Le emozioni e l'organizzazione personale

In questi ultimi mesi non mi sono sentita privata della mia libertà (è una mia scelta rimanere a casa), piuttosto mi sono sentita in balia di emozioni forti e prolungate. Mal di gola, colpi di tosse, mal di pancia, uscite, rientri, notizie, confidenze hanno scatenato emozioni e reazioni fisiche ben precise.
  Col tempo ho imparato a disinnescarle con razionalità, ma quando non ci riesco mi dedico all'organizzazione. È una cosa che abbiamo sperimentato tutti: se ci concentriamo sugli spazi di casa o sugli impegni da riorganizzare, spegniamo le emozioni e prestiamo attenzione solo a ciò che stiamo facendo.

Le emozioni sono una buona cosa. Sono reazioni a ciò che accade dentro e fuori di noi, si basano sulla nostra esperienza, possono essere piacevoli o spiacevoli e coinvolgono sia il corpo sia la mente. Anche le emozioni spiacevoli sono positive, perché ci permettono di riconoscere e ricordare le situazioni di pericolo e metterci in salvo; ma a lungo andare, se sono protratte nel tempo come in questo periodo, interferiscono con il sistema immunitario e le sue difese contro i microrganismi responsabili di malattie. Secondo i neuroscienziati, che studiano come funziona il cervello, per disinnescare questo circolo vizioso possiamo agire su due fronti: controllare le emozioni spiacevoli e il sistema immunitario.
  Ecco come:

• controlla le emozioni spiacevoli. Per non essere rapita dalle emozioni, fai in modo di attivare la parte del cervello anteriore (corteccia prefrontale) dove hanno sede la memoria a breve termine, la pianificazione, la strategia e la soluzione di problemi. Impegna la mente con carta, penna, parole, numeri e giochi per risolvere problemi (come le parole crociate);
• controlla le tue difese. Per migliorare le risposte del sistema immunitario, aumenta le attività della parte sinistra del cervello (emisfero sinistro), dove si svolgono le funzioni legate al linguaggio, al calcolo, alla logica, all'analisi e all'attenzione ai dettagli. Anche in questo caso impegna la mente con cruciverba, rebus, letture, giochi di memoria che allenano la capacità di risolvere problemi.

La capacità di risolvere problemi, di creare una strategia, di pianificare è stimolata anche dall'organizzazione. 

  Per esempio, mentre progetti la riorganizzazione del tuo archivio domestico, stai risolvendo problemi (come trovare i documenti ogni volta che servono; come riunire in un unico posto tutto il materiale cartaceo e digitale; come eliminare il disordine e mantenere l'ordine), stai creando una strategia – cioè individui gli obiettivi (creazione di un archivio cartaceo e digitale; controllo costante dei documenti; eliminazione del disordine e mantenimento dell'ordine), elabori le linee d'azione (divisione dei documenti in categorie, classificazione delle categorie, misurazione dello spazio necessario) e prepari le risorse per raggiungere i risultati con efficienza (tempo, energie fisiche e mentali, mobili, contenitori, divisori, etichette) –, stai pianificando (programma delle singole azioni nel tempo), stai impegnando la mente con letture, calcoli, analisi e attenzione ai dettagli. 

Organizzare gli spazi di casa, gli impegni in agenda o sul calendario della famiglia ci aiuta a non farci rapire dalle emozioni e a mantenere alte le nostre difese immunitarie, tanto quanto – secondo gli studiosi – leggere, risolvere rebus, parole crociate e sudoku. Ma vuoi mettere la soddisfazione non solo di mantenere calma e salute, ma anche di portare armonia in casa e famiglia?

Tra le pagine del blog trovi tanti spunti e riflessioni, consigli ed esempi per organizzare gli spazi di casa, le attività personali, famigliari e il cambiamento verso lo stile di vita dei tuoi sogni: usa la casella di ricerca sulla barra laterale per leggere ciò che più ti interessa. Se invece vuoi un aiuto in più, non esitare a scrivermi.

