Quando Pareto e Parkinson s'incontrano

La prima volta che ho scoperto il vero significato di efficacia ed efficienza è stato durante un corso di economia. Da quando mi occupo di organizzazione personale del tempo le ho incontrate di nuovo nei miei libri di studio.

I due termini sembrano dei sinonimi, ma ci sono alcune sottili sfumature che li rendono diversi:

• derivano entrambi dal verbo latino effìcere ("portare a compimento"), in particolare efficacia dall'aggettivo efficàceum ("che ha la forza di raggiungere un obiettivo") ed efficienza dal participio presente efficiens ("che produce un effetto");
  
• secondo il vocabolario Treccani, efficacia è sia la "capacità di produrre l'effetto voluto" sia "l'ottenimento stesso dell'effetto", mentre efficienza è la "capacità di rendimento e di rispondenza ai propri fini";
• in economia, efficacia è la capacità di raggiungere un obiettivo, mentre efficienza è l'abilità di raggiungere un obiettivo usando le risorse minime necessarie.

In altre parole: con la prima raggiungi il risultato desiderato, con l'altra ottieni il massimo con il minimo – più o meno, massima resa con minima spesa.
  Così mi sono convinta dell'assoluta importanza dell'efficienza, finché ho letto 4 ore alla settimana di Timothy Ferriss.

Timothy Ferriss non ha dubbi: avere più tempo significa fare di meno. Fare di meno significa concentrarsi sulle poche azioni davvero importanti, per realizzare più cose e moltiplicare i risultati nei progetti lavorativi e personali. Ma come?
  Innanzitutto, fa chiarezza sulla differenza tra efficacia ed efficienza nell'uso del tempo e nella gestione personale: l'efficacia è la capacità di fare le cose che avvicinano agli obiettivi; l'efficienza è l'esecuzione di un determinato compito nella maniera più economica possibile. Quindi l'efficacia è fondamentale per fare le cose giuste, mentre l'efficienza è inutile se applicata alle cose sbagliate.
  Infine, spiega come essere efficaci, usare bene il tempo e moltiplicare la produttività personale, utilizzando la legge di Pareto e la legge di Parkinson.

La legge di Pareto prende il nome da Vilfredo Pareto, ingegnere, economista e sociologo italiano di fine Ottocento. È conosciuta anche come legge 80/20.
  È una formula matematica usata da Pareto per indicare la distribuzione della ricchezza nella società: "l'80% della ricchezza e del reddito è prodotto e posseduto dal 20% della popolazione".
  La forma semplificata è: "l'80% di un risultato è prodotto dal 20% delle risorse"; la si può usare anche in altri ambiti, con lo scopo di individuare i punti deboli (inefficienti) e i punti di forza (efficienti), per eliminare i primi e moltiplicare i secondi.

La legge di Parkinson prende il nome da Cyril Northcote Parkinson, storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico di inizio Novecento.
  Afferma che "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo: più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo."
  Significa che quando le scadenze si avvicinano e il tempo scarseggia, il lavoro è efficiente perché il bisogno di raggiungere l'obiettivo ci rende meno dispersivi e più concentrati.

Per Ferriss il segreto della produttività personale è l'impiego sinergico dei due approcci: limitare i compiti all'essenziale per abbreviare il tempo (legge di Pareto) e abbreviare il tempo per limitare i compiti all'essenziale (legge di Parkinson).
  Perciò, la prossima volta che pianifichi i tuoi progetti in agenda, tienine conto e procedi così:

1. prima individua i tuoi punti di forza, quel 20% delle attività che ti permette di ottenere l'80% dei tuoi risultati; cioè quei compiti davvero importanti che ti avvicinano alla riuscita dei tuoi progetti;
2. poi segnali in agenda per le prossime settimane (anche se la consegna è tra qualche mese), perché più le scadenze sono ravvicinate, meno perdi tempo a lavorare – e i risultati sono migliori. 

Il potere delle scadenze e la legge di Parkinson

Tempo fa mi ha scritto una persona in cerca di aiuto. Riteneva che il suo problema fosse la pigrizia e cercava qualcuno che le desse una mano a pianificare il suo progetto: "Noto che funziono solo così, se ho delle scadenze divento disciplinata, altrimenti finisce sempre che non so da che parte iniziare". 

Diciamo che una persona è pigra se: (1) non ha voglia di far fatica, sforzarsi né impegnarsi fisicamente o intellettualmente oppure (2) agisce con lentezza, senza entusiasmo, per mancanza di decisioni o di energia.
  Per esempio, la sera dopo il lavoro, il sabato mattina e a volte anche la domenica sono decisamente pigra: ho esaurito le mie forze mentali e non voglio fare più nulla. Ma in alcuni periodi della mia vita sono stata pigra anche per altri motivi: quando non riesco a prendere delle decisioni perché nessuna possibilità mi entusiasma, mi fermo e aspetto che qualcosa mi dia una spinta.
  Come è successo proprio quest'anno: mi ero persa perché non trovavo più il senso, poi ne ho scoperto uno (più interessante di quello vecchio) e ho ripreso con energia.

Le scadenze sono limiti di tempo (date e orari) entro cui avviene o deve avvenire una certa cosa; per esempio, per la persona che mi ha chiesto aiuto, compiere il primo passio del suo progetto.
  I compiti con scadenze sono più facili da iniziare e portare a termine: fissare un termine temporale dà loro un valore in più e ti aiuta a riordinarli per priorità. Le scadenze date da qualcun altro (capi, colleghi, chi ti sta aiutando) sono più forti, ma in loro mancanza è meglio se impari a dartele da sola: sono meno energiche (puoi sempre boicottarti, tanto nessuno lo viene a sapere...) ma meglio di niente. In milanese si dice: "piutost che nient, l'è mei piutost"!

Ne scrive anche Timothy Ferriss nel suo libro 4 ore alla settimana a proposito della legge di Parkinson.
  Cyril Northcote Parkinson era uno storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico, e nel 1958 pubblicò il suo libro più famoso intitolato La legge di Parkinson. Ecco che cosa sostiene: "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo".
  In poche parole, significa che:
    1. più tempo hai a disposizione, più ne sprecherai;
    2. meno tempo hai a disposizione, più lavorerai con efficacia.

Le scadenze imminenti funzionano come la migliore delle motivazioni: vuoi realizzare in tempo quell'attività perché altrimenti potrebbero esserci conseguenze spiacevoli.
  Non solo: il lavoro con la scadenza più ravvicinata di solito è di qualità superiore agli altri, perché ti concentri di più nel realizzarlo.

Non so come stai vivendo queste settimane, magari hai mandato all'aria progetti e ne stai immaginando di nuovi oppure procedi con i tuoi programmi o, forse, sei bloccata da una forma di pigrizia passeggera...
  In ogni caso, ricordati che dare una scadenza a ogni tua attività ti aiuta a iniziare e a mantenere la disciplina; se poi la scadenza è ravvicinata quanto basta, lavorerai con più concentrazione e il risultato sarà migliore.

Pensieri di una professional organizer che non smette mai di cambiare

Forse questo lungo cammino doveva portarmi proprio qui, in questo preciso punto e istante del mio percorso.

Dall'inizio del mese mi è capitato più volte di spiegare alle persone di che cosa mi occupo e che cosa faccio nel concreto. La mia risposta è più o meno così:

mi occupo di organizzazione personale e sono specializzata in uso del tempo, insegno alle persone un metodo per gestire i propri impegni, vivere bene le loro giornate e raggiungere gli obiettivi prefissati (per esempio, stare di più con la famiglia, andare a dormire soddisfatte dei risultati raggiunti, fare un'ora di esercizio fisico al giorno, trovare un equilibrio tra doveri e piaceri); 

in concreto utilizzo tecniche, strumenti e metodi organizzativi provati personalmente, preparo una strategia personalizzata e accompagno le persone, con una serie di incontri da remoto, dal primo passo fino al risultato finale.

Mi è capitato anche di raccontare più volte di come abbia fatto tutto al contrario:

• mi sono buttata nel mondo dell'organizzazione per interesse e bisogno personale (ero pronta a uscire da un lungo periodo di crisi) senza un piano definito;
• ho chiuso un gruppo Facebook molto attivo e vivace di diecimila persone senza pensare alle conseguenze (perdita di pubblico, statistiche a rotoli, commenti sgradevoli), perché non mi sentivo più a mio agio e volevo di più;
• ho iniziato il blog in modo amatoriale coinvolgendo altre blogger e poi ho sentito il bisogno di fare le cose sul serio e promuovere la mia professione;
• ho chiuso collaborazioni importanti che mi avrebbero dato visibilità e fatto conoscere persone in gamba, perché non ne condividevo la filosofia né la politica;
• ho fatto un salto degno di un salmone da un ambito molto conosciuto e condiviso (l'organizzazione domestica) a un altro più intimo e nascosto (l'uso del tempo) senza rete di salvataggio.

E adesso? Adesso sono in piena fase di cambiamento. Ancora?! Sì, ancora. E questa volta lo affermo senza sentirmi in colpa o inadeguata: ho scoperto di essere una multipotenziale, una persona che s'innamora di vari argomenti, deve saperne di più e sa trovare e creare intrecci nuovi e interessanti da ciò che ha scoperto. Voglio seguire il mio modo di essere, perciò ho unito le mie competenze, il mio passato da archeologa, il mio presente da professionista dell'organizzazione e tutte le sfaccettature di questi due mondi, e ho trovato la mia nuova direzione. 

  Inizio a lasciarti la mia definizione personale di organizzazione: sarebbe fantastico per me sapere che cosa ne pensi!

