Settimana dell’organizzazione Apoi 2019

  Sono iscritta a Apoi – Associazione Professional Organizers Italia da cinque anni; mi sono persa l’euforia della fondazione e dei primi incontri, ma ho recuperato col tempo. Per me essere socia senior di Apoi ha un significato profondo.

  Apoi è l’associazione di categoria che rappresenta la nostra professione in Italia e nel resto del mondo, che ci fa riconoscere come professionisti dal Ministero dello sviluppo economico e conoscere come professionisti a tutti gli italiani che hanno bisogno del nostro aiuto.
  Apoi è una comunità di professionisti dell’organizzazione: proveniamo da tutta Italia, da contesti diversi, con bagagli culturali ricchi e variegati; ci confrontiamo e arricchiamo a vicenda, i successi personali sono uno sprone per tutti gli altri, i momenti di sconforto (chi non ne ha, sul lavoro?) sono un’occasione di confronto e crescita.
  Apoi è una famiglia: parliamo la stessa lingua (quella organizzativa!), abbiamo le stesse abitudini (organizzative!), ci conosciamo poco alla volta tramite Internet, il telefono, incontri per lavoro o puro piacere, coltiviamo amicizie preziose, condividiamo lo stesso desiderio di aiutare più persone possibile a organizzarsi bene per vivere meglio.

  C’è un momento prezioso per noi professionisti dell’organizzazione di Apoi: la Settimana dell’organizzazione, che inizia con la primavera. Sono sette giorni, dal 21 al 27 marzo, dedicati a tutti gli italiani, per far sapere che esiste un metodo per vivere appieno: l’organizzazione personale.
  Credo che uno dei mali più insidiosi del presente sia la confusione. La confusione è come una foresta: troppe informazioni allontanano l’attenzione da ciò che davvero conta, troppe richieste stordiscono i sensi, troppi impegni tolgono la luce, troppi oggetti fanno inciampare. Nella confusione ti perdi, dimentichi i tuoi desideri e bisogni, perdi di vista la strada e le opportunità.
  L’organizzazione personale trasforma la confusione nella libertà di essere ciò che davvero vuoi.

  Come? Per iniziare, tra il 21 al 27 marzo segui i consigli di noi PO: sul sito di Apoi troverai l’elenco degli eventi locali e ogni giorno sui vari canali di comunicazione (blog, Facebook, Twitter) articoli, messaggi, vademecum, infografiche e video sull’organizzazione. Ci sarà anche qualcosa di mio, perciò tieni d’occhio Apoi!
  Come dicono i saggi, ogni viaggio, anche il più lungo, inizia con un piccolo passo.

È tempo di decidere

  L’indecisione è uno dei motivi per cui si rimandano le cose da fare e si perde tempo nella vita. Me ne accorgo ogni volta che facciamo la spesa (di solito di pomeriggio tardi, appena finisco di lavorare): io scelgo i prodotti che conosco bene o che hanno il giusto rapporto qualità/prezzo, mio marito si blocca davanti agli scaffali e la mezz’ora si trasforma in un’ora. Argh!

 La vita è fatta di scelte, prendiamo decisioni più o meno importanti tutto il giorno,  dal mattino appena suona la sveglia fino al momento in cui ci addormentiamo la sera. Se ci blocchiamo, arriva l’ansia e ogni sforzo è vano.
  La maggior parte delle volte ci blocchiamo perché ci assalgono mille informazioni: al supermercato mio marito, persona curiosa e attenta alle novità, si ferma a confrontare i prodotti e a leggerne le confezioni; io, che voglio solo tornare a casa a cenare, lascio il bagno d’informazioni ai momenti della settimana in cui sono più vivace e pimpante.
  Le informazioni, che cerchiamo (o riceviamo) per prendere una decisione, hanno bisogno di un periodo di incubazione: mentre noi facciamo altro, il nostro cervello le elabora e, senza nemmeno accorgercene, sappiamo già che cosa fare ancor prima di scegliere. Se, invece, ci riempiamo di troppe informazioni in poco tempo, andiamo in confusione e non siamo più in grado di decidere.

  Secondo Michael Heppell, autore del libro Guadagnare un’ora al giorno (e vivere felici!), la nostra incapacità di prendere decisioni ha due cause principali: il bisogno di conferme esterne e la paura di sbagliare. Con due esperimenti dimostra come entrambe non abbiano ragione d’esistere; ti va di provarli?
  Testa o croce è un gioco molto conosciuto. Immagina di porre una domanda, assegnare a una faccia della moneta (testa) una risposta e all'altra faccia (croce) un'altra risposta, lanciare la moneta e guardare se è caduta con la testa o la croce in su: se la risposta ti piace, fai quel che ti dice; se non ti piace, la lanci di nuovo finché ti dà la risposta giusta – cioè quella che si avvicina alla tua scelta.
  La sfida delle decisioni sbagliate consiste nell’impegnarti a prendere – appunto – dieci decisioni sbagliate nei prossimi dieci giorni: l’autore scommette che non ci riuscirai, perché le tue esperienze e il tuo istinto ti aiuteranno a scegliere bene!

