Uno spazio fluido

È il cuore dell’estate, il caldo mi annienta nel corpo e nella mente, le vacanze sono lontane e nel frattempo ho mille pagine da studiare, mille idee da organizzare e mille progetti da scrivere. Ohibò.
Dopo aver provato ogni angolo di casa e scartato giardino, cortile, studio per il troppo caldo, ho trovato la postazione estiva di lavoro/studio perfetta per me: vicina alla luce naturale, lontana dai raggi del sole, rinfrescata da una costante corrente d’aria.
Poiché sono convinta che in un corpo comodo la mente lavori meglio, vi ho trasferito l’unica poltrona di casa, con tanto di poggiapiedi. E all’improvviso il soggiorno s’è trasformato in un piccolo labirinto.

È tutta una questione di flusso. La disposizione degli oggetti determina o meno il passaggio fluido, comodo, naturale di persone, animali, oggetti nello spazio in cui viviamo ogni giorno: ci semplifica la vita oppure la complica.

Ti sei mai chiesta quanto spazio lasci tra un oggetto e l’altro, qual è l’intervallo tra un mobile e l’altro? Passi comodamente in ogni parte di casa o c’è sempre qualcosa “tra i piedi” che intralcia?
Per esempio: puoi aprire lo sportello degli elettrodomestici in cucina, le ante dell’armadio in camera, l’oblò della lavatrice senza rivoluzionare ogni volta l’arredamento? Puoi sfilare un libro dallo scaffale, un paio di piatti dalla credenza, la tua maglietta preferita dal cassetto senza far cadere quel che c'è attorno?

Questo intervallo, lo chiamo comodità, una delle parole chiave che seguo per aiutare le persone a vivere bene lo spazio di casa (quest’anno mi sono capitate un paio di consulenze a distanza proprio per organizzare gli ambienti di casa secondo le attività svolte e la fluidità di movimento). Le altre parole chiave sono: esigenza, funzione, abitudine. Vediamole assieme: prendi quaderno, matita e giù di appunti!

Esigenza

Chiediti qual è la motivazione profonda che ti ha spinto a cambiare in parte o del tutto questo spazio. Di solito si tratta di un nuovo bisogno da soddisfare.
Organizzati: scrivi sul quaderno ogni motivo - sì, ce ne può essere più di uno; per esempio  “Mi manca un posto tutto mio in cui lavorare, leggere un libro e guardare un film in assoluta tranquillità”.

Funzione

Chiediti quali attività svolgerai in questo spazio, cioè che cosa ci farai in concreto, quali oggetti e arredi utilizzerai. 

Organizzati: dividi un foglio a metà, a sinistra elenca le attività, a destra, accanto a ogni voce, gli oggetti e gli arredi necessari; per esempio “Lavorare —> scrivania, sedia ergonomica, cuscini, prese elettriche, computer, stampante, scaffali, faldoni, buste trasparenti, portapenne, candele profumate; leggere —> libri, poltrona, lampada; guardare film —> poltrona, tivù, telecomandi”.

Abitudine

Chiediti come sei abituata a svolgere quell’attività, a usare quegli oggetti e quegli arredi. Di solito abbiamo delle preferenze, trasformatesi col tempo in abitudini; se sono “innocue”, non cercare di cambiarle ma tienine conto e assecondale: diventeranno le tue migliori alleate.

Organizzati: fai una lista delle tue preferenze riguardo le attività, gli oggetti e gli arredi necessari per svolgerla; per esempio “Quando lavoro mi piace sorseggiare tè e sgranocchiare biscotti —> vassoio per non sporcare la scrivania? Piano alto del carrellino?”

Comodità

Chiediti se gli arredi e gli oggetti sono disposti in modo da facilitare i tuoi gesti abituali e il passaggio di persone, animali e cose. Di solito si cerca di tenere tutto vicino col rischio di bloccare i movimenti e di rendere complicato svolgere quell’attività.

Organizzati: fai le prove, sposta arredi e oggetti finché ogni cosa sia disposta in modo funzionale e comoda per ogni movimento; per esempio “Il vassoio sulla scrivania è ingombrante, il carrellino intralcia il passaggio, invece una mensola profonda 30 cm sopra il piano di lavoro sarebbe comoda!”

Ecco la mia nuova postazione estiva: una poltrona, il suo poggiapiedi, un tavolino e, proprio di fronte (nella foto non si vede), il ventilatore.