L'organizzazione è la quintessenza dell'umanità, perché il linguaggio, il pensiero logico, il pensiero creativo, la pianificazione, il tempo e la lentezza sono prerogative della nostra specie. 

Siamo così  da duecentomila anni, sebbene in questi ultimi decenni lo sviluppo economico e tecnologico ce l'abbia fatto dimenticare: è ora di riscoprirci esseri umani e fare ciò per cui siamo nati.

Come ho organizzato la scrivania

 A casa mia il regno dell'agenda è la scrivania.
  Tre anni fa ho acquistato un'agenda organise (o organizzatore per carta) di Filofax: in similpelle nera, dalle linee semplici e pulite, con doppio portapenna, due tasche per un quaderno e un taccuino. L'ho scelta in formato A5 perché ho bisogno di spazio per scrivere tutto-tutto (appuntamenti, cose da fare, progetti, verifiche) e non la porto mai fuori casa.
  Rimane sempre sulla mia scrivania, aperta sulla pagina del giorno (tranne la domenica).

Se mi segui già da un po', sai che per anni ho lavorato sul tavolo da pranzo dello studio: un tavolo grande e delicato, centenario e restaurato dall'ebanista di famiglia, il padre di mia nonna. Talmente grande da invitarmi a sparpagliare su ogni centimetro del suo piano libri, penne, quaderni, taccuini e, ohibò, inevitabili cianfrusaglie.

Se mi segui già da un po', sai anche che ho un rapporto di amore-odio con il mio studio: non ha una porta per isolarlo dagli altri ambienti (anzi, non ha un'intera parete!), si trova nell'angolo più buio di tutta la casa, è sia il mio studio sia la sala da pranzo per le belle occasioni.
  Soprattutto non sono soddisfatta del suo arredamento: vorrei una libreria su misura che l'avvolga tutto e una parete di vetro che lo separi dal resto di casa. Per ora, però, lo tengo così e cerco di trarne il meglio che posso.

Un passo avanti l'ho fatto: ho smesso di lavorare sul tavolo della nonna perché adesso ho una vera scrivania. Anzi, una libro-scrivania, cioè ricavata all'interno della libreria. Come sempre, io l'ho progettata e mio marito l'ha realizzata, risolvendo problemi tecnici e trasformando le mie idee in realtà.
  La libreria è una vecchia Expedit di Ikea con vano tivù: solo gli spazi sotto sono chiusi (c'è una fila di doppi cassetti) e tutto il resto era aperto. Adesso c'è un piano a ribalta che copre la parte inferiore del vano tivù (dove teniamo la stampante e il modem) e, quando si alza, diventa la mia scrivania.

La libro-scrivania è larga più di un metro, profonda più di settanta centimetri e ha posto per tutto quello che mi serve, lasciando poco spazio alla mia indole disordinata. Per scongiurarne ogni agguato, ora mi tocca solo organizzarla.

Innanzitutto ho seguito la regola del bersaglio. L'ho descritta in un articolo per APOI e te la riassumo brevemente: serve per organizzare la scrivania e gli spazi circostanti secondo la prossimità e la frequenza d'uso degli oggetti.
  In pratica, distingue quattro aree:

1. davanti agli occhi si tengono gli strumenti indispensabili per lavorare;
2. a portata di mano gli oggetti che servono sempre;
3. allungando le braccia ciò che si usa di meno;
4. alzandosi dalla scrivania gli strumenti che si utilizzano poco.

Perciò sul piano a ribalta della scrivania ho il computer, l'agenda, il pomodoro, i quaderni e le penne. Sul ripiano fisso  ci sono la lampada, il tablet, il telefono e i libri da consultare. Sul fondo ho voluto un vano chiuso da piccole ante, profondo dodici centimetri, per i caricatori degli aggeggi elettronici, le prese per ricaricarli e gli accessori che uso spesso, come le memorie usb e gli auricolari. Sopra ho messo il portapenne, l'astuccio, la scatola degli evidenziatori e il telefono fisso.

Oltre alla fila di cassetti doppi, ho progettato due cassetti-archivio ai lati del vano tivù (ancora dobbiamo costruirli): uno per i miei documenti da lavoro e l'altro per quelli di casa e di mio marito.
  Voglio sfoltire un po' di libri per far posto ai testi di organizzazione personale e di uso del tempo: alcuni andranno nell'altra libreria (urge riorganizzazione!) e altri al Libraccio.
  E se i cassetti-archivio funzionano bene, li voglio aggiungere anche all'altra libreria, per raccogliere tutto ciò che mi serve per l'altro mio lavoro. 

Dove vanno l'agenda e i suoi compagni quando lo studio diventa una sala da pranzo? Nel mobile accanto alla scrivania, sotto la centrale di comando. 
  Così, con il piano a ribalta abbassato a nascondere modem e stampante, e gli strumenti da lavoro ritirati nel mobile, rimangono a vista solo i libri: il miglior arredamento di una casa!

L'agenda perfetta esiste

Da bambina, agli inizi di settembre, partecipavo alla classica spedizione in cartoleria per recuperare il nuovo materiale scolastico. Scegliere il diario era un momento di pace e concentrazione: doveva essere del colore giusto, le pagine dovevano avere quell'odore particolare (non troppo pungente), la struttura doveva essere semplice e permettermi libertà di espressione.
  Col passaggio al liceo, non ho mai avuto dubbi: acquistavo il nuovo modello di Smemoranda e pregustavo il momento in cui l'avrei personalizzata con scritte, citazioni, disegni, adesivi...

All'università non usavo l'agenda, mi bastava un programma settimanale in formato A3 appeso sopra la scrivania per dare un'occhiata ai miei pochi impegni, e il quaderno degli schemi per pianificare gli esami.
  Nemmeno quando lavoravo nei cantieri archeologici ne avevo bisogno: il lavoro iniziava lunedì alle otto del mattino e finiva venerdì alle cinque del pomeriggio. L'unica cosa da sapere era dove andare e con quali mezzi.
  In realtà l'acquistavo più per abitudine che per necessità: scrivevo qualcosa, pensieri, luoghi visitati, persone incontrate... Ma l'abbandonavo presto, perché era inutile.

Quando ho iniziato a lavorare in proprio, mi sono ritrovata a inizio dicembre a cercarne una per i miei nuovi impegni. Prendevo la prima che capitava, di solito con una bella copertina, tascabile e con la settimana su due pagine: volevo averla sempre con me (ai tempi non ero mai a casa), mi serviva poco spazio per segnare gli appuntamenti e non facevo assolutamente alcuna pianificazione (ehm). 

Poi ho conosciuto l'organizzazione personale. Ho studiato, approfondito, cercato e provato di volta in volta sistemi e tecniche di organizzazione degli impegni nel tempo per non dimenticarmi nulla, prepararmi in anticipo e fare più cose in meno tempo. Iniziavo a cercare l'agenda perfetta per le mie esigenze a ottobre, ma in commercio non ne trovavo nemmeno una che mi soddisfacesse fino in fondo.
  Allora ho pensato di farmela! 

Nel 2016 ho realizzato la mia prima agenda ad anelli: semplice, con il calendario annuale e mensile, un giorno per pagina diviso in due colonne per segnare appuntamenti e attività, e le liste di cose da fare. Dopodiché, ogni anno mi sono affidata al fai-da-te per avere un'agenda su misura per me, i miei impegni e le mie passioni.

  Ogni volta segnavo che cosa non funzionava per apportare modifiche alla versione successiva: nel 2017 ho diviso la pagina giornaliera in orizzontale, con gli appuntamenti sopra e le cose da fare sotto, e aggiunto la lista dei progetti suddivisi per priorità; nel 2018 ho usato per la prima volta il calendario settimanale per pianificare i progetti con largo anticipo; nel 2019 ho diviso il calendario annuale in trimestri (ognuno con un colore diverso) e le attività della pagina giornaliera in "più importanti" e "altre"; nel 2020 l'ho modificata ancora e inserito un riquadro per il controllo periodico dei risultati e uno spazio per le note.

Come sarà l'agenda del 2021? Finora è evoluta insieme a me, adattandosi ai miei bisogni organizzativi e permettendomi di sperimentare nuovi modi e nuovi sistemi, perciò... sto progettando un nuovo modello! Avrà una struttura più funzionale, sezioni più organizzate e risentirà dell'influsso benefico dei miei "maestri del tempo": David Allen e il suo metodo GTD, Michael Heppell e la sua Tecnica dei Tre Giorni, Francesco Cirillo e la Tecnica del Pomodoro.

In questi anni ho capito una cosa: in commercio non esiste l'agenda perfetta per tutti. Ma l'agenda perfetta per te esiste: è fai-da-te, su misura e in continua evoluzione, proprio come la tua vita.

Ti presento Johnny

Negli scorsi mesi ti ho presentato i miei servizi Flora e Baldo; oggi tocca a Johnny, il mio percorso di interventi che ti aiuta a organizzare gli spazi di casa e smettere di perdere tempo a cercare le cose.

L'ho chiamato come il cane che hanno adottato i miei genitori decine di anni fa e con cui ho passato tutta la mia adolescenza e parte della mia giovinezza. Era un Beagle fatto e rifinito: vorace, onnivoro (disdegnava solo le carote tagliate a rondelle), dispettoso e vincitore del premio Oscar alla miglior interpretazione drammatica.
  Passava le sue giornate nei posti più caldi di casa e usciva di rado, di solito per fare giretti in solitaria nel vicinato. Era il re della casa: conosceva ogni angolo, ogni odore, ogni nascondiglio e lasciava entrare gli ospiti solo dietro lauta mancia (biscotti, cornetti e altre leccornie).

