Pensieri di una professional organizer che non smette mai di cambiare

Forse questo lungo cammino doveva portarmi proprio qui, in questo preciso punto e istante del mio percorso.

Dall'inizio del mese mi è capitato più volte di spiegare alle persone di che cosa mi occupo e che cosa faccio nel concreto. La mia risposta è più o meno così:

mi occupo di organizzazione personale e sono specializzata in uso del tempo, insegno alle persone un metodo per gestire i propri impegni, vivere bene le loro giornate e raggiungere gli obiettivi prefissati (per esempio, stare di più con la famiglia, andare a dormire soddisfatte dei risultati raggiunti, fare un'ora di esercizio fisico al giorno, trovare un equilibrio tra doveri e piaceri); 

in concreto utilizzo tecniche, strumenti e metodi organizzativi provati personalmente, preparo una strategia personalizzata e accompagno le persone, con una serie di incontri da remoto, dal primo passo fino al risultato finale.

Mi è capitato anche di raccontare più volte di come abbia fatto tutto al contrario:

• mi sono buttata nel mondo dell'organizzazione per interesse e bisogno personale (ero pronta a uscire da un lungo periodo di crisi) senza un piano definito;
• ho chiuso un gruppo Facebook molto attivo e vivace di diecimila persone senza pensare alle conseguenze (perdita di pubblico, statistiche a rotoli, commenti sgradevoli), perché non mi sentivo più a mio agio e volevo di più;
• ho iniziato il blog in modo amatoriale coinvolgendo altre blogger e poi ho sentito il bisogno di fare le cose sul serio e promuovere la mia professione;
• ho chiuso collaborazioni importanti che mi avrebbero dato visibilità e fatto conoscere persone in gamba, perché non ne condividevo la filosofia né la politica;
• ho fatto un salto degno di un salmone da un ambito molto conosciuto e condiviso (l'organizzazione domestica) a un altro più intimo e nascosto (l'uso del tempo) senza rete di salvataggio.

E adesso? Adesso sono in piena fase di cambiamento. Ancora?! Sì, ancora. E questa volta lo affermo senza sentirmi in colpa o inadeguata: ho scoperto di essere una multipotenziale, una persona che s'innamora di vari argomenti, deve saperne di più e sa trovare e creare intrecci nuovi e interessanti da ciò che ha scoperto. Voglio seguire il mio modo di essere, perciò ho unito le mie competenze, il mio passato da archeologa, il mio presente da professionista dell'organizzazione e tutte le sfaccettature di questi due mondi, e ho trovato la mia nuova direzione. 

  Inizio a lasciarti la mia definizione personale di organizzazione: sarebbe fantastico per me sapere che cosa ne pensi!

L'organizzazione è la quintessenza dell'umanità, perché il linguaggio, il pensiero logico, il pensiero creativo, la pianificazione, il tempo e la lentezza sono prerogative della nostra specie. 

Siamo così  da duecentomila anni, sebbene in questi ultimi decenni lo sviluppo economico e tecnologico ce l'abbia fatto dimenticare: è ora di riscoprirci esseri umani e fare ciò per cui siamo nati.

Come ho organizzato la scrivania

 A casa mia il regno dell'agenda è la scrivania.
  Tre anni fa ho acquistato un'agenda organise (o organizzatore per carta) di Filofax: in similpelle nera, dalle linee semplici e pulite, con doppio portapenna, due tasche per un quaderno e un taccuino. L'ho scelta in formato A5 perché ho bisogno di spazio per scrivere tutto-tutto (appuntamenti, cose da fare, progetti, verifiche) e non la porto mai fuori casa.
  Rimane sempre sulla mia scrivania, aperta sulla pagina del giorno (tranne la domenica).

Se mi segui già da un po', sai che per anni ho lavorato sul tavolo da pranzo dello studio: un tavolo grande e delicato, centenario e restaurato dall'ebanista di famiglia, il padre di mia nonna. Talmente grande da invitarmi a sparpagliare su ogni centimetro del suo piano libri, penne, quaderni, taccuini e, ohibò, inevitabili cianfrusaglie.

Se mi segui già da un po', sai anche che ho un rapporto di amore-odio con il mio studio: non ha una porta per isolarlo dagli altri ambienti (anzi, non ha un'intera parete!), si trova nell'angolo più buio di tutta la casa, è sia il mio studio sia la sala da pranzo per le belle occasioni.
  Soprattutto non sono soddisfatta del suo arredamento: vorrei una libreria su misura che l'avvolga tutto e una parete di vetro che lo separi dal resto di casa. Per ora, però, lo tengo così e cerco di trarne il meglio che posso.

Un passo avanti l'ho fatto: ho smesso di lavorare sul tavolo della nonna perché adesso ho una vera scrivania. Anzi, una libro-scrivania, cioè ricavata all'interno della libreria. Come sempre, io l'ho progettata e mio marito l'ha realizzata, risolvendo problemi tecnici e trasformando le mie idee in realtà.
  La libreria è una vecchia Expedit di Ikea con vano tivù: solo gli spazi sotto sono chiusi (c'è una fila di doppi cassetti) e tutto il resto era aperto. Adesso c'è un piano a ribalta che copre la parte inferiore del vano tivù (dove teniamo la stampante e il modem) e, quando si alza, diventa la mia scrivania.

La libro-scrivania è larga più di un metro, profonda più di settanta centimetri e ha posto per tutto quello che mi serve, lasciando poco spazio alla mia indole disordinata. Per scongiurarne ogni agguato, ora mi tocca solo organizzarla.