  Se gli esperimenti non ti bastano, ecco che cosa puoi fare se fatichi a prendere decisioni:

1. assaggia – non fare indigestione di notizie, pareri e consigli vari, ma assapora poche informazioni per volta, soprattutto quando hai l’energia necessaria per “digerirle”;
2. aspetta – lascia che lavorino in sottofondo nella tua mente, mentre passeggi, leggi un libro, chiacchieri con le amiche o prepari il pranzo; meno le guardi, meglio “fermentano’;
3. ascolta – invece di cercare conferme nelle opinioni altrui, dai retta al tuo intuito; è quella parte di te che sa già che cosa vuoi fare (o non fare) con sicurezza;
4. osa – sii audace e fatti guidare dalle esperienze che hai vissuto; assieme formano un tesoro prezioso di insegnamenti, scoperte e illuminazioni utili in ogni momento della vita.

  Più decisioni prendi, meno rimandi le cose da fare; meno procrastini, più tempo risparmi e ti godi la vita!

Cinque domande per vivere bene il tuo spazio

  All’inizio credevo che organizzare gli spazi di casa mi servisse per fare chiarezza fuori e dentro di me. Sceglievo gli oggetti da tenere, decidevo come eliminare le cose inutili, svuotavo le superfici, riempivo gli interni dei mobili con un criterio logico e, nel frattempo, imparavo qualcosa di me e del mio disordine.
  Ho scoperto di essere disordinata non per anticonformismo o pigrizia, ma perché non so dove mettere le cose. È abbastanza semplice: se non so dove va un oggetto, lo lascio dove capita, di solito dove l’ho usato l’ultima volta o dove l’ho appoggiato senza nemmeno accorgermene.

  Man mano che trovavo un posto per ogni cosa, era facile riporla dopo l’uso e trovarla al momento del bisogno. A quel punto mi si è accesa la lampadina: organizzare gli spazi in cui si vive significa risparmiare tempo!
  Risparmio tempo (ed energia preziosa) quando esco di casa e so dove sono gli occhiali da sole, le chiavi della macchina, la borsa e il cappello; quando è il momento di pagare le tasse e so dove sono tutti i documenti necessari; quando incontro un’amica e so dov’è il libro che mi ha prestato.

  Quindi, per me, l’organizzazione degli spazi ha due grandi valori:

• la consapevolezza, cioè sapere con precisione quali oggetti ci servono e dove tenerli, in linea con lo stile di vita dei nostri sogni;
• il tempo, cioè limitare le perdite inutili e risparmiare minuti, ore e giorni per dedicarci a ciò che davvero conta.

 
  Una casa in disordine è difficile da pulire, le cose in giro sono difficili da trovare, una dispensa caotica è difficile da gestire tanto quanto un armadio ingarbugliato – e non si sa che cosa mangiare né come vestirsi!
  Per questo motivo, a chi mi chiede aiuto per usare meglio il tempo, domando sempre come sono gli spazi di casa: se regna il caos, propongo di organizzarli, perché fa parte del processo di trasformazione dell’uso del tempo.

  Ti sei resa conto che la gran parte del tuo tempo rotola via tra pulizie di casa simil-campagne militari e battute di caccia all’oggetto smarrito? È ora di correre ai ripari: fermati, preparati una tisana, siediti al tavolo con quaderno e penna pronti all’uso, e rispondi a queste cinque domande con calma e sincerità.

1. Che cosa desideri e di che cosa hai bisogno?
   Pensa a come vorresti che fossero i tuoi spazi (aperti, luminosi, intimi, accoglienti, rilassanti, stimolanti) e a quali caratteristiche ti faciliterebbero la vita (semplici da gestire, con tanti contenitori, insonorizzati, ben riscaldati, asciutti, senza barriere architettoniche).
   Per esempio, desidero una casa luminosa, un soggiorno intimo ma accogliente e pochi mobili; ho bisogno di una stanza tutta mia, una cucina isolabile – per gli odori -, tutte le stanze su un unico piano.
2. A che cosa ti serve?
   Ogni spazio ha la sua funzione (o più funzioni) e deve contenere solo ed esclusivamente gli oggetti necessari per svolgere quelle attività. Il motivo è logico: trovare subito quel che ti serve dove ti serve! Pensa se gli oggetti presenti nelle tue stanze corrispondono alle attività che vi svolgi, e togli tutto quel che non c’entra.
   Per esempio, nella nostra camera da letto ci sono solo un letto comodo, due comodini (con l’occorrente per la notte), due panche per i cuscini, due sveglie, due lampade e il mio libro.
3. Come organizzi gli oggetti?
   Se sai che cosa fare in ogni stanza, sai anche di quali oggetti hai bisogno. Dividili per categorie, cioè insiemi di oggetti con caratteristiche simili (servono per svolgere la stessa attività), e riponi ogni gruppo proprio dove lo utilizzi.
   Per esempio, nel nostro soggiorno tivù, dvd, lettore dvd e telecomandi sono nel mobile tivù; ciocchi di legno, fiammiferi, pinze sono in una borsa di feltro accanto al camino; le riviste sono tutte nel portariviste; i giochi dei cani sono in un cestino tra le due cucce.
4. Sei comoda?
   Ogni oggetto è accessibile se lo prendi e lo riponi con facilità; se fai fatica, qualcosa non funziona. Tieni sott’occhio e a portata di mano quel che usi ogni giorno, in basso le cose pesanti che usi poco, in alto gli oggetti che usi una o due volte all’anno; evita le doppie file, usa separatori e contenitori di ogni misura.
   Per esempio, sotto il piano di lavoro della cucina ho un cassetto con il porta-coltelli, un cassetto con contenitori per grattugie, spremi agrumi e mandoline, un altro con seperatori per tritatutto, frullatore e taglieri.
5. Ti fa stare bene?
   Uno spazio organizzato è funzionale, comodo e contiene tutto ciò che serve dal punto di vista pratico ed emotivo. Aggiungi un po’ di bellezza, un pizzico di meraviglia, colori, odori e suoni capaci di destare ogni giorno serenità, sicurezza e gioia.
   Per esempio, nella nostra camera c’è un portacandele in sale rosa per conciliare il sonno, un profumatore che mi ricorda il mare, oggetti, libri e un quadro che mi piacciono.