Come organizzarsi per "dopo"

Un giorno mi è stata posta questa domanda: "Quale può essere il modo migliore per organizzarsi qualsiasi cosa accada dopo?" Dopo, naturalmente, è la vita alla fine dell'emergenza, di cui ancora non abbiamo idee precise.
  Una risposta puntuale non è facile, perché è ancora troppa l'incertezza e di varia natura: riguarda la salute, il lavoro, l'economia, la sicurezza, gli aiuti, le spese, la gestione famigliare... E per ogni persona, per ogni famiglia, per ogni attività lavorativa la situazione è diversa.
  L'unica cosa che puoi fare per il dopo è concentrarti sull'essenziale, a partire già da oggi.

Parti dalla consapevolezza. L'essenziale è costituito dalle cose che ritieni importantissime e indispensabili. Per esempio i valori i cui credi e su cui vuoi fondare la tua vita: libertà, sicurezza, comodità – l'elenco di tutti i valori possibili è lungo. Sono anche le tue priorità, cioè i comportamenti e le attività in linea con i tuoi valori che rendono speciale la tua vita. E pure le tue risorse, ogni mezzo che ti fornisce aiuto e sostegno in situazioni di necessità, fuori e dentro di te: denaro, cibo, tecnologie, immaginazione, concentrazione, energia fisica e mentale...

Crea una struttura. Se conosci i tuoi valori, le tue priorità e le tue risorse sai anche come comportarti e organizzarti già adesso per dopo. Costruisci una solida struttura fatta di abitudini: cambia le vecchie che non funzionano più, introducine di nuove e riuniscile in routine. Le routine sono sequenze di azioni ripetute uguali giorno dopo giorno, finché diventano veri e propri rituali che scandiscono la tua giornata, ti fanno arrivare dove vuoi e aiutano il cervello a risparmiare energia preziosa (che in queste settimane è già consumata dalle preoccupazioni).

Aggiungi "quel certo non so che". Ognuno reagisce in maniera diversa; se sei come me, in questo periodo potresti sentirti sopraffatta dalla monotonia delle routine e ogni giorno sembrarti uguale all'altro e alla fine appiattirti e perdere la voglia di fare qualsiasi cosa. Può esserci d'aiuto il metodo che usavo all'università di aggiungere alla quotidianità qualcosa di bello: una telefonata con gli amici, un passatempo particolare, un corso interessante, una ricetta mai provata, una visita virtuale a un museo famoso... Così rendi ogni giorno diverso e memorabile.

Il modo migliore di organizzarsi per il dopo (ma anche in ogni occasione) è dare ritmo alle tue giornate con abitudini essenziali e aggiungere "quel certo non so che" capace di rendere ogni giorno speciale.

Se vuoi leggere alcuni approfondimenti su come organizzarsi per “dopo”, segui le storie che pubblicherò domani sul mio profilo Instagram.

Come organizzare il lavoro da casa

Uno dei problemi più diffusi tra le persone che ho incontrato durante le consulenze gratuite offerte per la Settimana dell'organizzazione è come organizzare il lavoro da casa. In realtà il problema è duplice, perché riguarda sia l'uso del tempo sia l'uso dello spazio.

All'improvviso, persone che hanno sempre lavorato presso la sede aziendale*, magari in uffici condivisi con i colleghi, si sono ritrovate a lavorare da casa, negli spazi di solito dedicati al riposo, allo svago, all'accoglienza di ospiti, amici e familiari. Senza colleghi, senza punti di ritrovo consueti, senza più abitudini consolidate, senza uno spazio dedicato.
  Tra le difficoltà riscontrate fin da subito da chi solitamente lavora in ufficio ci sono:

• assenza di orari e, quindi, più ore del solito passate a lavorare;
• caos nella comunicazione tra colleghi, che crea continue distrazioni;
• mancanza di programmazione e lavori portati avanti oltre gli orari di lavoro;
• mancanza di riti lavorativi e, quindi, sensazione di disorientamento e di isolamento.