Rappresenta perfettamente il mio percorso d'interventi a domicilio o da remoto, pensato per chi vuole organizzare gli oggetti in modo funzionale per non perdere tempo a cercarli, preferisce essere seguita passo dopo passo e desidera imparare un metodo personalizzato che duri nel tempo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di qualcuno che ti accompagni; se desideri dare un posto a ogni cosa per riordinare e pulire in meno tempo, ma non conosci le tecniche e gli strumenti organizzativi; se hai provato a organizzarti da sola, ma non sei riuscita.

L'ho reso il più semplice possibile, perché è impegnativo e il lavoro da fare insieme e in autonomia è molto. Ogni incontro avviene in presenza a casa tua (se abiti a Milano, Torino e nelle province di Novara, Verbania, Varese) oppure tramite internet e dura almeno tre ore, il tempo necessario per ottenere i primi risultati, e al massimo sei ore.
  Dopo le formalità, ci troviamo per un sopralluogo iniziale (gratuito se abitiamo vicine o da remoto): tu mi mostri gli ambienti di casa che ti fanno perdere tempo, io preparo un progetto organizzativo su misura delle tue esigenze e insieme fissiamo i prossimi appuntamenti. Durante gli interventi ti aiuto a trovare il posto più comodo per ogni oggetto, ottimizzare gli spazi di casa e mantenere l'organizzazione nel tempo. Ti affido anche dei compiti da portare avanti da sola di volta in volta.

Johnny funziona perché risolve i problemi legati all'uso degli spazi, alla disposizione degli oggetti e all'organizzazione personale con un percorso di interventi a domicilio o da remoto ed esercizi da fare a casa in autonomia. Inoltre i consigli, i materiali e gli strumenti per organizzare le tue cose negli spazi di casa sono come una guida, da usare ogni volta che avrai bisogno di modificare la tua organizzazione.

Finora Johnny ha aiutato persone a:

• trovare subito ciò che serve;
• dare un posto a ogni cosa in modo funzionale e ragionato;
• mettere a posto e riordinare velocemente;
• pulire gli ambienti con facilità;
• scegliere quali oggetti tenere;
• vivere in ambienti comodi, funzionali e armoniosi;
• ospitare amici e parenti senza perdersi in maratone di pulizia & riordino.

Se leggi la pagina dedicata a Johnny, trovi la sua descrizione. Intanto ti lascio la fotografia del re della casa che controlla i confini del suo maniero! 

Il disordine e l'organizzazione personale

Si può essere disordinati e al contempo organizzati? Sì, io ne sono la prova.

Sono una persona disordinata, tendente a lasciare tutto dove capita, a impilare oggetti per terra, a far sì che le cose vivano di vita propria per l'eternità. Ho sempre pensato che il disordine fosse libertà d'espressione, che avessi cose più importanti e alte cui dedicarmi. Finché nel mezzo dei trent'anni mi sono accorta che invece il mio disordine mi frenava, innervosiva e, soprattutto, rubava tempo prezioso a ogni mio giorno.

Per fortuna, sono una persona con una discreta dose di organizzazione: fin da piccola mi organizzavo per ottenere i risultati desiderati. Nei periodi critici mi lascio andare al disordine, poi la mia indole organizzativa riprende in mano la situazione e sistema ogni cosa.
  Per me l'organizzazione è un modo di non perdere tempo (a riordinare e cercare) e di contenere con gentilezza il mio disordine innato.

Che cos'è il disordine?

Il disordine è la negazione, la mancanza o lo scompiglio dell'ordine, è confusione. E la confusione porta quasi sempre alla sporcizia, perché pulire un ambiente disordinato è davvero difficile: le superfici sono ricoperte "a macchia di leopardo" da oggetti di vario tipo e tutto rischia di crollare.
  Le persone disordinate, semplicemente, non sono interessate a mantenere l'ordine. Di solito per mancanza di voglia o di tempo, spesso perché attratte da cose più entusiasmanti.
  Ci sono persone che nel loro disordine si sentono a loro agio e trovano senza sforzo né perdita di tempo tutto ciò che cercano: il loro è un disordine "ordinato", una forma più consapevole e meno dispersiva, quasi una confusione solo apparente.

Da disordinata organizzata riconosco i pro e i contro del disordine (basati solo sulla mia esperienza):

• da una parte è totale libertà, dedizione a impegni più grandi, espressione della propria indipendenza, creatività;
• dall'altra è caos, impossibilità di gestire un ambiente, perdita di tempo e di energie, sintomo che qualcosa non va.

Come può l'organizzazione eliminare il disordine senza snaturare la personalità?

Di una cosa sono sicura: non sarò mai ordinata. L'ordine fine a se stesso semplicemente non m'interessa. 
Trovare un posto a ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto, tenere traccia delle idee e dei pensieri improvvisi, mi piace solo se finalizzati a un obiettivo capace di entusiasmarmi ancor di più. Per esempio, smettere di affannarmi ogni giorno, riposarmi, divertirmi e avere il tempo di osservare e accorgermi delle piccole e grandi cose belle che accadono attorno a me.

  

L'organizzazione personale, infatti, funziona solo se le soluzioni sono costruite attorno alla tua personalità, alle tue attitudini e consuetudini.
  Se vuoi realizzare un desiderio o soddisfare un bisogno ma il tuo disordine ti ostacola, imparare a organizzarti ti aiuta a rimanere concentrata sui tuoi obiettivi, ad acquisire nuove abitudini e, poco alla volta, a gestire il tuo disordine senza rinnegarlo. Così rimani te stessa, ma più serena.

Casa ordinata vs casa organizzata

La settimana scorsa è iniziata una nuova serie televisiva sul mondo dell'organizzazione personale: L'arte di organizzare la casa con The Home Edit. 
  The Home Edit è un'azienda di professioniste dell'organizzazione statunitensi di Nashville, fondata da Clea Shearer e Johanna Teplin. Dal loro sito scopro che vogliono reinventare l'organizzazione domestica tradizionale unendola alla progettazione e all'arredamento d'interni: ai loro sistemi organizzativi, infatti, aggiungono un tocco di stile per trasformare gli spazi anche dal punto di vista estetico. La loro firma stilistica è la disposizione degli oggetti in ordine cromatico.

Non posso fare a meno di pensare a un'altra serie televisiva, Facciamo ordine con Marie Kondo, in cui la famosa consulente di riordino giapponese, insieme alla sua assistente, aiuta alcune famiglie statunitensi a fare ordine nelle loro case.
  Marie Kondo è imprenditrice e ideatrice del metodo KonMari, che insegna in tutto il mondo per trasformare le case disordinate in spazi di serenità e ispirazione. Il suo metodo si basa sul riordino per categorie (e non per stanza) e incoraggia a tenere solo le cose che danno gioia e lasciare andare quelle che non lo fanno più, dopo averle ringraziate per il servizio reso.

The Home Edit aiuta le persone a trovare un sistema di organizzazione degli oggetti in linea con le loro abitudini e il loro stile di vita; Marie Kondo aiuta le persone a liberare gli spazi in cui vivono degli oggetti inutili. Il risultato sembra lo stesso: le case sono in ordine, armoniose e facili da vivere. Ma è davvero così?

Credo che una casa ordinata sia diversa da una casa organizzata. Per comprendere bene la differenza, ho cercato sul vocabolario della lingua italiana l'etimologia e il significato di entrambe le parole, ordine e organizzazione (lo faccio sempre, quando voglio arrivare all'essenza di una parola).
  Ecco cos'ho scoperto.

• Ordine deriva dalla parola latina ordo, composta da termini indoeuropei col significato di "modo di procedere".
  Indica principalmente la disposizione di ogni cosa nel suo luogo, cioè dove le spetta rispetto ad altre, secondo un criterio ragionato per praticità, utilità e armonia.
  È anche la disposizione delle cose nel mondo secondo natura e legge.
  
  
• Organizzazione deriva dal verbo organizzare e dal termine organo.
  Organo a sua volta deriva dalle parole in latino organum e in greco antico òrganon, che significano "strumento".
  Organizzazione significa "mettere i vari elementi di una cosa in connessione tra loro affinché lavorino insieme e raggiungano un fine determinato". Indica anche la preparazione di quanto è necessario per eseguire qualcosa (per esempio, preparare gli ingredienti per eseguire una ricetta).
  Quindi, l'organizzazione dà una struttura a un insieme di elementi e li coordina tra loro per ottenere un risultato.

In poche parole, quando ordiniamo stiamo mettendo al loro posto oggetti e idee; quando organizziamo stiamo mettendo insieme oggetti e idee per raggiungere un obiettivo.
  La differenza è enorme.

Una casa ordinata è un ambiente armonioso, in cui ogni oggetto è utile, piacevole e al suo posto. Una casa organizzata è un ambiente armonioso, in cui ogni oggetto è utile, piacevole, al suo posto e funzionale a uno scopo.
  Per esempio, in un armadio ordinato i vestiti e gli accessori sono divisi per colori, lunghezza e tipo di stoffa; in un armadio organizzato i vestiti e gli accessori sono raggruppati in completi da indossare nelle diverse occasioni (lavoro, attività all'aria aperta, feste e serate importanti, riposo) per risparmiare tempo ed evitare fatica decisionale.

Insomma, la grande differenza è questa: l'organizzazione fa in modo che sia la casa a lavorare per te, e non tu per la casa.

