Ti presento Flora

Una settimana fa è stato il primo compleanno dei miei servizi. Non ho preparato torte, candeline né regali; anzi, ero in vacanza e mi sono goduta ogni singolo istante di serenità.
  Sono affezionata a loro perché mi hanno aiutata a fare chiarezza nel mio lavoro e hanno inaugurato la mia evoluzione come professional organizer: il passaggio dall'organizzazione degli oggetti nello spazio all'organizzazione degli impegni nel tempo, la mia vera passione.
  Per festeggiarli almeno un pochino, ho deciso di presentarteli per bene uno a uno: che cosa sono, per chi sono pensati, dove, quando e come funzionano, perché funzionano. Una cosa la sai già: come si chiamano e, soprattutto, perché li ho chiamati così!

Inizio oggi con Flora, il mio servizio di consulenza in remoto di un'ora che ti aiuta a trovare una soluzione pratica e pronta all'uso a un problema organizzativo specifico.

Le ho dato il nome della cagnolina che è entrata nella nostra famiglia nel novembre 2018. È un segugio, hai presente? Orecchie lunghe, sguardo perplesso, naso appuntito super ricettivo, talmente rapida da acciuffare anche i gatti e agile da saltare da ferma ad altezze pericolose.
  Ha uno spirito indipendente e una grande forza di volontà: non si dà mai per vinta, nonostante le tante difficoltà incontrate (in nove anni è stata abbandonata due volte, adottata altrettante, cambiato casa sei volte e operata tre volte).

Rappresenta perfettamente il mio servizio di consulenza, pensato per chi vuole una soluzione pronta da mettere in pratica, preferisce far da sé e desidera imparare un nuovo metodo risolutivo.
  In poche parole, fa per te se sei pronta a impegnarti, ma hai bisogno di una guida; se conosci già tecniche e strumenti organizzativi, ma non sai come usarli; se hai provato alcuni metodi, ma ancora non hai trovato quello giusto per te.

Ho cercato di renderlo il più semplice possibile: in pratica, accade tutto su internet.
  Ti colleghi da casa, dal tuo ufficio o dove ti è più comodo – basta che ci sia tranquillità e siamo solo io e te, senza interruzioni o distrazioni (quindi ti consiglio di avvisare chi vive con te e di tenere il telefono in modalità silenziosa). Perché dura solo un'ora, e desidero che ogni minuto sia esclusivamente per te, le tue domande e le tue certezze. Di solito propongo il pomeriggio dal lunedì al venerdì ma, se non puoi in questi orari e giorni, concordiamo insieme il periodo migliore.
  Dopo le formalità, tu mi spieghi il tuo problema organizzativo, io studio la situazione e insieme fissiamo un appuntamento. Ci incontriamo su Skype e ti propongo le soluzioni pratiche e su misura per le tue esigenze. Qualche giorno dopo, ti invio la scheda riassuntiva dei punti chiave della video-chiamata e il materiale utile su cui lavorare in autonomia.

Flora funziona perché risolve un problema specifico di organizzazione personale in poco tempo e con una soluzione studiata su misura e pronta da mettere in pratica. Inoltre, la scheda riassuntiva è come un vademecum da usare non solo in questa occasione, ma anche ogni volta che ti si presenta una situazione simile.
  Finora ha aiutato a organizzarsi per:

• mantenere pulita e ordinata la casa
• fare chiarezza nelle idee
• pianificare più cose da realizzare prima delle vacanze
• non farsi prendere dall'ansia delle cose da fare
• programmare gli impegni con il metodo Heppell (o tecnica dei tre giorni)
• programmare gli impegni di lavoro e personali nel periodo di clausura forzata
• eliminare le distrazioni esterne
• decidere su che cosa focalizzare l'attenzione
• concretizzare tutte le idee
• creare nuove abitudini
• programmare le attività di famiglia (adulti e bambini)
• assegnare la giusta priorità agli impegni per non perdere tempo
• ritrovare la giusta motivazione, eliminare le distrazioni interne e avere più tempo per sé
• lavorare meglio per stare più tempo con i bambini
• pianificare le cose da fare per trovare lavoro

Sono particolarmente affezionata a Flora, perché mi presenta ogni volta delle nuove sfide: anche se i problemi organizzativi sembrano uguali (pulire casa, preparare i pasti, eliminare le distrazioni...), sono diversi perché lo sono anche le persone e il contesto in cui vivono.

Se leggi la pagina che le ho dedicato, trovi la descrizione di chi è Flora.
Intanto, ti lascio una fotografia della Flora in carne, ossa e peli (rara, perché è sempre in movimento!).

La creatività e l'organizzazione personale

Quel giorno ero a Roma con una mia collega per un laboratorio di organizzazione personale in una scuola primaria. Era l'ora di pranzo, avevamo finito e fuori i genitori aspettavano con il sorriso i bambini all'uscita. Si è avvicinato un padre e ci ha chiesto: «Insegnare l'organizzazione ai bambini non è pericoloso? Non rischiano di perdere la loro creatività?»
  No, non è pericoloso, e, no, non rischiano nulla. Anzi, la loro creatività è al sicuro!

