Ti presento Johnny

Negli scorsi mesi ti ho presentato i miei servizi Flora e Baldo; oggi tocca a Johnny, il mio percorso di interventi che ti aiuta a organizzare gli spazi di casa e smettere di perdere tempo a cercare le cose.

L'ho chiamato come il cane che hanno adottato i miei genitori decine di anni fa e con cui ho passato tutta la mia adolescenza e parte della mia giovinezza. Era un Beagle fatto e rifinito: vorace, onnivoro (disdegnava solo le carote tagliate a rondelle), dispettoso e vincitore del premio Oscar alla miglior interpretazione drammatica.
  Passava le sue giornate nei posti più caldi di casa e usciva di rado, di solito per fare giretti in solitaria nel vicinato. Era il re della casa: conosceva ogni angolo, ogni odore, ogni nascondiglio e lasciava entrare gli ospiti solo dietro lauta mancia (biscotti, cornetti e altre leccornie).

Rappresenta perfettamente il mio percorso d'interventi a domicilio o da remoto, pensato per chi vuole organizzare gli oggetti in modo funzionale per non perdere tempo a cercarli, preferisce essere seguita passo dopo passo e desidera imparare un metodo personalizzato che duri nel tempo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di qualcuno che ti accompagni; se desideri dare un posto a ogni cosa per riordinare e pulire in meno tempo, ma non conosci le tecniche e gli strumenti organizzativi; se hai provato a organizzarti da sola, ma non sei riuscita.

L'ho reso il più semplice possibile, perché è impegnativo e il lavoro da fare insieme e in autonomia è molto. Ogni incontro avviene in presenza a casa tua (se abiti a Milano, Torino e nelle province di Novara, Verbania, Varese) oppure tramite internet e dura almeno tre ore, il tempo necessario per ottenere i primi risultati, e al massimo sei ore.
  Dopo le formalità, ci troviamo per un sopralluogo iniziale (gratuito se abitiamo vicine o da remoto): tu mi mostri gli ambienti di casa che ti fanno perdere tempo, io preparo un progetto organizzativo su misura delle tue esigenze e insieme fissiamo i prossimi appuntamenti. Durante gli interventi ti aiuto a trovare il posto più comodo per ogni oggetto, ottimizzare gli spazi di casa e mantenere l'organizzazione nel tempo. Ti affido anche dei compiti da portare avanti da sola di volta in volta.

Johnny funziona perché risolve i problemi legati all'uso degli spazi, alla disposizione degli oggetti e all'organizzazione personale con un percorso di interventi a domicilio o da remoto ed esercizi da fare a casa in autonomia. Inoltre i consigli, i materiali e gli strumenti per organizzare le tue cose negli spazi di casa sono come una guida, da usare ogni volta che avrai bisogno di modificare la tua organizzazione.

Finora Johnny ha aiutato persone a:

• trovare subito ciò che serve;
• dare un posto a ogni cosa in modo funzionale e ragionato;
• mettere a posto e riordinare velocemente;
• pulire gli ambienti con facilità;
• scegliere quali oggetti tenere;
• vivere in ambienti comodi, funzionali e armoniosi;
• ospitare amici e parenti senza perdersi in maratone di pulizia & riordino.

Se leggi la pagina dedicata a Johnny, trovi la sua descrizione. Intanto ti lascio la fotografia del re della casa che controlla i confini del suo maniero! 

Il disordine e l'organizzazione personale

Si può essere disordinati e al contempo organizzati? Sì, io ne sono la prova.

Sono una persona disordinata, tendente a lasciare tutto dove capita, a impilare oggetti per terra, a far sì che le cose vivano di vita propria per l'eternità. Ho sempre pensato che il disordine fosse libertà d'espressione, che avessi cose più importanti e alte cui dedicarmi. Finché nel mezzo dei trent'anni mi sono accorta che invece il mio disordine mi frenava, innervosiva e, soprattutto, rubava tempo prezioso a ogni mio giorno.