Esigenza: trovare un posto comodo, luminoso, fresco e riparato dal sole per lavorare e studiare in questa torrida estate.

Funzione: lavorare e studiare al fresco e in comodità, appoggiare gambe, libri, quaderni, penne, matite, supporti tecnologici, azionare il ventilatore quando necessario —> una poltrona con poggiapiedi, un tavolino e una presa elettrica.

Abitudine: avere vicino ciò che serve per lavorare e studiare, usare contemporaneamente (e sparpagliare) libri, quaderni, penne e matite, tenere a portata di mano bicchiere d’acqua, telefono e occhiali, appoggiare le gambe.

Comodità: media —> la poltrona è vicina alla portafinestra (luce naturale e aria fresca), a quattro prese elettriche, a un tavolino e al ventilatore; l’appoggiapiedi è comodo per gambe e libri, ma occupa molto spazio: in caso di ospiti, lo sposterò davanti al camino per offrire un’altra seduta. 

A volte l’esigenza si scontra con la comodità, allora bisogna capire se vale la pena vivere in uno spazio scomodo o se è meglio cambiare qualcosa. È questo il bello dell’organizzazione personale: cambia assieme a noi e ci sfida a trovare soluzioni creative a nuovi problemi.

Le interviste creative: Valentina e il Tetto delle Nuvole

Io e Valentina di il Tetto delle Nuvole abitiamo quasi vicino, abbiamo anche alcune ex compagne di scuola in comune, eppure non ci conoscevamo. Ho scoperto lei, la sua bravura e le sue meraviglie all’inizio dell’anno in un incontro a distanza ed è scattata subito l’intesa: oltre all’amore per il nostro lago, per i nostri canidi e per il nostro lavoro, ci accomunano certi pensieri, stati d’animo e sogni.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Ogni mattina a colazione, seguo il suo profilo Instagram e mi diverto ad ascoltare quel che racconta (è simpaticissima) e m’incanto a rimirare quel che realizza con legno, colori, brillantini e perizia.
Mi piace perché è bravissima, piena di idee ed entusiasmo - da quel poco che so, mi sembra una persona capace di trasformare i problemi in opportunità: lo mostra, con garbo e spontaneità, tra un racconto e l’altro delle sue giornate.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Valentina, inizio subito con La Domanda: sei una creativa ordinata o disordinata?
Sono una casinista-ordinata. Lo so, sembra impossibile ma riesco a generare disordine in ogni angolo mente preparo un lavoro o mentre studio nuove idee, per poi sistemare tutto in maniera maniacale in un ordine quasi schematizzato.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Dove realizzi i tuoi lavori: in un laboratorio creativo oppure in un angolo della creatività (magari errante per casa)? 
Vivo in una mansarda senza porte e senza divisioni, che è casa, studio e laboratorio insieme. Ho realizzato un angolo dedicato solo al lavoro dove creo, disegno e studio, circondata da attrezzature e oggetti che cambiano a seconda del periodo e dei progetti a cui mi sto dedicando.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Come hai organizzato i materiali e gli strumenti con cui lavori?
Il mio lavoro è focalizzato principalmente sul colore e, avendo davvero molti barattoli e tubi di acrilici, ho optato per una cassettiera modulabile (quelle in metallo da ufficio di Ikea sono perfette): con tre elementi e tanti cassetti riesco ad avere di fianco a me tutto il necessario. In aggiunta ho un carrello, che posso spostare a seconda del bisogno, attrezzato con le cose più immediate che devo avere sempre a portata di mano. Non può mancare una libreria sia per carte e documenti vari, che per libri, riviste e materiale per il packaging: di cose ne servono sempre tante e cerco di incastrarle per rendere tutto il più funzionale possibile. E ovviamente una peg board {letteralmente un pannello a pioli, ma quella di Valentina è molto, molto di più!} sulla parete dove tengo tutta le parte legata all’ispirazione, che modifico ogni volta che ho in programma nuovi progetti.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Altra domandona: come organizzi il tuo lavoro in base agli ordini, alle spedizioni, ai mercatini...?
Con il tempo ho imparato a organizzarmi meglio, all’inizio era tutto a tutte le ore! Adesso invece divido la giornata a seconda dei compiti: dedico la mattina alla risposta di messaggi e allo shop; una volta finito, passo a quello che io definisco il “lavoro vero”, cioè mi dedico al legno e ai colori.
Ogni settimana compilo una lista delle commissioni in base alla data di consegna e ogni mattina compilo il planner con gli ordini che devo portare avanti: cerco di mantenerlo il più reale possibile così da poterlo completare entro sera.
Per gli ordini tengo sempre qualche spazio per le urgenze, così, se mi viene richiesto qualcosa in tempi brevi, ho due-tre spot liberi al mese per poterli mettere in lavorazione. Tranne nel periodo natalizio o pre fiera, in cui mi divido tra ordini e articoli che andranno in pronta consegna.

