cinque fasi, quattro strumenti e cinque obiettivi che si prefigge di raggiungere.

Quel che si dice in giro

La Tecnica del Pomodoro è ideata da Francesco Cirillo alla fine degli anni Ottanta. È una tecnica di gestione del tempo e serve per allenare la concentrazione e ridurre le distrazioni.
  Metterla in pratica è semplice, perché basta un unico strumento: un timer da cucina (quello originale era a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica).
  Un Pomodoro dura trenta minuti: venticinque di attività (lavoro o studio) e cinque di pausa; dopo quattro pomodori si fa una pausa più lunga, tra i quindici e i trenta minuti.
  Il periodo del Pomodoro si può accorciare o allungare, secondo la propria capacità di concentrazione. Per esempio, per i bambini un Pomodoro potrebbe durare dieci minuti, per chi ha una concentrazione già allenata anche quarantacinque-novanta minuti.

Quel che non si dice in giro

La Tecnica del Pomodoro non è così semplice come la descrivono. Non basta il timer e non esiste solo il Pomodoro, ma ci sono ben cinque fasi consecutive, necessarie perché la tecnica abbia successo.
  Eccole:

1. pianificazione – prima di iniziare a lavorare, pianifica le attività da svolgere in giornata e ordinale per priorità;
2. rilevazione – durante il lavoro raccogli i dati, cioè segna i pomodori completati e le interruzioni; 
3. registrazione – a fine giornata archivia le rilevazioni quotidiane, cioè i dati raccolti, per tenerne traccia;
4. elaborazione – quindi rileggi i dati e trasformali in informazioni utili per migliorare la tua produttività;
5. visualizzazione – infine, semplifica le informazioni e decidi in che modo e con quali azioni puoi migliorare.

Per mettere in pratica queste cinque fasi hai bisogno di altri tre strumenti oltre al timer:

• il foglio Magazzino attività su cui scrivere il tuo nome e la lista dei compiti da svolgere e depennare a fine giornata. Ti serve per la fase di pianificazione;
• il foglio Attività da realizzare oggi con l'intestazione (luogo, data e tuo nome) e la lista della cose da fare quel giorno ordinate per priorità. Ti serve per le fasi di pianificazione e di rilevazione;
• il foglio Registrazioni da aggiornare a fine giornata, su cui segnare la data, la descrizione dell'attività svolta e il numero di pomodori e di interruzioni. Ti serve per le fasi di registrazione, elaborazione e visualizzazione.

Per ora mi fermo qui: c'è davvero tanto da raccontare sulla Tecnica del Pomodoro! Nel prossimo articolo ti scriverò quali sono i cinque obiettivi, i risultati che si ottengono, perché non è una tecnica di gestione del tempo e perché il Pomodoro non si può accorciare o allungare.
  Nel frattempo sappi che ho trovato il mio Pomodoro e sto riprovando la tecnica seguendo con attenzione le sue regole: non vedo l'ora di raccontati com'è andata!

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