Per fortuna, sono una persona con una discreta dose di organizzazione: fin da piccola mi organizzavo per ottenere i risultati desiderati. Nei periodi critici mi lascio andare al disordine, poi la mia indole organizzativa riprende in mano la situazione e sistema ogni cosa.
  Per me l'organizzazione è un modo di non perdere tempo (a riordinare e cercare) e di contenere con gentilezza il mio disordine innato.

Che cos'è il disordine?

Il disordine è la negazione, la mancanza o lo scompiglio dell'ordine, è confusione. E la confusione porta quasi sempre alla sporcizia, perché pulire un ambiente disordinato è davvero difficile: le superfici sono ricoperte "a macchia di leopardo" da oggetti di vario tipo e tutto rischia di crollare.
  Le persone disordinate, semplicemente, non sono interessate a mantenere l'ordine. Di solito per mancanza di voglia o di tempo, spesso perché attratte da cose più entusiasmanti.
  Ci sono persone che nel loro disordine si sentono a loro agio e trovano senza sforzo né perdita di tempo tutto ciò che cercano: il loro è un disordine "ordinato", una forma più consapevole e meno dispersiva, quasi una confusione solo apparente.

Da disordinata organizzata riconosco i pro e i contro del disordine (basati solo sulla mia esperienza):

• da una parte è totale libertà, dedizione a impegni più grandi, espressione della propria indipendenza, creatività;
• dall'altra è caos, impossibilità di gestire un ambiente, perdita di tempo e di energie, sintomo che qualcosa non va.

Come può l'organizzazione eliminare il disordine senza snaturare la personalità?

Di una cosa sono sicura: non sarò mai ordinata. L'ordine fine a se stesso semplicemente non m'interessa. 
Trovare un posto a ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto, tenere traccia delle idee e dei pensieri improvvisi, mi piace solo se finalizzati a un obiettivo capace di entusiasmarmi ancor di più. Per esempio, smettere di affannarmi ogni giorno, riposarmi, divertirmi e avere il tempo di osservare e accorgermi delle piccole e grandi cose belle che accadono attorno a me.

  

L'organizzazione personale, infatti, funziona solo se le soluzioni sono costruite attorno alla tua personalità, alle tue attitudini e consuetudini.
  Se vuoi realizzare un desiderio o soddisfare un bisogno ma il tuo disordine ti ostacola, imparare a organizzarti ti aiuta a rimanere concentrata sui tuoi obiettivi, ad acquisire nuove abitudini e, poco alla volta, a gestire il tuo disordine senza rinnegarlo. Così rimani te stessa, ma più serena.

Casa ordinata vs casa organizzata

La settimana scorsa è iniziata una nuova serie televisiva sul mondo dell'organizzazione personale: L'arte di organizzare la casa con The Home Edit. 
  The Home Edit è un'azienda di professioniste dell'organizzazione statunitensi di Nashville, fondata da Clea Shearer e Johanna Teplin. Dal loro sito scopro che vogliono reinventare l'organizzazione domestica tradizionale unendola alla progettazione e all'arredamento d'interni: ai loro sistemi organizzativi, infatti, aggiungono un tocco di stile per trasformare gli spazi anche dal punto di vista estetico. La loro firma stilistica è la disposizione degli oggetti in ordine cromatico.

Non posso fare a meno di pensare a un'altra serie televisiva, Facciamo ordine con Marie Kondo, in cui la famosa consulente di riordino giapponese, insieme alla sua assistente, aiuta alcune famiglie statunitensi a fare ordine nelle loro case.
  Marie Kondo è imprenditrice e ideatrice del metodo KonMari, che insegna in tutto il mondo per trasformare le case disordinate in spazi di serenità e ispirazione. Il suo metodo si basa sul riordino per categorie (e non per stanza) e incoraggia a tenere solo le cose che danno gioia e lasciare andare quelle che non lo fanno più, dopo averle ringraziate per il servizio reso.

The Home Edit aiuta le persone a trovare un sistema di organizzazione degli oggetti in linea con le loro abitudini e il loro stile di vita; Marie Kondo aiuta le persone a liberare gli spazi in cui vivono degli oggetti inutili. Il risultato sembra lo stesso: le case sono in ordine, armoniose e facili da vivere. Ma è davvero così?