Immagine de il Tetto delle Nuvole

Ci racconti di uno spazio organizzato di cui vai particolarmente fiera?
Sicuramente i cassetti dei colori e dei pennelli divisi per ordine cromatico: potrei aprili a occhi chiusi e trovare il colore in un lampo! Ho cambiato soluzione un paio di volte, ma ora ho trovato la formula perfetta.
Ma la cosa a cui sono più legata è indubbiamente la peg board: è nata dopo tante prove e tanti studi, per essere il più pratica possibile e gestita a seconda del tipo di utilizzo aggiungendo gli accessori in base al bisogno.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Per finire: qual è il tuo sogno nel cassetto della creatività?
Questa è difficile, perché ho tantissimi sogni divisi in tanti cassetti! Per dirtene un paio: c’è quello più pratico di un laboratorio interattivo dove ospitare colleghe, amici e clienti, e quello più fantasioso di vedere la linea dei Musini Birichini diventare un marchio vero e proprio con mobili, accessori e, perché no?, anche tessili.

Immagine di il Tetto delle Nuvole

Una volta di più è confermata la mia idea: creatività e organizzazione sono fatte l'una per l'altra!
Non solo l'organizzazione aiuta a liberare la creatività, ma la creatività aiuta anche a migliorare e rendere più colorata l'organizzazione.

Se vuoi conoscere Valentina e i suoi lavori, puoi curiosare nel suo negozio Etsy e tra le immagini di Instagram e Facebook (tra poco sarà attivo anche il suo sito): buona meraviglia!

In estate, ozio

Da questa settimana ho iniziato il mio intervallo: due mesi in cui sospendo ogni collaborazione e m’impegno solo con me stessa.
Non sono due mesi di vacanza, piuttosto due mesi di otium: studierò parecchio, mi eserciterò e metterò in pratica per apprendere bene.

Mi è sempre piaciuto l’otium, fin dalla prima volta che l’ho incontrato al ginnasio.
L’otium era una prerogativa dei patrizi romani, il tempo libero dal negotium (gli affari commerciali e la vita politica), dedicato alla cura di sé, agli studi, alla filosofia e alla letteratura. Insomma, niente a che fare con l’ozio di oggi, sinonimo di pigrizia e indolenza...
Sono d’accordo con gli antichi filosofi, per cui l’otium è importante quanto il negotium e fondamentale per contemplare il mondo fuori e dentro di noi.

Come professionista dell’organizzazione, mi impegno con passione anche in importanti progetti di collaborazione (con Organizzare Italia, Apoi e altri colleghi) perché mi portano là dove, da sola, arriverei con difficoltà. Il confronto di esperienze, comportamenti e idee è uno stimolo continuo. Ma è comunque un lavoro fatto di riunioni, scadenze, obiettivi e compromessi da raggiungere. Per me, abituata a lavorare da sola, è faticoso: sento il bisogno di dedicarmi a me stessa e ai miei progetti, soprattutto quando le scadenze esterne fanno slittare quelle interne.

Ho rimandato questo appuntamento con me stessa da troppo tempo (almeno un anno e mezzo), non posso e non voglio più aspettare.

Perciò a giugno ho avvisato del mio periodo di “ritiro formativo”, settimana scorsa ho concluso le attività in comune e da lunedì ho sospeso per i prossimi due mesi ogni collaborazione. 

Perché proprio adesso e non prima? Sento di essere in una fase di cambiamento: più esperienze faccio e meglio capisco come fare per aiutare chi ha problemi di organizzazione personale.