Anche le persone che si dichiarano le più disorganizzate al mondo imparano a organizzarsi in tempi di necessità. È naturale, quando è in gioco un'emergenza e un cambio repentino di vita: per sopravvivere al caos, si cercano soluzioni pratiche e veloci a problemi inediti. Non è facile, ci vuole pazienza e tempo per testare un nuovo metodo, ascoltare le nuove esigenze (per esempio, le abitudini che mancano, una separazione fisica e mentale tra il lavoro e la casa e la famiglia) e modificare poco alla volta le soluzioni iniziali.

  Ti lascio alcuni consigli organizzativi per lavorare da casa come un libero professionista, così puoi prendere spunto e rendere la tua organizzazione più efficiente.

1. Rispetta gli orari d'ufficio. Quando si è abituati a una struttura lavorativa imposta dall'azienda, è difficile capire quanto tempo dedicare al lavoro da casa; vale sia per alcuni capi che non hanno idea di quanto tempo impiegano i dipendenti a concludere un'attività, sia per i lavoratori che hanno la tendenza a occupare tutto il tempo disponibile, "tanto sono già a casa, non devo perdere due ore sui trasporti..."
   Il mio consiglio è di adottare gli stessi orari d'ufficio e di dimenticarti degli straordinari. Inizia e termina ai tuoi soliti orari (punta una sveglia, se necessario), mantieni questa abitudine e goditi le due ore guadagnate**.
2. Crea nuovi riti. Se eri abituata a fare colazione al bar o leggere sul tram prima di entrare in ufficio, scambiare quattro chiacchiere coi colleghi, allenarti in pausa pranzo, prendere un aperitivo dopo il lavoro, ne sentirai la mancanza e ti sentirai senza quei punti di riferimento che scandivano le tue giornate.
   Il mio consiglio è di creare nuove abitudini-coccole che ti confortino: qualcosa di piacevole prima di iniziare il lavoro, un paio di pause al mattino e altrettante nel pomeriggio per una bevanda calda e una telefonata, una pausa pranzo rilassante in famiglia, un momento tutto per te a fine lavoro.
3. Prepara il tuo ufficio. In ufficio avevi tutte le tue cose ben riposte nei cassetti e a portata di mano sulla scrivania; uno spazio in cui lavorare era facile e trovare l'occorrente ancor di più. Adesso devi dividere casa con il resto della famiglia e non c'è uno studio tutto per te dove poterti concentrare.
   Il mio consiglio è di trovare uno spazio di lavoro per ciascuno, una stanza intera oppure in un angolo, meglio se appartato e con una buona illuminazione; se hai una scrivania tutta per te, organizzala per avere tutto sotto mano, altrimenti metti l'occorrente in una borsa per allestire un ufficio portatile.
4. Datti delle regole chiare e condividile. Come in ufficio seguivi regole ben precise, così fai anche a casa e condividile con famigliari e colleghi.
   Il mio consiglio è di informare tutti di come intendi usare i tuoi spazi, dei tuoi orari di lavoro (comprese le pause), di come comunicare tra colleghi per eliminare distrazioni (scegliete insieme tempi e mezzi per scambiare le informazioni di lavoro, le urgenze e le chiacchiere) e dei momenti in cui hai bisogno di stare da sola.
   Altro consiglio: non lavorare in pigiama o in tuta, ma scegli vestiti comodi e a prova di videochiamate; ti aiuta a separare mentalmente il lavoro dalle attività casalinghe.

Lavorare da casa regala anche delle piacevoli sorprese, come vivere quotidianamente momenti conviviali con la famiglia (prima relegati solo ai giorni di festa e vacanza), riscoprire interessi abbandonati, mangiare meglio e con calma, dedicare del tempo ai tuoi interessi e alla cura di te.
  Quali di queste abitudini vuoi portare con te anche dopo?

Se vuoi leggere altri consigli su come organizzare il lavoro da casa, segui le storie che pubblicherò domani sul mio profilo Instagram.