Innanzitutto ho seguito la regola del bersaglio. L'ho descritta in un articolo per APOI e te la riassumo brevemente: serve per organizzare la scrivania e gli spazi circostanti secondo la prossimità e la frequenza d'uso degli oggetti.
  In pratica, distingue quattro aree:

1. davanti agli occhi si tengono gli strumenti indispensabili per lavorare;
2. a portata di mano gli oggetti che servono sempre;
3. allungando le braccia ciò che si usa di meno;
4. alzandosi dalla scrivania gli strumenti che si utilizzano poco.

Perciò sul piano a ribalta della scrivania ho il computer, l'agenda, il pomodoro, i quaderni e le penne. Sul ripiano fisso  ci sono la lampada, il tablet, il telefono e i libri da consultare. Sul fondo ho voluto un vano chiuso da piccole ante, profondo dodici centimetri, per i caricatori degli aggeggi elettronici, le prese per ricaricarli e gli accessori che uso spesso, come le memorie usb e gli auricolari. Sopra ho messo il portapenne, l'astuccio, la scatola degli evidenziatori e il telefono fisso.

Oltre alla fila di cassetti doppi, ho progettato due cassetti-archivio ai lati del vano tivù (ancora dobbiamo costruirli): uno per i miei documenti da lavoro e l'altro per quelli di casa e di mio marito.
  Voglio sfoltire un po' di libri per far posto ai testi di organizzazione personale e di uso del tempo: alcuni andranno nell'altra libreria (urge riorganizzazione!) e altri al Libraccio.
  E se i cassetti-archivio funzionano bene, li voglio aggiungere anche all'altra libreria, per raccogliere tutto ciò che mi serve per l'altro mio lavoro. 

Dove vanno l'agenda e i suoi compagni quando lo studio diventa una sala da pranzo? Nel mobile accanto alla scrivania, sotto la centrale di comando. 
  Così, con il piano a ribalta abbassato a nascondere modem e stampante, e gli strumenti da lavoro ritirati nel mobile, rimangono a vista solo i libri: il miglior arredamento di una casa!

L'agenda perfetta esiste

Da bambina, agli inizi di settembre, partecipavo alla classica spedizione in cartoleria per recuperare il nuovo materiale scolastico. Scegliere il diario era un momento di pace e concentrazione: doveva essere del colore giusto, le pagine dovevano avere quell'odore particolare (non troppo pungente), la struttura doveva essere semplice e permettermi libertà di espressione.
  Col passaggio al liceo, non ho mai avuto dubbi: acquistavo il nuovo modello di Smemoranda e pregustavo il momento in cui l'avrei personalizzata con scritte, citazioni, disegni, adesivi...

All'università non usavo l'agenda, mi bastava un programma settimanale in formato A3 appeso sopra la scrivania per dare un'occhiata ai miei pochi impegni, e il quaderno degli schemi per pianificare gli esami.
  Nemmeno quando lavoravo nei cantieri archeologici ne avevo bisogno: il lavoro iniziava lunedì alle otto del mattino e finiva venerdì alle cinque del pomeriggio. L'unica cosa da sapere era dove andare e con quali mezzi.
  In realtà l'acquistavo più per abitudine che per necessità: scrivevo qualcosa, pensieri, luoghi visitati, persone incontrate... Ma l'abbandonavo presto, perché era inutile.

Quando ho iniziato a lavorare in proprio, mi sono ritrovata a inizio dicembre a cercarne una per i miei nuovi impegni. Prendevo la prima che capitava, di solito con una bella copertina, tascabile e con la settimana su due pagine: volevo averla sempre con me (ai tempi non ero mai a casa), mi serviva poco spazio per segnare gli appuntamenti e non facevo assolutamente alcuna pianificazione (ehm). 

Poi ho conosciuto l'organizzazione personale. Ho studiato, approfondito, cercato e provato di volta in volta sistemi e tecniche di organizzazione degli impegni nel tempo per non dimenticarmi nulla, prepararmi in anticipo e fare più cose in meno tempo. Iniziavo a cercare l'agenda perfetta per le mie esigenze a ottobre, ma in commercio non ne trovavo nemmeno una che mi soddisfacesse fino in fondo.
  Allora ho pensato di farmela! 

Nel 2016 ho realizzato la mia prima agenda ad anelli: semplice, con il calendario annuale e mensile, un giorno per pagina diviso in due colonne per segnare appuntamenti e attività, e le liste di cose da fare. Dopodiché, ogni anno mi sono affidata al fai-da-te per avere un'agenda su misura per me, i miei impegni e le mie passioni.

  Ogni volta segnavo che cosa non funzionava per apportare modifiche alla versione successiva: nel 2017 ho diviso la pagina giornaliera in orizzontale, con gli appuntamenti sopra e le cose da fare sotto, e aggiunto la lista dei progetti suddivisi per priorità; nel 2018 ho usato per la prima volta il calendario settimanale per pianificare i progetti con largo anticipo; nel 2019 ho diviso il calendario annuale in trimestri (ognuno con un colore diverso) e le attività della pagina giornaliera in "più importanti" e "altre"; nel 2020 l'ho modificata ancora e inserito un riquadro per il controllo periodico dei risultati e uno spazio per le note.

Come sarà l'agenda del 2021? Finora è evoluta insieme a me, adattandosi ai miei bisogni organizzativi e permettendomi di sperimentare nuovi modi e nuovi sistemi, perciò... sto progettando un nuovo modello! Avrà una struttura più funzionale, sezioni più organizzate e risentirà dell'influsso benefico dei miei "maestri del tempo": David Allen e il suo metodo GTD, Michael Heppell e la sua Tecnica dei Tre Giorni, Francesco Cirillo e la Tecnica del Pomodoro.

In questi anni ho capito una cosa: in commercio non esiste l'agenda perfetta per tutti. Ma l'agenda perfetta per te esiste: è fai-da-te, su misura e in continua evoluzione, proprio come la tua vita.