Ho tante cose da studiare, approfondire e applicare: 

• seguirò i corsi Sempre più verde di Gioia Gottini, Strategia fai da te di Silvia Lanfranchi e 10 days business workout di Anh Digital Business Coach;
• leggerò con attenzione Chi ha paura del business plan? di Francesca Marano, Apro la partita Iva di Carlotta Cabiati e I soldi non crescono sugli alberi di Chiara Sinchetto (tutti editi da Zandegù);
• seguirò gli aggiornamenti dello Studio commerciale Garattoni & Vaccariello (partner di Apoi), di Paola Nosari e di Agnieszka Stokowiecka di Combinando blogging, marketing, progetti ed esperienze;
• studierò articoli, interviste e libri di chi da anni ha esperienza di neuroscienze e organizzazione personale.

Saranno due mesi di quiete e riflessione. Mi ritirerò al fresco di casa e dedicherò il mio tempo ad accogliere le idee e gli spunti che arriveranno, liberare la mia creatività e migliorare come professionista dell’organizzazione.

Ogni quanto ricarichi la tua energia?

L’energia, più di tutte, è la risorsa personale che curo con attenzione.
Ho passato anni a sperperarla, senza mai soffermarmi sulle conseguenze: spossatezza, mancanza di lucidità, malattie – dalle più banali alle più gravi. C’era sempre qualcosa di più importante della mia salute, mille impegni che rubavano piccole (e a volte grandi)  dosi quotidiane di energia. Non capivo che, una volta esaurita del tutto, mi sarei esaurita anch’io. E così è successo: sedici anni fa, dieci anni fa, quattro anni fa, l’anno scorso… Il tempo di ripresa diventa ogni volta più lungo e più faticoso è mantenere l’energia a un livello adeguato.

Quando mi sono accorta che la salute mentale e fisica dipende da quanta energia impiego ogni giorno, ho deciso di spenderne meno, risparmiarne di più e farne scorta appena posso.

Significa che ho ridimensionato la mole dei miei impegni, ho imparato a pretendere meno da me stessa, a rispettare i miei ritmi e i miei bisogni (riposo, innanzitutto!). Ho riscritto le pagine dell’agenda, ricalcolato per eccesso il tempo necessario per ogni attività, contato sulla comprensione di chi vive e lavora con me. Soprattutto ho inserito molte pause rigenerative.

Anche tu hai scoperto di essere una comune mortale e non una super eroina come credevi (o ti hanno fatto credere)? Bene, è un ottimo inizio. Per procedere in questa direzione, puoi prendere spunto da quanto ho imparato: ti racconto, infatti, ogni quanto tempo ricarico la mia energia.

Ogni giorno

Al mattino, appena sveglia e prima che inizi a lavorare: la colazione o la pausa in bagno sono momenti preziosi, senza pensieri molesti e interruzioni. In silenzio e con calma puoi prenderti cura di te per iniziare bene la giornata.

Organizzati: vivi in una casa affollata? Svegliati mezz’ora prima degli altri e la pace è assicurata.

In pausa pranzo: mangia bene, goditi ogni boccone, assapora tutti i gusti e assicurati che i tuoi pasti contengano i nutritivi necessari. Appena puoi esci dall’ufficio, raggiungi un parco, pranza con una persona cara, ascolta la tua musica preferita o immergiti in un gustoso romanzo.

Organizzati: sei sempre di fretta e non sai quando e che cosa cucinare? Prepara un menù settimanale (che cosa ti piace mangiare? Che cosa ti mantiene leggera e lucida per le prossime ore di lavoro?) e cucina la sera prima o durante il fine settimana.

Durante le pause tra un’attività e l’altra: mangia uno spuntino (sano), fai quattro passi, prendi una boccata d’aria fresca. Se riesci, fai tutte e tre le cose assieme!

Organizzati: concentrati mentre lavori, evita le distrazioni e premiati con una pausa rigenerativa. Il tuo cervello manterrà la vivacità e lavorerai meglio.

Dopo il lavoro, prima di rientrare a casa: dedica un’ora tutta per te e per sfogarti. Fai ginnastica, una corsa, una passeggiata, prendi un aperitivo, gira per i negozi… 

Organizzati: gli impegni della tua famiglia ti “rubano” tempo? Usa il calendario della famiglia per dividere equamente doveri e piaceri, e avere tutto sotto controllo.