La Tecnica del Pomdoro è molto più di un pomodoro (seconda parte)

Nell'articolo della settimana scorsa ti raccontavo come ho scoperto che la Tecnica del Pomodoro sia molto più ricca e strutturata di quanto si dica solitamente in giro: ci sono cinque fasi (e non solo il Pomodoro da trenta minuti), quattro strumenti (e non solo il timer da cucina) e cinque obiettivi da raggiungere (e non solo il generico "allenare la concentrazione e diminuire le distrazioni").

Nell'articolo scrivevo che cosa si dice in giro e iniziato a spiegare che cosa non si dice in giro: le cinque fasi consecutive e necessarie perché la tecnica abbia successo e gli altri tre strumenti oltre al timer affinché la tecnica abbia senso e funzioni. Ma non è finita qui...

I cinque obiettivi

La Tecnica del Pomodoro serve a molto di più e ogni obiettivo si raggiunge progressivamente, uno dopo l'altro e senza fretta.

1. Rilevare lo sforzo per ogni attività. Segna una x per ogni Pomodoro concluso e a fine giornata conta quanti pomodori hai dedicato a ogni attività. Il Pomodoro, infatti, non è solo una misura di tempo ma anche di sforzo, cioè dell'impegno dedicato a un lavoro.
2. Ridurre le interruzioni e imparare a gestirle. Segna un apostrofo per ogni interruzione interna (di solito cose che devi ancora fare, i cosiddetti cerchi aperti) e una linea per ogni interruzione esterna (telefonate, messaggi, domande altrui); decidi se eliminare le attività richieste dalle interruzioni (non importanti) oppure se rimandarle in un altro Pomodoro della giornata o in un altro giorno. Lo scopo è diminuire il numero delle interruzioni e aumentare il numero dei pomodori completi.
3. Stimare lo sforzo delle attività. Ogni giorno segna prima i pomodori disponibili e dopo le attività  all'interno dei pomodori, in ordine di priorità; se avanzano dei pomodori, riempili con altre attività; se invece i pomodori non bastano, aggiungine altri. A fine giornata registra sia i pomodori stimati sia quelli reali. Lo scopo è prevedere lo sforzo, cioè il numero di pomodori, per ogni attività.
4. Rendere più efficace il Pomodoro. Man mano che prendi confidenza con la tecnica, puoi usarla per migliorare il tuo modo di lavorare: usa i primi cinque minuti del Pomodoro e il primo pomodoro di un blocco per ripetere quanto fatto finora e gli ultimi cinque minuti del Pomodoro e l'ultimo pomodoro di un blocco per controllare quanto realizzato. 
5. Definire un orario. Lo scopo è darti dei limiti entro cui iniziare e terminare il tuo lavoro, identificare il tempo "libero" (da attività lavorative) e valutare i risultati della giornata. Sfrutta al meglio i pomodori, trova il blocco di pomodori più produttivo (al mattino, di pomeriggio, a che ora?) e modifica se necessario il tuo orario di lavoro (soprattutto col cambio di stagione). Così rendi la tua giornata più efficace, svolgi le tue attività senza interruzioni e migliori il tuo modo di lavorare.

I risultati si vedono Pomodoro dopo Pomodoro

Per imparare la Tecnica del Pomodoro ci vogliono da una a tre settimane di applicazione costante. Inizi dalle basi e, di volta in volta, segui le cinque fasi fino a raggiungere tutti gli obiettivi previsti dalla tecnica. 
  Ti aiuta a eliminare l'ansia del tempo che scorre e t'insegna l'attenzione al qui e ora. E se le idee si fanno confuse, puoi usare i pomodori "esplorativi" per riordinare le priorità e organizzare un nuovo piano di lavoro. Impari a valutare come migliorare la tua produttività, a riconoscere quante e quali attività realizzare ogni giorno e quali servono per raggiungere i tuoi obiettivi, a ridurre gli errori di pianificazione. Ti abitui a lavorare seguendo un ritmo sostenibile, perché calibrato con consapevolezza sull'uso delle tue energie, per arrivare a fine giornata stanca, sì, ma non esaurita.

Durata del Pomodoro

Il Pomodoro dura trenta minuti, venticinque di attività e cinque di pausa. Il blocco di pomodori è formato da quattro pomodori seguiti da una pausa di quindici-trenta minuti.
  In giro si dice che si può accorciare o allungare il Pomodoro secondo la propria capacità di concentrazione. Ma Francesco Cirillo, l'inventore della tecnica, non sarebbe d'accordo, per due motivi:

• il Pomodoro deve rappresentare un'efficace grandezza elementare di lavoro. Il Pomodoro serve per misurare sforzi continui, uguali tra loro e confrontabili: trenta minuti sono una grandezza giusta, ideale sia per raggiungere risultati sia per raccogliere dati senza interferire;
• il Pomodoro deve favorire consapevolezza, concentrazione e lucidità. Intervalli di tempo di venti-quaranta minuti seguiti da una breve pausa massimizzano l'attenzione e l'apprendimento: la pratica dimostra che trenta minuti fanno lavorare al meglio la Tecnica del Pomodoro.

Quindi la durata del Pomodoro è fissa, ma si può variare il numero di pomodori di un blocco (da due fino a sette) e aumentare la durata della pausa a fine Pomodoro (non più di dieci minuti, per non interrompere il ritmo): tutto dipende dalla percezione della propria stanchezza.

Infine, la Tecnica del Pomodoro non è una tecnica di "gestione del tempo" ma di produttività personale. Con il Pomodoro si misura lo sforzo impiegato per completare un'attività (non il tempo), s'impara il valore della continuità e delle pause, aumentano la motivazione e la determinazione, diminuiscono gli errori di pianificazione, si perfezionano l'osservazione e la valutazione dei risultati, si mantiene un ritmo lavorativo personale, consapevole e sostenibile.

Ecco perché mi piace. E, se ti ho incuriosito, vuoi provarla ma non sei sicura di come fare, scrivimi per saperne di più.

Leggi anche:
• La Tecnica del Pomodoro è molto più di un Pomodoro (prima parte) 

La Tecnica del Pomodoro è molto più di un pomodoro (prima parte)

Chi mi segue anche nel bollettino d'informazioni (o newsletter) Con Brio lo sa: è da un paio di mesi che sto lavorando con passione al Grande Progetto. Sono ancora nella prima fase: rileggo e ristudio i libri sul tempo, e riprovo (se m'ispirano) le tecniche, gli strumenti e i metodi organizzativi proposti. Il tutto rigorosamente in ordine cronologico (ehm).

È così che ho fatto una scoperta davvero sorprendente: la Tecnica del Pomodoro non è soltanto il pomodoro, ma è molto di più. Finora, in internet e nei corsi che ho frequentato, ho trovato solo una parte della Tecnica del Pomodoro, quella caratteristica e incentrata sul timer a forma di pomodoro.
  Ho scoperto che questa tecnica è molto più ricca e strutturata: ci sono cinque fasi, quattro strumenti e cinque obiettivi che si prefigge di raggiungere.

Quel che si dice in giro

La Tecnica del Pomodoro è ideata da Francesco Cirillo alla fine degli anni Ottanta. È una tecnica di gestione del tempo e serve per allenare la concentrazione e ridurre le distrazioni.
  Metterla in pratica è semplice, perché basta un unico strumento: un timer da cucina (quello originale era a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica).
  Un Pomodoro dura trenta minuti: venticinque di attività (lavoro o studio) e cinque di pausa; dopo quattro pomodori si fa una pausa più lunga, tra i quindici e i trenta minuti.
  Il periodo del Pomodoro si può accorciare o allungare, secondo la propria capacità di concentrazione. Per esempio, per i bambini un Pomodoro potrebbe durare dieci minuti, per chi ha una concentrazione già allenata anche quarantacinque-novanta minuti.

Quel che non si dice in giro

La Tecnica del Pomodoro non è così semplice come la descrivono. Non basta il timer e non esiste solo il Pomodoro, ma ci sono ben cinque fasi consecutive, necessarie perché la tecnica abbia successo.
  Eccole:

1. pianificazione – prima di iniziare a lavorare, pianifica le attività da svolgere in giornata e ordinale per priorità;
2. rilevazione – durante il lavoro raccogli i dati, cioè segna i pomodori completati e le interruzioni; 
3. registrazione – a fine giornata archivia le rilevazioni quotidiane, cioè i dati raccolti, per tenerne traccia;
4. elaborazione – quindi rileggi i dati e trasformali in informazioni utili per migliorare la tua produttività;
5. visualizzazione – infine, semplifica le informazioni e decidi in che modo e con quali azioni puoi migliorare.

Per mettere in pratica queste cinque fasi hai bisogno di altri tre strumenti oltre al timer:

• il foglio Magazzino attività su cui scrivere il tuo nome e la lista dei compiti da svolgere e depennare a fine giornata. Ti serve per la fase di pianificazione;
• il foglio Attività da realizzare oggi con l'intestazione (luogo, data e tuo nome) e la lista della cose da fare quel giorno ordinate per priorità. Ti serve per le fasi di pianificazione e di rilevazione;
• il foglio Registrazioni da aggiornare a fine giornata, su cui segnare la data, la descrizione dell'attività svolta e il numero di pomodori e di interruzioni. Ti serve per le fasi di registrazione, elaborazione e visualizzazione.

Per ora mi fermo qui: c'è davvero tanto da raccontare sulla Tecnica del Pomodoro! Nel prossimo articolo ti scriverò quali sono i cinque obiettivi, i risultati che si ottengono, perché non è una tecnica di gestione del tempo e perché il Pomodoro non si può accorciare o allungare.
  Nel frattempo sappi che ho trovato il mio Pomodoro e sto riprovando la tecnica seguendo con attenzione le sue regole: non vedo l'ora di raccontati com'è andata!