Credo che una casa ordinata sia diversa da una casa organizzata. Per comprendere bene la differenza, ho cercato sul vocabolario della lingua italiana l'etimologia e il significato di entrambe le parole, ordine e organizzazione (lo faccio sempre, quando voglio arrivare all'essenza di una parola).
  Ecco cos'ho scoperto.

• Ordine deriva dalla parola latina ordo, composta da termini indoeuropei col significato di "modo di procedere".
  Indica principalmente la disposizione di ogni cosa nel suo luogo, cioè dove le spetta rispetto ad altre, secondo un criterio ragionato per praticità, utilità e armonia.
  È anche la disposizione delle cose nel mondo secondo natura e legge.
  
  
• Organizzazione deriva dal verbo organizzare e dal termine organo.
  Organo a sua volta deriva dalle parole in latino organum e in greco antico òrganon, che significano "strumento".
  Organizzazione significa "mettere i vari elementi di una cosa in connessione tra loro affinché lavorino insieme e raggiungano un fine determinato". Indica anche la preparazione di quanto è necessario per eseguire qualcosa (per esempio, preparare gli ingredienti per eseguire una ricetta).
  Quindi, l'organizzazione dà una struttura a un insieme di elementi e li coordina tra loro per ottenere un risultato.

In poche parole, quando ordiniamo stiamo mettendo al loro posto oggetti e idee; quando organizziamo stiamo mettendo insieme oggetti e idee per raggiungere un obiettivo.
  La differenza è enorme.

Una casa ordinata è un ambiente armonioso, in cui ogni oggetto è utile, piacevole e al suo posto. Una casa organizzata è un ambiente armonioso, in cui ogni oggetto è utile, piacevole, al suo posto e funzionale a uno scopo.
  Per esempio, in un armadio ordinato i vestiti e gli accessori sono divisi per colori, lunghezza e tipo di stoffa; in un armadio organizzato i vestiti e gli accessori sono raggruppati in completi da indossare nelle diverse occasioni (lavoro, attività all'aria aperta, feste e serate importanti, riposo) per risparmiare tempo ed evitare fatica decisionale.

Insomma, la grande differenza è questa: l'organizzazione fa in modo che sia la casa a lavorare per te, e non tu per la casa.

La Tecnica del Pomdoro è molto più di un pomodoro (seconda parte)

Nell'articolo della settimana scorsa ti raccontavo come ho scoperto che la Tecnica del Pomodoro sia molto più ricca e strutturata di quanto si dica solitamente in giro: ci sono cinque fasi (e non solo il Pomodoro da trenta minuti), quattro strumenti (e non solo il timer da cucina) e cinque obiettivi da raggiungere (e non solo il generico "allenare la concentrazione e diminuire le distrazioni").

Nell'articolo scrivevo che cosa si dice in giro e iniziato a spiegare che cosa non si dice in giro: le cinque fasi consecutive e necessarie perché la tecnica abbia successo e gli altri tre strumenti oltre al timer affinché la tecnica abbia senso e funzioni. Ma non è finita qui...

I cinque obiettivi

La Tecnica del Pomodoro serve a molto di più e ogni obiettivo si raggiunge progressivamente, uno dopo l'altro e senza fretta.