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* Per chi già lavorava in proprio o con lavori che prevedono diversi tipi di flessibilità (di orari, di gestione, di luogo, di contratti) è stato più facile adeguarsi e il problema maggiore è stato come organizzare le diverse necessità di tutta la famiglia – ma di questo scriverò un'altra volta.
** Il lavoro distrae e tiene occupata la mente, ma le preoccupazioni rimangono e consumano energie: riposati più che puoi per ricaricarle e non rischiare l'esaurimento.

Come distinguere le vere priorità da quelle false

Mi è capitato la seconda o la terza settimana di questo periodo. In superficie la mia vita era la stessa – stessi orari, stesse abitudini, stesse modalità di lavoro (in remoto) – ma nel profondo sentivo qualcosa di diverso, come se l'ago della bussola stesse cercando un nuovo polo magnetico. Mi sono chiesta se le cose per cui mi stavo impegnando fossero davvero importati per me, ho messo in dubbio le mie priorità o, meglio, loro hanno sollevato il dubbio.

In momenti come questi l'insicurezza ribalta la nostra vita e ci spinge a rivedere tutto: i nostri piani, i nostri sogni, le nostre priorità. Ancor di più se finora abbiamo portato avanti delle attività "ugualmente importanti" senza mai chiederci se lo siano realmente.
  Durante le consulenze gratuite che ho proposto per la Settimana dell'organizzazione, più persone mi hanno chiesto come riuscire a distinguere le vere priorità da quelle false, e credo che il metodo migliore sia porsi le domande giuste e darsi le risposte più sincere possibili.

Nei libri di organizzazione personale ho trovato alcuni interrogativi interessanti per riconoscere le cose importanti veramente importanti, questi sono i miei preferiti:

• "Qual è, fra le cose che potresti fare nelle tua vita personale e professionale, quella che, se facessi con regolarità, apporterebbe un enorme miglioramento nella tua vita?"
  (Stephen Covey, Le 7 regole per avere successo)
• "Cosa ti ha spinto a investire tempo ed energia in questa attività?"
  (Ryder Carroll, Il metodo Bullet Journal)
• "Cosa vuoi aggiungere alla tua vita in questo momento e, soprattutto, perché?"
  (Ryder Carroll, Il metodo Bullet Journal)

Prendi quaderno e penna, segna le domande e cerca le risposte dentro di te. Il tuo intuito conosce bene i tuoi valori e sa già che cosa scriverai; perciò decidi di conseguenza, conferma le vere priorità ed elimina quelle false.

L'ultimo quesito, in particolare, è stato illuminante per me: in questo momento voglio semplificare al massimo la mia vita, riportare a galla alcune mie caratteristiche, imparare sempre più a viver nel presente e "fare quello che posso con quello che ho nel posto in cui sono".

  La mia priorità è duplice:

1. continuare ad aiutarti con l'organizzazione personale (anche l'Organizzazione mondiale della sanità ne riconosce il valore e i benefici, e credo che non ce ne sia bisogno solo adesso ma ancor di più nelle prossime fasi e dopo), perché è la mia missione, credo in quello che faccio e sento il bisogno di lavorare con le persone, instaurare un rapporto di fiducia reciproca e contribuire a vivere meglio questo periodo;
2. aiutare chi in questa situazione lavora per noi e non può fermarsi, perché sento il bisogno di fare concretamente la mia parte e di contribuire per sostenere la ricerca, la cura e tutto ciò che è necessario per affrontare questa situazione.

Ecco perché, da oggi finché perdurerà questo periodo, ti offro un servizio-solidarietà: per ogni acquisto di FLORA, la consulenza di un'ora in remoto per trovare una soluzione veloce e pronta all'uso a un problema organizzativo specifico, darò il 50% del ricavato alla raccolta fondi per l'unità di crisi della Regione Piemonte #riprendiAMOfiato.

  Ho scelto FLORA perché è il servizio che costa di meno e risolve più problemi: in un periodo d'incertezza economica preferisco dare a tutti l'opportunità di imparare a organizzarsi per vivere questo e i prossimi cambiamenti nel modo migliore.

Più siamo, meglio è: per scoprire come funziona la consulenza e la donazione alla raccolta fondi visita la pagina dedicata a FLORA.