Leggi anche:
• La Tecnica del Pomodoro è molto più di un pomodoro (seconda parte)

Ti consiglio una rivista: Nytliv

Oggi ti consiglio una rivista digitale: Nytliv, un mensile indipendente dedicato alla casa, alle case e a chi le ama.
  Il progetto è di Luca e Giampaolo, che sognavano di vedere la loro casa sulle pagine di una rivista di arredamento e hanno deciso di crearne una loro, per esplorare i mille modi di abitare e personalizzare gli ambienti. Ogni mese trovi la versione gratuita direttamente nelle storie di Instagram della rivista oppure la versione in pdf e in maxi formato da scaricare con un piccolo contributo (un euro) dal sito.
  Se t'incuriosisce, Nytliv è una parola danese che significa "nuova vita": la loro, iniziata andando a vivere insieme, quella dei vecchi mobili trovati nei mercatini e quella delle case reinventate e rinnovate grazie alla loro consulenza.

Di questa rivista mi piace l'idea, la loro intraprendenza e competenza, le immagini delicate, l'atmosfera di amicizia, collaborazione e stima che permea ogni pagina. Soprattutto amo la scrittura di Luca, un nastro fluido e curvilineo di parole che toccano emozioni profonde.

Te lo consiglio perché, oltre agli spunti interessanti su come trasformare un ambiente disarmonico in un nido confortevole, nelle parole di Luca e nelle fotografie scelte si respira il ritmo lento di chi sa soffermarsi a osservare ciò che incontra lungo il suo cammino, la meraviglia delle piccole e grandi scoperte quotidiane, quello scorrere lento del tempo che solo chi sa usarlo con amore per sé e per gli altri sa assaporare.

Ti consiglio una serie televisiva: La mente in poche parole

 Oggi ti suggerisco una mini-serie televisiva: La mente in poche parole. La trovi su Netflix ed è una serie di sole cinque puntate da venti minuti ciascuna, in lingua originale (la voce narrante è dell'attrice Emma Stone) con sottotitoli in italiano. 
  Ogni puntata tratta di un argomento diverso, ma in qualche modo correlato l'uno all'altro: la memoria, i sogni, l'ansia, la consapevolezza e le sostanze psichedeliche.

In poco più di un'ora e mezzo, questa serie di brevi documentari racconta come funziona il cervello umano in determinate circostanze: come i ricordi siano legati alle emozioni, allo spazio e alla storia; come i sogni siano legati ai ricordi e alla creatività; come l'ansia sia legata alla parte più antica del nostro cervello; come la meditazione di  consapevolezza ci aiuti a domare l'ansia e la "mente-scimmia" e ad agire invece di reagire; come le sostanze psichedeliche siano legate anche alla consapevolezza.

Mi piace perché lo stile è dinamico e ricco di immagini, gli studiosi spiegano come avvengono gli esperimenti, che cosa accade nel cervello e le implicazioni delle scoperte scientifiche sul nostro modo di vivere.

Te lo consiglio per conoscere la risposta degli scienziati alle cinque domande più importanti su ciò che accade all'interno del cervello umano, esplorandone i meccanismi e svelandone i segreti, e per la curiosità che ogni documentario suscita.

Ti consiglio un blog: Iheart organizing

Oggi ti consiglio un blog: Iheart organizing di Jennifer Jones.  Insieme al blog di Benita Larsson, è stato una fonte infinita di spunti e idee creative quando mi occupavo solo di organizzazione domestica.
  Da quando ho scelto di concentrarmi sull'uso del tempo non lo seguo più con assiduità, ma ogni tanto mi piace tornare a curiosare tra le sue pagine e dare un'occhiata ai lavori di casa che Jennifer realizza per renderla sempre più funzionale alla crescita della sua famiglia.

Jennifer Jones è un'appassionata di organizzazione, moglie e madre statunitense, collabora con diverse riviste di casa e organizzazione e ha un negozio in internet per vendere le sue agende.
  Il suo blog tratta di organizzazione degli spazi di casa e della famiglia; è il luogo in cui mostra al mondo la sua passione per l'organizzazione, per provare nuovi sistemi e condividere ciò che ha imparato lungo il percorso, e soprattutto i suoi fantastici fa-da-te.
  Naturalmente, l'organizzazione non è un piacere fine a se stesso, ma un mezzo per rendere la vita più facile, risparmiare tempo e godersi la famiglia: La nostra famiglia ha ottenuto così tanti benefici dall'organizzazione, ma il più grande regalo è il tempo per stare insieme.

Mi piace perché è ricco di idee da cui prendere spunto, per le sue spiegazioni minuziose dei fai-da-te (non solo di quelli di successo, ma anche degli insegnamenti appresi dagli errori), per la sua capacità di mostrare coi fatti quanto l'organizzazione sia importante per una vita serena.

Te lo consiglio per il suo entusiasmo, per le sue idee, per le belle foto (la bellezza non guasta mai!) e per la sua genuinità: Una volta ho letto da qualche parte che le persole di solito spendono quaranta minuti al giorno per cercare le cose. Ho anche letto da qualche altra parte che, per ogni minuto investito a diventare organizzati, si guadagna un'ora: un ritorno sorprendente del tuo investimento, non potrei esserne più certa!

Ti consiglio un libro: Elogio della lentezza

Arriva l'estate e con lei un'enorme voglia di leggerezza. Le vacanze sono ancora lontane, passerò questo mese a lavorare dietro le quinte, studiare e assecondare il mio bisogno di tempi laschi e impegni leggeri come piume.
  Come l'anno scorso, ti lascerò alcuni consigli per alleggerire le giornate.

Inizio con un libro: Elogio della lentezza di Lamberto Maffei, neurobiologo italiano. Un libro piccolo ma forte come il richiamo delle sirene: a me è bastato scorrere le prime pagine e trovare il motto latino festine lente ("affrettati lentamente") per volerlo leggere.

  È diviso in cinque capitoli e in questo percorso l'autore ci invita a riflettere sui meccanismi del cervello, su vantaggi e svantaggi di una civiltà caratterizzata dalla rapidità dei rapporti e delle decisioni, dove fare sembra prevalere sul pensare, e a riconsiderare le potenzialità del pensiero lento, soprattutto nell'educazione scolastica.

1. Tartarughe a vela

Le tartarughe di terra (simbolo di lentezza) con una vela gonfiata dal vento (simbolo di velocità) che s'innalza sul guscio, accompagnate dalla scritta festina lente, significano "riflettere prima di agire". Cosa che, oggi, in questo mondo ad alta velocità, stiamo facendo sempre meno.

  Eppure il cervello è una macchina lenta e i meccanismi lenti del pensiero logico (che comportano riflessione, contemplazione, matematica, poesia, musica) sono "abbellimenti caratteristici" degli esseri umani da coltivare.

2. La parabola del cervello

Dalla costruzione al deterioramento, il cervello segue una parabola: il ramo ascendente corrisponde alla costruzione del cervello, che inizia nei nove mesi di gestazione e continua per tutta l'adolescenza (un periodo lunghissimo rispetto agli altri animali), in cui la neuroplasticità è al massimo; nell'età adulta la plasticità del cervello diminuisce, ma subisce ancora cambiamenti grazia agli stimoli del lavoro e dell'apprendimento; il ramo discendente (molto più lungo di quello ascendente) corrisponde al lento e progressivo deterioramento del cervello negli anziani, ma può ancora essere rallentato dai giusti stimoli.

  Il successo degli esseri umani dipende dallo stato di salute intellettuale: per questo è nostra responsabilità rallentare l'invecchiamento del cervello e costruire il mondo di domani tramite l'istruzione scolastica.

3. L'emisfero del tempo

L'emisfero sinistro del cervello è più sviluppato del destro e i meccanismi nervosi che lo regolano sono lenti. È l'emisfero del linguaggio, del pensiero (il linguaggio rivolto a se stessi), del tempo (la consequenzialità del linguaggio) e della lentezza. Il pensiero razionale, che troviamo nella riflessione, nella creatività, nella soluzione dei problemi, è la caratteristica degli esseri umani e la base delle civiltà e del controllo sulla natura. 

  L'era digitale, invece, porta con sé il "pensiero digitale" condizionato dagli strumenti tecnologici e caratterizzato dalla sintesi e dalla rapidità del linguaggio che esprimono. 

4. Bulimia dei consumi, anoressia dei valori

Il cervello funziona con due modalità diverse e sinergiche: il pensiero rapido, essenziale per la sopravvivenza, e il pensiero lento, che può essere influenzato dall'esperienza. Entrambi sono basilari e complementari per il comportamento umano.

  L'economia di mercato della nostra società favorisce il mercato e i vantaggi economici della vendita dei prodotti, e svilisce la cultura, i diritti e i valori: non ha bisogno di cittadini critici, perciò elimina l'insegnamento di materie umanistiche (che sviluppano il pensiero critico e rendono gli individui liberi) e preferisce che i giovani imparino solo a conoscere e a produrre nuove tecnologie. La super-tecnologia, però, influenza negativamente sia il pensiero lento allentandone il suo controllo sul comportamento, sia il pensiero rapido aumentando l'irrazionalità e conseguenti problemi socioeconomici.

5. Creatività

La creatività è una proprietà tipica della nostra specie, legata allo sviluppo della parte nuova del cervello avvenuto duecentomila anni fa. Nasce in una mente libera, dalla sinergia tra pensiero rapido e pensiero lento come incontro casuale tra fantasia, immaginazione (che hanno sede nell'emisfero destro) e razionalità (emisfero sinistro).