  E adesso? Ora rileggi le tue risposte e mettiti all’opera per vivere bene lo spazio e risparmiare tempo!

Il metodo per non perdere tempo

  Avevo scelto l’archeologia perché immaginavo di vivere ogni giorno un’esperienza diversa, senza mai annoiarmi. Mi ero fatta l’idea di una vita avventurosa (ben diversa da quella d’ufficio), finché mi sono accorta che il metodo di lavoro rischiava di essere noioso. Facevo sempre le stesse cose: pulire lo strato portato alla luce, fotografare le caratteristiche del suolo, compilare il registro delle fotografie, disegnare lo strato, compilare la scheda delle unità stratigrafiche, raccogliere i reperti, compilare il registro dei reperti, scavare per scendere allo strato successivo e così via all’infinito – come qualsiasi altro lavoro.
  In realtà stavo imparando due lezioni importanti:

• grazie a questo metodo sapevo sempre che cosa fare, non tentennavo, non perdevo tempo, andavo avanti e a fine giornata i risultati erano eclatanti - scritti nero su bianco e tangibili;
• l’avventura quotidiana consisteva nella scoperta del passato, nel mio desiderio di conoscere la storia di quel sito, nella curiosità di sapere cos’avrei trovato sotto l’ultimo strato.

  Ho cambiato lavoro, ma questi insegnamenti sono sempre con me. La mia motivazione (l’avventura quotidiana) era forte, ma mi mancava il metodo; quindi ho studiato, sperimentato, sbagliato, ricominciato e provato di nuovo, finché ho trovato quello giusto per me.
  Il mio metodo per non perdere tempo si sviluppa in quattro passaggi: te lo racconto, perché, se anche tu sei stanca di lavorare tanto con pochi risultati, potrebbe esserti utile.
  Immaginalo come un viaggio…

  Idee chiare e decisioni sicure: la destinazione. Prima ancora di partire, la cosa più importante – anzi, fondamentale – è sapere dove andare: senza una meta non c’è viaggio, ma solo un errare confuso verso l’ignoto.
  Per chiarirti le idee, segui i tuoi desideri, i tuoi bisogni e il tuo istinto; poi, scegliere con sicurezza che cosa fare per realizzare le tue idee ti verrà facile.

  Il piano di attività e la lista progetti: la mappa. Subito dopo, traccia il tuo itinerario: segna la strada giusta da seguire e le tappe lungo il percorso; consultalo durante il viaggio, così non rischi di perderti.
  Prenditi del tempo per elaborare il tuo piano di lavoro e decidi quali attività intraprendere. Usa le liste di progetto per dividere ogni attività in singole azioni.

  L’agenda mensile, settimanale, giornaliera e il metodo Heppell: il programma di viaggio. Per ogni tappa decidi che cosa visitare, da chi farti accompagnare, quando e come spostarti, giorno per giorno.
  Vai dal generale al particolare, dalle attività di ogni mese a quelle settimanali e quotidiane. Col metodo Heppell ti concentri ogni giorno su un tipo di attività.

  Il metodo dei quindici minuti: il diario di viaggio. Finalmente sei partita! Ricordati di segnare ogni piccola esperienza, non tralasciare nulla perché tutto ti sarà utile per il prossimo viaggio.
  Fai suonare la sveglia ogni quindici minuti e registra quante cose riesci a fare in questo lasso di tempo: ti servirà per calcolare quanto impieghi a fare ogni attività.

  Se non vuoi perdere tempo, parti preparata, con tutti gli strumenti a portata di mano. Solo così puoi vivere il tempo risparmiato con intensità, scoprire qualcosa di nuovo e inaspettato, goderti il momento e divertirti per quello che stai facendo.