1. Rilevare lo sforzo per ogni attività. Segna una x per ogni Pomodoro concluso e a fine giornata conta quanti pomodori hai dedicato a ogni attività. Il Pomodoro, infatti, non è solo una misura di tempo ma anche di sforzo, cioè dell'impegno dedicato a un lavoro.
2. Ridurre le interruzioni e imparare a gestirle. Segna un apostrofo per ogni interruzione interna (di solito cose che devi ancora fare, i cosiddetti cerchi aperti) e una linea per ogni interruzione esterna (telefonate, messaggi, domande altrui); decidi se eliminare le attività richieste dalle interruzioni (non importanti) oppure se rimandarle in un altro Pomodoro della giornata o in un altro giorno. Lo scopo è diminuire il numero delle interruzioni e aumentare il numero dei pomodori completi.
3. Stimare lo sforzo delle attività. Ogni giorno segna prima i pomodori disponibili e dopo le attività  all'interno dei pomodori, in ordine di priorità; se avanzano dei pomodori, riempili con altre attività; se invece i pomodori non bastano, aggiungine altri. A fine giornata registra sia i pomodori stimati sia quelli reali. Lo scopo è prevedere lo sforzo, cioè il numero di pomodori, per ogni attività.
4. Rendere più efficace il Pomodoro. Man mano che prendi confidenza con la tecnica, puoi usarla per migliorare il tuo modo di lavorare: usa i primi cinque minuti del Pomodoro e il primo pomodoro di un blocco per ripetere quanto fatto finora e gli ultimi cinque minuti del Pomodoro e l'ultimo pomodoro di un blocco per controllare quanto realizzato. 
5. Definire un orario. Lo scopo è darti dei limiti entro cui iniziare e terminare il tuo lavoro, identificare il tempo "libero" (da attività lavorative) e valutare i risultati della giornata. Sfrutta al meglio i pomodori, trova il blocco di pomodori più produttivo (al mattino, di pomeriggio, a che ora?) e modifica se necessario il tuo orario di lavoro (soprattutto col cambio di stagione). Così rendi la tua giornata più efficace, svolgi le tue attività senza interruzioni e migliori il tuo modo di lavorare.

I risultati si vedono Pomodoro dopo Pomodoro

Per imparare la Tecnica del Pomodoro ci vogliono da una a tre settimane di applicazione costante. Inizi dalle basi e, di volta in volta, segui le cinque fasi fino a raggiungere tutti gli obiettivi previsti dalla tecnica. 
  Ti aiuta a eliminare l'ansia del tempo che scorre e t'insegna l'attenzione al qui e ora. E se le idee si fanno confuse, puoi usare i pomodori "esplorativi" per riordinare le priorità e organizzare un nuovo piano di lavoro. Impari a valutare come migliorare la tua produttività, a riconoscere quante e quali attività realizzare ogni giorno e quali servono per raggiungere i tuoi obiettivi, a ridurre gli errori di pianificazione. Ti abitui a lavorare seguendo un ritmo sostenibile, perché calibrato con consapevolezza sull'uso delle tue energie, per arrivare a fine giornata stanca, sì, ma non esaurita.

Durata del Pomodoro

Il Pomodoro dura trenta minuti, venticinque di attività e cinque di pausa. Il blocco di pomodori è formato da quattro pomodori seguiti da una pausa di quindici-trenta minuti.
  In giro si dice che si può accorciare o allungare il Pomodoro secondo la propria capacità di concentrazione. Ma Francesco Cirillo, l'inventore della tecnica, non sarebbe d'accordo, per due motivi:

• il Pomodoro deve rappresentare un'efficace grandezza elementare di lavoro. Il Pomodoro serve per misurare sforzi continui, uguali tra loro e confrontabili: trenta minuti sono una grandezza giusta, ideale sia per raggiungere risultati sia per raccogliere dati senza interferire;
• il Pomodoro deve favorire consapevolezza, concentrazione e lucidità. Intervalli di tempo di venti-quaranta minuti seguiti da una breve pausa massimizzano l'attenzione e l'apprendimento: la pratica dimostra che trenta minuti fanno lavorare al meglio la Tecnica del Pomodoro.

Quindi la durata del Pomodoro è fissa, ma si può variare il numero di pomodori di un blocco (da due fino a sette) e aumentare la durata della pausa a fine Pomodoro (non più di dieci minuti, per non interrompere il ritmo): tutto dipende dalla percezione della propria stanchezza.

Infine, la Tecnica del Pomodoro non è una tecnica di "gestione del tempo" ma di produttività personale. Con il Pomodoro si misura lo sforzo impiegato per completare un'attività (non il tempo), s'impara il valore della continuità e delle pause, aumentano la motivazione e la determinazione, diminuiscono gli errori di pianificazione, si perfezionano l'osservazione e la valutazione dei risultati, si mantiene un ritmo lavorativo personale, consapevole e sostenibile.

Ecco perché mi piace. E, se ti ho incuriosito, vuoi provarla ma non sei sicura di come fare, scrivimi per saperne di più.