  L'atto creativo nasce da meccanismi complessi: gli eventi sensoriali (il pensiero visivo favorisce le associazioni rapide e costruttive), l'atteggiamento giovanile o infantile (il cervello dei bambini è dotato di molta plasticità, libero e spensierato), l'imprevedibilità (le intuizioni avvengono nel cervello quando è rilassato e libero da percezioni sensoriali) e la componente inconscia (le intuizioni sono indipendenti dalla coscienza e dalla volontà). 

Ti consiglio questo libro perché tre motivi: capire come funzioniamo, prendere atto di come le scelte (economiche) di pochi possano influenzare negativamente il comportamento di una moltitudine, mantenere vivo ciò che ci caratterizza, cioè il pensiero lento, la creatività e la mente critica e libera. 

 

Ti presento Baldo

Dopo Flora, arriva Baldo, il mio percorso di incontri in remoto che ti aiuta a usare bene il tempo e a prenderti cura delle cose che davvero contano per te.

L'ho chiamato come il cane che abbiamo adottato ad agosto 2011 e tra pochi giorni festeggia il suo decimo compleanno. È un meticcio dorato, a volte sembra un Labrador, altre un Vizsla, quando ringhia assomiglia a un Rhodesian Ridgeback, ma con la parrucca bionda è identico a un leone della savana.
  Fino a quattro anni fa era un "eterno cucciolone", poi si è ammalato e i dolori l'hanno un poco frenato. Ora si dedica a tempo pieno alla sua attività preferita: è un filosofo, amante della vita e dei piaceri che regala. E, sempre con filosofia, si tiene lontano dall'irruenza di Flora.

Rappresenta perfettamente il mio percorso d'incontri in remoto, pensato per chi vuole migliorare il proprio rapporto col tempo, preferisce essere seguita passo dopo passo e desidera imparare un metodo personalizzato che duri nel tempo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di qualcuno che ti accompagni; se vuoi cambiare stile di vita e organizzare impegni, attività e orari, ma non conosci le tecniche e gli strumenti organizzativi; se hai provato a organizzarti da sola, ma non sei riuscita.

Ho cercato di renderlo il più semplice possibile, proprio perché dura nel tempo e il lavoro da fare (insieme e in autonomia) è molto. Ogni incontro avviene tramite internet e dura un'ora: ti colleghi da casa in un momento di tranquillità, senza interruzioni o distrazioni (meglio se avvisi che vive con te e se tieni il telefono in modalità silenziosa), per concentrarci sul nostro lavoro e dare il meglio di noi in ogni tappa del nostro percorso. Di solito ti propongo il pomeriggio dal lunedì al venerdì ma, se non poi in questi giorni e orari, concordiamo un'alternativa più comoda.
  Dopo le formalità, ci troviamo per il colloquio iniziale gratuito: tu mi spieghi come vuoi vivere il tuo tempo, io studio una strategia organizzativa su misura delle tue esigenze e insieme fissiamo i prossimi appuntamenti. Puoi scegliere un percorso breve da tre incontri oppure uno lungo da cinque: con tre consulenze impari a individuare le tue priorità, dividere gli impegni in categorie e ottimizzare il tempo; con cinque consulenze impari anche a pianificare le tue attività e programmare le tue giornate secondo gli impegni lavorativi, di casa, con la famiglia e personali.
  Ogni volta ci incontriamo su Skype, vediamo insieme i "compiti a casa", costruiamo passo dopo passo la tua strategia organizzativa, rispondo alle tue domande, chiarisco i tuoi dubbi e ti fornisco il materiale e gli strumenti necessari per lavorare da sola prima dell'appuntamento successivo.

Baldo funziona perché risolve i problemi legati all'uso del tempo e all'organizzazione personale con un percorso di incontri in remoto ed esercizi da fare a casa in autonomia. Inoltre, i consigli, i materiali e gli strumenti per organizzarti nel tempo sono come una guida, da usare ogni volta che avrai bisogno di modificare la tua organizzazione.
  Finora Baldo ha aiutato persone a:

• prendersi il tempo per ciò che desiderano fare, per sé, per la famiglia, il riposo e il divertimento;
• lavorare con metodo, senza rimandare né arrivare all'ultimo momento;
• occuparsi dei bisogni quotidiani (spesa, pasti, pulizie, riordino) con calma;
• non farsi travolgere dagli imprevisti o dalle emergenze;
• imparare a usare gli strumenti giusti per organizzare gli impegni nel tempo;
• pianificare le proprie azioni e avere la soddisfazione di raggiungere gli obiettivi.

Se leggi la pagina dedicata a Baldo, trovi la descrizione di chi è Baldo.
Nel frattempo, ti lascio una fotografia rilassante del Baldo nel pieno della sua meditazione quotidiana.

Le distrazioni esterne e lo spazio in cui vivi

Sogno un ufficio tutto mio, lontano quanto basta da casa, magari in una zona piacevole da raggiungere a piedi, vicina a negozi, bar e viste mozzafiato sul lago. Nella mia mente l'ho già arredato: ho scelto i colori delle pareti, la disposizione dei mobili e persino le piante di ogni stanza. Gran sospiro.
Per ora mi accontenterei di una parete e una porta per chiudere lo studio dal resto di casa e tenere lontani i cani e l'umano che entrano ed escono dal mio spazio di lavoro con estrema facilità e spensieratezza.

Chi ha provato in questi mesi a lavorare da casa ha conosciuto la frustrazione di essere distratti e interrotti da chiunque per qualunque motivo, la maggior parte rinviabile a momenti migliori. Lavoro da casa da quando ho smesso di scavare nei cantieri archeologici, circa una quindicina di anni fa, non ho mai avuto uno studio isolato dal resto del mondo e per questo mi sento un'esperta di distrazioni esterne.
  La settimana scorsa ho scritto di distrazioni emotive, le più difficili da eliminare perché nascono dalla nostra mente e non sempre siamo capaci di lasciare andare le nostre emozioni, i nostri sentimenti e i nostri pensieri.
  Le distrazioni esterne, invece, sarebbero più facili da eliminare. Uso il condizionale, perché alcune dipendono da noi e ne abbiamo il controllo, altre invece dipendono dalle persone con cui viviamo e altre ancora dal contesto in cui ci troviamo.

Le distrazioni sensoriali che dipendono da noi sono, per esempio, lo squillo del telefono, le suonerie e le vibrazioni delle notifiche di applicazioni, i vari suoni dei vari apparecchi elettronici che usiamo in casa. In questo caso la soluzione per eliminarle durante le ore di lavoro è semplice e immediata:

• attiva la modalità silenziosa del telefono mobile;
• stacca la cornetta o abbassa tutto il volume del telefono fisso (se ancora lo usi);
• a mali estremi, fai la stessa cosa con il citofono di casa;
• fa' in modo che lavastoviglie, lavatrice e asciugatrice inizino e finiscano i loro cicli di lavaggio e asciugatura in orari diversi dal tuo lavoro (al mattino presto o la sera);
• avvisa famiglia, parenti, amici, colleghi, fornitori e clienti che sei reperibile solo in certi orari di certi giorni (affinché non chiamino i vicini o i vigili urbani per scoprire che fine hai fatto!);
• ricordati di riattivare tutto quanto quando hai finito di lavorare.

Le distrazioni esterne che dipendono dalle persone con cui viviamo sono le più insidiose, soprattutto se non esiste una barriera fisica che ci protegga dalle loro interruzioni. Sono sicura che conosci bene questo tipo di distrazioni: i cani e i gatti che hanno fame, sete, voglia di coccole, bisogno di uscire, voglia di giocare; i bambini che richiedono la tua attenzione mentre giocano, disegnano, fanno i compiti; gli adulti che ti chiedono se stai lavorando (ehm), se hai un "attimino", se sai già cosa mangerete per cena, un favore, una precisazione, un aiuto...

  Se hai uno studio in una stanza separata dal resto di casa, le soluzioni sono più facili:

• concorda con la tua famiglia le ore da dedicare al lavoro, agli altri e alla casa;
• con l'aiuto di una tabella settimanale condivisa, tieni informati grandi e piccini dei tuoi orari di lavoro;
• appendi all'esterno della porta del tuo studio un cartello con scritto: "sto lavorando, non disturbare, per favore";
• chiudi la porta, se necessario anche a chiave, e resisti a ogni tentazione di rispondere alle richieste recidive;
• rispetta gli orari di lavoro, perché il tuo turno con la famiglia e le faccende di casa corrisponde al turno di lavoro di qualcun altro.

Fa' lo stesso anche se non hai uno studio appartato vero e proprio, e armati di pazienza perché dovrai ripetere più volte che mentre lavori hai bisogno di tutta la tua concentrazione.

Con le distrazioni sensoriali che dipendono dall'ambiente circostante non si può fare molto: i vicini avvezzi a urlare continueranno a urlare, l'adolescente che ascolta musica tunz tunz continuerà ad ascoltarla, i furgoni che sostano sotto casa con il motore accesso continueranno a tenerlo acceso, il traffico che sfreccia sulla strada continuerà a sfrecciare. Si eliminano con un buon isolamento acustico, ma non sempre si può.

  Per fortuna ci dà una mano il nostro cervello con l'attenzione selettiva, la capacità di concentrarsi su una singola cosa ignorando un'infinità di altri stimoli (suoni, forme, colori, gusti, odori e sensazioni) che potrebbero catturare la nostra attenzione. In pratica, nella parte più "nuova" del nostro cervello (le regioni prefrontali) alcuni neuroni rafforzano i segnali su cui vuoi concentrarti e attenuano i segnali che decidi di ignorare; lo fanno sia con gli stimoli sensoriali, sia con le emozioni. Così più ti alleni a concentrarti su ciò che stai facendo, meno sei rapita dalle emozioni in ogni ambito della tua vita.

