Ho aspettato martedì, il primo giorno dell’anno, per prendere carta e penna e iniziare a scrivere sul mio quaderno con piacere e convinzione - le stelline che sprizzavano dalla sfera assieme all’inchiostro! Zero buoni propositi, solo i desideri più veri e tutte le azioni per attuarli. Il 2019 è ancora ai primi giorni e già si fanno avanti nuovi progetti, collaborazioni inedite e tanta chiarezza.
La chiarezza è l’ingrediente base per ogni ricetta organizzativa: senza, non si ottengono risultati. È come voler cucinare una buona torta senza farina e poi accorgersi che non è una torta, ma… un pasticcio!
Nei giorni successivi ho svuotato l’agenda dalle pagine del 2018 e l’ho riempita con quelle del 2019. Ogni anno do un’aggiustatina alla struttura e provo qualcosa di nuovo; per esempio questa volta ho eliminato tutte le pagine di revisione settimanale e trimestrale (mai usate) e aggiunto nuove sezioni.
Oggi ti racconto come ho organizzato l’agenda vera e propria, cioè le pagine su cui segno gli impegni.
Nella sezione “Quando” ho inserito tutto: la tabella dell’anno, quelle dei mesi, delle settimane e le pagine giornaliere. Ho iniziato a usarle insieme l’anno scorso e affinato la tecnica dopo aver seguito il corso sul business planning di Gioia Gottini.
ANNO
La tabella annuale è su due pagine e divisa in quattro colonne: a sinistra ci sono i mesi del primo e del secondo trimestre, a destra quelli del terzo e del quarto. Ogni trimestre ha un colore diverso.
In questo modo ho una visione d’insieme dell’anno e mi alleno a ragionare per trimestri, suddividendone gli obiettivi, gli impegni e le attività. Tre mesi sono una distanza temporale più breve e più “reale” di dodici.
MESI
La tabella mensile è su due pagine e divisa in otto colonne, che corrispondono ai giorni della settimana più una per segnare gli obiettivi del mese. I mesi hanno il colore del trimestre cui appartengono.
Qui annoto subito le scadenze e gli appuntamenti fissi, e di volta in volta quelli nuovi. Prima che cominci il mese, li segno sulle pagine giornaliere corrispondenti.
SETTIMANE (novità!)
All’inizio dell’anno scorso credevo di non averne bisogno e non le ho proprio contemplate; qualche mese dopo mi sono ricreduta: per fortuna avevo conservato le pagine settimanali in dotazione con la Filofax!
La tabella settimanale è su due pagine e divisa in otto colonne, che corrispondono ciascuna a un giorno lavorativo più una per il sabato e la domenica. In alto ho riportato il numero della settimana e dei giorni d’inizio e fine. Anche le settimane hanno il colore del trimestre cui appartengono.
È una parte molto importante dell’agenda, perché qui segno le singole attività in cui ho diviso i progetti e le dispongo secondo il metodo Heppell: è come un ponte che connette i “grandi” obiettivi dell’anno con i “piccoli” impegni quotidiani.
GIORNI
I giorni sono su un’unica pagina, divisa in due parti: sopra la tabella con gli orari di lavoro (dalle nove del mattino alle sei di sera) per segnare appuntamenti e scadenze; sotto l’elenco delle quattro attività importanti della giornata più un altro per quelle meno importanti.
Ho eliminato le caselline di controllo, da sbarrare appena svolti i rituali del mattino e della sera e di inizio e fine giornata lavorativa. Non l’ho mai fatto.
Ho semplificato la domenica: al posto degli impegni ci sono righe su cui segnare come l’ho passata o come vorrei passarla.
Ogni giorno ha anche il numero della settimana nel colore del trimestre cui appartiene.
Sono a buon punto con la stesura del business plan, alcune delle idee che ne son saltate fuori prendono forma, sostanza e consistenza anche grazie all’agenda. L’agenda mi guida giorno per giorno, mi ricorda gli obiettivi che voglio raggiungere ogni mese, in quali giorni svolgere certe attività e mi aiuta a dar spazio agli imprevisti (belli o brutti) dell’ultimo minuto.
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