Leggi anche:
• La Tecnica del Pomodoro è molto più di un Pomodoro (prima parte) 

La Tecnica del Pomodoro è molto più di un pomodoro (prima parte)

Chi mi segue anche nel bollettino d'informazioni (o newsletter) Con Brio lo sa: è da un paio di mesi che sto lavorando con passione al Grande Progetto. Sono ancora nella prima fase: rileggo e ristudio i libri sul tempo, e riprovo (se m'ispirano) le tecniche, gli strumenti e i metodi organizzativi proposti. Il tutto rigorosamente in ordine cronologico (ehm).

È così che ho fatto una scoperta davvero sorprendente: la Tecnica del Pomodoro non è soltanto il pomodoro, ma è molto di più. Finora, in internet e nei corsi che ho frequentato, ho trovato solo una parte della Tecnica del Pomodoro, quella caratteristica e incentrata sul timer a forma di pomodoro.
  Ho scoperto che questa tecnica è molto più ricca e strutturata: ci sono cinque fasi, quattro strumenti e cinque obiettivi che si prefigge di raggiungere.

Quel che si dice in giro

La Tecnica del Pomodoro è ideata da Francesco Cirillo alla fine degli anni Ottanta. È una tecnica di gestione del tempo e serve per allenare la concentrazione e ridurre le distrazioni.
  Metterla in pratica è semplice, perché basta un unico strumento: un timer da cucina (quello originale era a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica).
  Un Pomodoro dura trenta minuti: venticinque di attività (lavoro o studio) e cinque di pausa; dopo quattro pomodori si fa una pausa più lunga, tra i quindici e i trenta minuti.
  Il periodo del Pomodoro si può accorciare o allungare, secondo la propria capacità di concentrazione. Per esempio, per i bambini un Pomodoro potrebbe durare dieci minuti, per chi ha una concentrazione già allenata anche quarantacinque-novanta minuti.

Quel che non si dice in giro

La Tecnica del Pomodoro non è così semplice come la descrivono. Non basta il timer e non esiste solo il Pomodoro, ma ci sono ben cinque fasi consecutive, necessarie perché la tecnica abbia successo.
  Eccole:

1. pianificazione – prima di iniziare a lavorare, pianifica le attività da svolgere in giornata e ordinale per priorità;
2. rilevazione – durante il lavoro raccogli i dati, cioè segna i pomodori completati e le interruzioni; 
3. registrazione – a fine giornata archivia le rilevazioni quotidiane, cioè i dati raccolti, per tenerne traccia;
4. elaborazione – quindi rileggi i dati e trasformali in informazioni utili per migliorare la tua produttività;
5. visualizzazione – infine, semplifica le informazioni e decidi in che modo e con quali azioni puoi migliorare.

Per mettere in pratica queste cinque fasi hai bisogno di altri tre strumenti oltre al timer:

• il foglio Magazzino attività su cui scrivere il tuo nome e la lista dei compiti da svolgere e depennare a fine giornata. Ti serve per la fase di pianificazione;
• il foglio Attività da realizzare oggi con l'intestazione (luogo, data e tuo nome) e la lista della cose da fare quel giorno ordinate per priorità. Ti serve per le fasi di pianificazione e di rilevazione;
• il foglio Registrazioni da aggiornare a fine giornata, su cui segnare la data, la descrizione dell'attività svolta e il numero di pomodori e di interruzioni. Ti serve per le fasi di registrazione, elaborazione e visualizzazione.

Per ora mi fermo qui: c'è davvero tanto da raccontare sulla Tecnica del Pomodoro! Nel prossimo articolo ti scriverò quali sono i cinque obiettivi, i risultati che si ottengono, perché non è una tecnica di gestione del tempo e perché il Pomodoro non si può accorciare o allungare.
  Nel frattempo sappi che ho trovato il mio Pomodoro e sto riprovando la tecnica seguendo con attenzione le sue regole: non vedo l'ora di raccontati com'è andata!

Leggi anche:
• La Tecnica del Pomodoro è molto più di un pomodoro (seconda parte)