La capacità di spostare l'attenzione da una cosa a un'altra è davvero importante per il nostro benessere. E, mentre aspetto di avere un ufficio tutto mio con vista lago, sogghigno quando il vicino mi dice: "Stavamo parlando ad alta voce, non ci hai sentiti?". No, non vi ho sentito, ero concentrata sul lavoro!

P.S. Per lo studio sto meditando di aggiungere una vetrata in stile veranda anti interferenze canine e umane: bella (è leggera e fa passare la luce) e utile.

Come eliminare le distrazioni emotive e ritrovare la concentrazione

I motivi per cui si perde tempo nelle proprie giornate sono parecchi; tra questi, ci sono le distrazioni. Le distrazioni sono di due tipi: interne ed esterne.
  Le distrazioni interne nascono dentro di noi: sono quei pensieri, quei sentimenti e quelle emozioni che riempiono tutto il nostro spazio mentale e soffocano ogni capacità di concentrarci su ciò che stiamo facendo. Possono essere piacevoli o spiacevoli, di sicuro sono insistenti e prevaricanti.
  Le distrazioni esterne provengono da fuori: la musica alta dei vicini di casa, il telefono che squilla, le notifiche delle varie applicazioni che trillano, i colleghi e i famigliari che, pur vedendoci lavorare, ci pongono domande né urgenti né importanti. Possono essere piacevoli o spiacevoli, irritanti o gratificanti.
  In entrambi i casi, ti inducono a interrompere quello che stai facendo, a deviare la tua attenzione altrove e a occuparti d'altro. Poi a fine giornata ti chiedi: "Perché ho combinato così poco in tutto questo tempo?".

Le distrazioni interne sono più difficili da tenere a bada, si sottovalutano e spesso non si riconoscono nemmeno. Ti faccio un esempio.
  Magari lavori da casa già da qualche tempo e ti sei organizzata bene: segui orari di ufficio, non mischi lavoro con faccende domestiche, dividi le diverse attività lavorative in momenti ben precisi della giornata così da mantenere alta la concentrazione e non perdere tempo. Inizi con determinazione le attività del mattino ma, dopo, un po', ti ritrovi ad afferrare il telefono, leggere vecchi messaggi, rispondere a qualcuno, fare un salto su Facebook, guardare le storie di Instagram... Arriva l'ora di pranzo e smetti quel lavoro, al pomeriggio ti dedichi ad altro. Lo riprendi la sera, ma nulla: ti si chiude lo stomaco, il cervello devia l'attenzione su altro, sai che devi, ma non vuoi.

All'apparenza sembrano distrazioni esterne, ma non lo sono. Chiediti perché preferisci fare un giro in internet e perdere tempo prezioso invece di concentrarti sul lavoro: magari scopri che non ti piace quello che fai, è noioso, non ti permette di esprimerti come vorresti,  che lo devi fare perché hai delle responsabilità, ed è per questo che hai perso la motivazione e lo rimandi all'infinito, senza trovare una via d'uscita.
  Le tue emozioni stanno boicottando la tua concentrazione. e senza concentrazione il tempo se ne va...

In questo caso c'è una sola cosa da fare: capire come funziona il cervello e organizzarsi per dargli ciò di cui ha bisogno per farlo lavorare a tuo favore.
  Quando manca sintonia tra ciò che fai e ciò che ti appassiona, ti annoi e provi insofferenza. La tua attenzione è distratta dalle tue emozioni spiacevoli e il tuo cervello cerca una gratificazione immediata (ed effimera) in altre cose più accessibili: la televisione, il telefono, i giochi in internet, il cibo.
  Al contrario, quando c'è piena sintonia, sei totalmente immersa nell'esperienza e ti senti bene: la tua attenzione aumenta, la concentrazione si focalizza, lavorare ti è leggero e vivi pienamente il tuo tempo. Il tuo cervello sta funzionando al meglio delle sue potenzialità.

Per mantenere la concentrazione anche quando ti impegni in un lavoro che non ti gratifica, hai bisogno di stimolare il tuo entusiasmo, riaccendere la tua motivazione, dare uno scopo a quel che fai e aggiungere un po' di pressione a tutto quanto.
Come? Organizza le tue attività lavorative così:

• mangia la rana – inizia al mattino con il lavoro gnè, così te ne liberi prima e dai tempo a ciò che ti piace davvero;
• aggiungi pressione – invece di dedicargli l'intera mattina, concentralo in meno ore (per esempio tre invece di quattro), così hai una scadenza e sei più incline a terminarlo;
• dai uno scopo – dedica l'ora successiva a un lavoro che ami, a un'attività che ti riempie la mente e ti fa brillare gli occhi, così dai uno scopo alle ore precedenti;
• riaccendi la motivazione  – sai che dopo la noia ti aspetta qualcosa di molto gratificante, così sei più motivata a concentrarti e non cerchi distrazioni;
• stimola l'entusiasmo – all'improvviso il lavoro noioso non ti pesa più, perché sai che è limitato nel tempo ed è solo una breve parentesi tra altre attività che ti piacciono

Le distrazioni interne sono toste ma, se ne conosci le cause, riesci a eliminarle e a ritrovare la motivazione: sei libera dalle perdite di tempo e le tue giornate si riempiono di tutto ciò che ami e delle cose davvero importanti per te.

Provar anche tu!  E, se hai bisogno di una guida, c'è Flora, la mia consulenza di un'ora in remoto.

Ti presento Flora

Una settimana fa è stato il primo compleanno dei miei servizi. Non ho preparato torte, candeline né regali; anzi, ero in vacanza e mi sono goduta ogni singolo istante di serenità.
  Sono affezionata a loro perché mi hanno aiutata a fare chiarezza nel mio lavoro e hanno inaugurato la mia evoluzione come professional organizer: il passaggio dall'organizzazione degli oggetti nello spazio all'organizzazione degli impegni nel tempo, la mia vera passione.
  Per festeggiarli almeno un pochino, ho deciso di presentarteli per bene uno a uno: che cosa sono, per chi sono pensati, dove, quando e come funzionano, perché funzionano. Una cosa la sai già: come si chiamano e, soprattutto, perché li ho chiamati così!

Inizio oggi con Flora, il mio servizio di consulenza in remoto di un'ora che ti aiuta a trovare una soluzione pratica e pronta all'uso a un problema organizzativo specifico.

Le ho dato il nome della cagnolina che è entrata nella nostra famiglia nel novembre 2018. È un segugio, hai presente? Orecchie lunghe, sguardo perplesso, naso appuntito super ricettivo, talmente rapida da acciuffare anche i gatti e agile da saltare da ferma ad altezze pericolose.
  Ha uno spirito indipendente e una grande forza di volontà: non si dà mai per vinta, nonostante le tante difficoltà incontrate (in nove anni è stata abbandonata due volte, adottata altrettante, cambiato casa sei volte e operata tre volte).

Rappresenta perfettamente il mio servizio di consulenza, pensato per chi vuole una soluzione pronta da mettere in pratica, preferisce far da sé e desidera imparare un nuovo metodo risolutivo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di una guida; se conosci già tecniche e strumenti organizzativi, ma non sai come usarli; se hai provato alcuni metodi, ma ancora non hai trovato quello giusto per te.

Ho cercato di renderlo il più semplice possibile: in pratica, accade tutto su internet.
  Ti colleghi da casa, dal tuo ufficio o dove ti è più comodo – basta che ci sia tranquillità e siamo solo io e te, senza interruzioni o distrazioni (quindi ti consiglio di avvisare chi vive con te e di tenere il telefono in modalità silenziosa). Perché dura solo un'ora, e desidero che ogni minuto sia esclusivamente per te, le tue domande e le tue certezze. Di solito propongo il pomeriggio dal lunedì al venerdì ma, se non puoi in questi orari e giorni, concordiamo insieme il periodo migliore.
  Dopo le formalità, tu mi spieghi il tuo problema organizzativo, io studio la situazione e insieme fissiamo un appuntamento. Ci incontriamo su Skype e ti propongo le soluzioni pratiche e su misura per le tue esigenze. Qualche giorno dopo, ti invio la scheda riassuntiva dei punti chiave della video-chiamata e il materiale utile su cui lavorare in autonomia.

Flora funziona perché risolve un problema specifico di organizzazione personale in poco tempo e con una soluzione studiata su misura e pronta da mettere in pratica. Inoltre, la scheda riassuntiva è come un vademecum da usare non solo in questa occasione, ma anche ogni volta che ti si presenta una situazione simile.
  Finora ha aiutato a organizzarsi per:

• mantenere pulita e ordinata la casa
• fare chiarezza nelle idee
• pianificare più cose da realizzare prima delle vacanze
• non farsi prendere dall'ansia delle cose da fare
• programmare gli impegni con il metodo Heppell (o tecnica dei tre giorni)
• programmare gli impegni di lavoro e personali nel periodo di clausura forzata
• eliminare le distrazioni esterne
• decidere su che cosa focalizzare l'attenzione
• concretizzare tutte le idee
• creare nuove abitudini
• programmare le attività di famiglia (adulti e bambini)
• assegnare la giusta priorità agli impegni per non perdere tempo
• ritrovare la giusta motivazione, eliminare le distrazioni interne e avere più tempo per sé
• lavorare meglio per stare più tempo con i bambini
• pianificare le cose da fare per trovare lavoro

Sono particolarmente affezionata a Flora, perché mi presenta ogni volta delle nuove sfide: anche se i problemi organizzativi sembrano uguali (pulire casa, preparare i pasti, eliminare le distrazioni...), sono diversi perché lo sono anche le persone e il contesto in cui vivono.