Ogni settimana

Nei giorni del riposo: sono i giorni in cui non si lavora né si pensa al lavoro, i giorni perfetti per un bell’incontro con gli amici e per un’uscita rilassante e rinvigorente. Spegni il computer, silenzia le notifiche delle applicazioni, attiva la modalità aereo sul tuo telefono e resisti - resisti! – alla tentazione di usare il telefono con qualsiasi scusa. 

Organizzati: lavori di sabato e domenica? Usa i tuoi giorni liberi “come se”, proponi un aperitivo invece di una cena, controlla che i luoghi che vuoi frequentare siano aperti proprio quel giorno.

Ogni mese

Nei fine settimana: organizza almeno una visita al mese a un museo, un castello, un sito archeologico, una mostra, una fiera… Amplia i tuoi orizzonti, vivi una piccola avventura con una gita a un luogo del cuore, vicino o lontano.

Organizzati: non sai mai dove andare? Scrivi un elenco di posti da visitare in ogni occasione: nelle stagioni calde, in quelle fredde, col sole, con la pioggia, da sola, in compagnia, vicini, lontani, impegnativi, semplici. Segna anche giorni e orari d’apertura, indirizzo e recapiti.

Ogni stagione

Col cambio di stagione: se sei stanca, parlane col tuo medico e assumi degli integratori. Approfitta di ogni vacanza, festività e ponte stagionale per staccare mente e corpo e dedicarti al dolce far niente.

Organizzati: non puoi permettertelo perché hai troppo lavoro? Pianifica per tempo le tue attività, avvisa con largo anticipo capi, colleghi, collaboratori e clienti, prepara il lavoro per il tuo rientro.

Ogni anno

Periodicamente: controlla che tutto stia andando bene e, se avverti qualche disagio o sei affaticata, corri ai ripari. Fidati del tuo medico e non saltare le visite specialistiche di controllo. Vai in vacanza almeno due volte: non è necessario andare lontano, basta staccare dai soliti ritmi e riposarti – sì, anche a casa! Ma, appena puoi, regalati un viaggio, anzi il viaggio dei tuoi sogni!

Organizzati: a dicembre segna nell’agenda del nuovo anno quando prendere appuntamento per le visite mediche, quando cadranno ferie, feste e ponti, e quando iniziare i preparativi del viaggio dei tuoi sogni.

Intervallo

Ogni tanto soffermarsi sul significato delle parole e sulle sue sfaccettature dà l’avvio a nuovi pensieri.
Prendi per esempio la parola intervallo: è una parola di origini antiche* ma dal significato molto attuale e fondamentale nell’organizzazione personale.
Segna, infatti, la distanza spaziale tra due punti di riferimento (persone, animali, cose) oppure la distanza temporale tra due avvenimenti (passati, presenti, futuri).
Non solo: significa anche indugio, pausa in un’azione – quella pausa basilare per l’equilibrio tra il fare e il non-fare.

Quando vuoi trasformare un’idea in realtà è utile misurare quanto tempo passa tra il dire e il fare: un intervallo breve serve per prendere le misure, per ricaricare le energie, per fare il punto della situazione e decidere il nuovo “piano d’attacco”; un intervallo lungo può nascondere timore (di non farcela oppure di farcela), perfezionismo, false motivazioni, scarsa convinzione.

Ti faccio un esempio: ho iniziato ad allenarmi alla camminata veloce l’anno scorso, dodici mesi fa esatti; ho smesso a novembre a causa del freddo e dell’umidità, per tutto l’inverno non mi sono allenata e in primavera ho continuato a rimandare perché ero stanca (e ormai poco convinta). A giugno ho capito che l’unico modo per ricominciare era obbligarmi: la sveglia suonava alle sei, invece di lamentarmi per la stanchezza e usarla come scusa, mi costringevo ad alzarmi, prepararmi e uscire.
Un intervallo lunghissimo: avevo bisogno di un atto energico, perché altrimenti non avrei mai ripreso!

Usa il kanban per misurare la distanza tra la pianificazione e l’inizio delle azioni (basta aggiungere la data per ogni attività); poi chiediti che cosa funziona e che cosa no. A questo punto, se scopri che qualcosa non funziona, non demoralizzarti ma trova il modo di trasformare i punti di debolezza in punti di forza e falli lavorare per te.

* In latino significa “spazio tra due palizzate”. 

"Ozio: intervalli di lucidità nei disordini della vita."
Ambrose Bierce

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