Se leggi la pagina che le ho dedicato, trovi la descrizione di chi è Flora.
Intanto, ti lascio una fotografia della Flora in carne, ossa e peli (rara, perché è sempre in movimento!).

La creatività e l'organizzazione personale

Quel giorno ero a Roma con una mia collega per un laboratorio di organizzazione personale in una scuola primaria. Era l'ora di pranzo, avevamo finito e fuori i genitori aspettavano con il sorriso i bambini all'uscita. Si è avvicinato un padre e ci ha chiesto: «Insegnare l'organizzazione ai bambini non è pericoloso? Non rischiano di perdere la loro creatività?»
  No, non è pericoloso, e, no, non rischiano nulla. Anzi, la loro creatività è al sicuro!

La creatività è una caratteristica umana, strettamente legata all'evoluzione del nostro cervello: nasce dall'incontro casuale tra fantasia e immaginazione (elaborate nell'emisfero destro, che analizza le immagini, lo spazio, l'interezza e le emozioni di tutto ciò che accade) e razionalità (elaborata nell'emisfero sinistro, dove ha sede il linguaggio).
  Lamberto Maffei, neurobiologo italiano, nel suo libro Elogio della lentezza descrive alcune caratteristiche che accumunano il processo creativo di artisti e scienziati:

• la sensorialità. Pensare per immagini (il cosiddetto pensiero visivo) coinvolge l'emisfero destro e favorisce le associazioni di idee in modo rapido e costruttivo, prima con la fantasia (l'idea originale), poi con l'immaginazione (l'inizio del progetto);
• l'atteggiamento infantile. Il cervello dei bambini è ricco di fantasia e libero dai pensieri "da adulti", cioè legati alla sopravvivenza quotidiana. Ecco perché i creativi cercano di mantenere questo atteggiamento spensierato, tipico dei bambini mentre giocano e si meravigliano;
• l'imprevedibilità. Nei momenti di riposo, quando il cervello è rilassato, non sta elaborando stimoli sensoriali e le vie nervose sono vuote, alcune attività nervose spontanee si incontrano tra di loro e formano immagini e idee imprevedibili e originali;
• l'inconscio. La creatività è legata alle attività inconsce del cervello, che anticipano le nostre azioni e i nostri comportamenti o guidano i gesti abituali, nascono dall'inconscio e sono indipendenti dalla volontà, dalla consapevolezza e dal controllo.

La creatività, cioè l'unione di cose che già esistono con connessioni inedite e utili, nasce in una mente libera, piena di entusiasmo e meraviglia. Per stimolarla, quindi, abbiamo bisogno di tempo per osservare ciò che ci circonda, di una mente libera dai pensieri "zavorra", di momenti di riposo (non solo quello notturno) e di buone abitudini.

L'organizzazione personale ti aiuta in tutto questo:

• libera le tue giornate dalle perdite di tempo, dalle attività che puoi delegare, dalle urgenze che aspettano da settimane; concentrati solo sulle cose davvero importanti, vivi con ritmi più naturali e regalati il tempo per osservare il mondo attorno a te.
  Consiglio organizzativo: la matrice del tempo ti aiuta a riconoscere il vero valore dei tuoi impegni;
• libera la tua mente dai pensieri pesanti, chiudi i cerchi aperti (tutte le cose iniziate e non ancora concluse e tutte le cose rimandate da troppo tempo) e pianifica le tue attività; rendi leggera la "sopravvivenza quotidiana" tipica di noi adulti e vivila con serenità.
  Consiglio organizzativo: inizia con una semplice lista delle cose da fare, perché scrivere gli impegni su un foglio è già un atto di liberazione;
• moltiplica le occasioni di riposo durante la giornata e la settimana, non riempire la tua agenda (e la tua vita) di impegni fino a scoppiare e programma le tue pause; non-fare è salutare e importante quanto fare.
  Consiglio organizzativo: usa la regola dei 3/4 e lascia un quarto della tua giornata lavorativa vuoto per fare delle pause, un sonnellino e riposarti;
• affidati alle abitudini, cambia le vecchie che non funzionano più, creane nuove in linea con lo stile di vita che desideri e programma le tue routine giornaliere;  alleggerisci il cervello dai compiti impegnativi e lascialo libero di fare altro.
  Consiglio organizzativo: con una tabella (in inglese habit tracker) per tracciare giorno per giorno le nuove azioni ti ricordi di farle e mantieni alta la motivazione.

Non solo: l'organizzazione personale è fatta di creatività! Le soluzioni nascono dalla fantasia e dall'immaginazione, e solo dopo sono valutate dalla logica.
  Ecco perché amo il mio lavoro: ogni problema organizzativo, anche se può sembrare simile ad altri, è diverso e unico. E questa unicità è una sfida per la mia creatività.

Sei una creativa e ogni giorno ti chiedi dove mai è finito il tempo; ti impegni al massimo ma non riesci a fare tutto quello che desideri; temi di aver sacrificato la tua creatività alle mille altre cose necessarie e ti senti infelice. Ecco un modo facile per rendere la tua mente libera, piena di entusiasmo e di meraviglia: Baldo, il mio percorso di incontri in remoto per migliorare il tuo rapporto col tempo e realizzare i tuoi progetti creativi. Scrivimi per saperne di più!

Come organizzare le idee

Tempo fa mi è stata posta una bella domanda, stimolante per tutte le persone curiose e creative e per me come professional organizer: «Come posso organizzare gli spunti interessanti e di tematiche molto diverse in una specie di "kit di pensieri"? Puoi suggerirmi un modo digitale e uno manuale?»

Mi sono sentita molto coinvolta: ho sempre avuto bisogno di raggruppare in un unico posto le mille idee che mi vengono in mente, e sempre cercato il modo più semplice e utile per tenere traccia di tutti i guizzi di fantasia.
  Ti racconto come faccio.

Scrivere a mano su carta

Per quanto riguarda il supporto della scrittura, preferisco il cartaceo al digitale, perché scrivere a mano è una forma di apprendimento e di organizzazione dello spazio e delle idee.
  Psicologi, studiosi del comportamento e neuroscienziati hanno dimostrato con vari esperimenti scientifici che, mentre scriviamo a mano, selezioniamo gli argomenti più importanti, li elaboriamo e riformuliamo (sviluppando la capacità di sintesi), li comprendiamo e memorizziamo meglio, siamo più concentrati, apprendiamo e assimiliamo meglio le informazioni.
  La scrittura a mano è legata al pensiero, alla capacità di dar vita a nuove idee, di conservare le informazioni e di elaborarne di nuove: insomma, quando le scrivi, te le ricordi e le fai tue.

Il "kit di pensieri" cartaceo

Per creare il "kit di pensieri" ci vuole davvero poco: un quaderno ad anelli, fogli, penne e divisori. Scegli il formato che ti è più comodo: A4 se scrivi in grande e hai bisogno di più spazio (o di applicare immagini, ritagli di giornali, decorazioni) o A5 se preferisci portarlo con te.
  Dividi gli argomenti per categorie: per esempio, note di grammatica, pensieri della buona notte, articoli da leggere, citazioni e aforismi. Con i divisori, aggiungi nuove categorie man mano che ti vengono in mente. Per trovare l'idea che ti serve, ti basta leggere le etichette applicate ai divisori.

Puoi usare lo stesso sistema con il metodo Bullet Journal, inventato da Ryder Carroll: invece di un quaderno ad anelli usa un quaderno normale (meglio a quadretti o puntinato) e invece delle sezioni separate da divisori utilizza l'indice. Con questo metodo, infatti, scrivi tutto quello che ti viene in mente nella prima pagina libera e, per trovarlo in fretta, segni l'argomento e il numero della pagina nell'indice all'inizio del quaderno.

Uso entrambi i sistemi: un quaderno ad anelli per raccogliere definizioni, tecniche, metodi e strumenti organizzativi, un Bullet Journal per le idee di lavoro e uno dedicato solo ed esclusivamente al tempo.

Applicazioni digitali

Preferisco scrivere a mano, ma lavoro da computer e mi capita spesso di voler salvare alcune informazioni da internet. Uso due sistemi diversi: la funzione salva di Facebook e l'applicazione Pocket.
  La prima salva le informazioni pubblicate da altri utenti in una sezione apposita del mio profilo e le suddivide in "raccolte" (cioè categorie d'informazioni e idee). La uso soprattutto per i contenuti attinenti all'organizzazione personale che ripropongo poi sulla mia pagina Facebook.
  L'altra è un servizio internet che salva e organizza contenuti multimediali grazie alla etichette. Lo uso quando faccio ricerche particolari, per "mettere in tasca" articoli, video e immagini e prenderli quando mi servono.
  Ho provato anche a usare Trello, nato come programma gestionale che si basa sul metodo Kanban, ma lo trovo più complesso e meno veloce degli altri due sistemi.

In ogni caso, se il materiale salvato è molto interessante, lo trascrivo in uno dei miei quaderni delle idee.


Per realizzare il tuo "kit dei pensieri" segui queste tre regole:

• raggruppa gli spunti e le idee in un unico posto sicuro (i fogli vaganti sono il male!);
• tienilo sempre con te (il Bullet Journal è perfetto, altrimenti usa un piccolo taccuino quando sei in giro);
• aggiornalo in tempo reale e consultalo spesso.

In questo modo alleggerisci la mente, catturi al volo le idee e i pensieri sfuggenti, li organizzi secondo gli argomenti che ti interessano e sai sempre dove trovarli quando li cerchi.