La creatività è una caratteristica umana, strettamente legata all'evoluzione del nostro cervello: nasce dall'incontro casuale tra fantasia e immaginazione (elaborate nell'emisfero destro, che analizza le immagini, lo spazio, l'interezza e le emozioni di tutto ciò che accade) e razionalità (elaborata nell'emisfero sinistro, dove ha sede il linguaggio).
  Lamberto Maffei, neurobiologo italiano, nel suo libro Elogio della lentezza descrive alcune caratteristiche che accumunano il processo creativo di artisti e scienziati:

• la sensorialità. Pensare per immagini (il cosiddetto pensiero visivo) coinvolge l'emisfero destro e favorisce le associazioni di idee in modo rapido e costruttivo, prima con la fantasia (l'idea originale), poi con l'immaginazione (l'inizio del progetto);
• l'atteggiamento infantile. Il cervello dei bambini è ricco di fantasia e libero dai pensieri "da adulti", cioè legati alla sopravvivenza quotidiana. Ecco perché i creativi cercano di mantenere questo atteggiamento spensierato, tipico dei bambini mentre giocano e si meravigliano;
• l'imprevedibilità. Nei momenti di riposo, quando il cervello è rilassato, non sta elaborando stimoli sensoriali e le vie nervose sono vuote, alcune attività nervose spontanee si incontrano tra di loro e formano immagini e idee imprevedibili e originali;
• l'inconscio. La creatività è legata alle attività inconsce del cervello, che anticipano le nostre azioni e i nostri comportamenti o guidano i gesti abituali, nascono dall'inconscio e sono indipendenti dalla volontà, dalla consapevolezza e dal controllo.

La creatività, cioè l'unione di cose che già esistono con connessioni inedite e utili, nasce in una mente libera, piena di entusiasmo e meraviglia. Per stimolarla, quindi, abbiamo bisogno di tempo per osservare ciò che ci circonda, di una mente libera dai pensieri "zavorra", di momenti di riposo (non solo quello notturno) e di buone abitudini.

L'organizzazione personale ti aiuta in tutto questo:

• libera le tue giornate dalle perdite di tempo, dalle attività che puoi delegare, dalle urgenze che aspettano da settimane; concentrati solo sulle cose davvero importanti, vivi con ritmi più naturali e regalati il tempo per osservare il mondo attorno a te.
  Consiglio organizzativo: la matrice del tempo ti aiuta a riconoscere il vero valore dei tuoi impegni;
• libera la tua mente dai pensieri pesanti, chiudi i cerchi aperti (tutte le cose iniziate e non ancora concluse e tutte le cose rimandate da troppo tempo) e pianifica le tue attività; rendi leggera la "sopravvivenza quotidiana" tipica di noi adulti e vivila con serenità.
  Consiglio organizzativo: inizia con una semplice lista delle cose da fare, perché scrivere gli impegni su un foglio è già un atto di liberazione;
• moltiplica le occasioni di riposo durante la giornata e la settimana, non riempire la tua agenda (e la tua vita) di impegni fino a scoppiare e programma le tue pause; non-fare è salutare e importante quanto fare.
  Consiglio organizzativo: usa la regola dei 3/4 e lascia un quarto della tua giornata lavorativa vuoto per fare delle pause, un sonnellino e riposarti;
• affidati alle abitudini, cambia le vecchie che non funzionano più, creane nuove in linea con lo stile di vita che desideri e programma le tue routine giornaliere;  alleggerisci il cervello dai compiti impegnativi e lascialo libero di fare altro.
  Consiglio organizzativo: con una tabella (in inglese habit tracker) per tracciare giorno per giorno le nuove azioni ti ricordi di farle e mantieni alta la motivazione.

Non solo: l'organizzazione personale è fatta di creatività! Le soluzioni nascono dalla fantasia e dall'immaginazione, e solo dopo sono valutate dalla logica.
  Ecco perché amo il mio lavoro: ogni problema organizzativo, anche se può sembrare simile ad altri, è diverso e unico. E questa unicità è una sfida per la mia creatività.

Sei una creativa e ogni giorno ti chiedi dove mai è finito il tempo; ti impegni al massimo ma non riesci a fare tutto quello che desideri; temi di aver sacrificato la tua creatività alle mille altre cose necessarie e ti senti infelice. Ecco un modo facile per rendere la tua mente libera, piena di entusiasmo e di meraviglia: Baldo, il mio percorso di incontri in remoto per migliorare il tuo rapporto col tempo e realizzare i tuoi progetti creativi. Scrivimi per saperne di più!

Come organizzare le idee

Tempo fa mi è stata posta una bella domanda, stimolante per tutte le persone curiose e creative e per me come professional organizer: «Come posso organizzare gli spunti interessanti e di tematiche molto diverse in una specie di "kit di pensieri"? Puoi suggerirmi un modo digitale e uno manuale?»

Mi sono sentita molto coinvolta: ho sempre avuto bisogno di raggruppare in un unico posto le mille idee che mi vengono in mente, e sempre cercato il modo più semplice e utile per tenere traccia di tutti i guizzi di fantasia.
  Ti racconto come faccio.

Scrivere a mano su carta

Per quanto riguarda il supporto della scrittura, preferisco il cartaceo al digitale, perché scrivere a mano è una forma di apprendimento e di organizzazione dello spazio e delle idee.
  Psicologi, studiosi del comportamento e neuroscienziati hanno dimostrato con vari esperimenti scientifici che, mentre scriviamo a mano, selezioniamo gli argomenti più importanti, li elaboriamo e riformuliamo (sviluppando la capacità di sintesi), li comprendiamo e memorizziamo meglio, siamo più concentrati, apprendiamo e assimiliamo meglio le informazioni.
  La scrittura a mano è legata al pensiero, alla capacità di dar vita a nuove idee, di conservare le informazioni e di elaborarne di nuove: insomma, quando le scrivi, te le ricordi e le fai tue.

Il "kit di pensieri" cartaceo

Per creare il "kit di pensieri" ci vuole davvero poco: un quaderno ad anelli, fogli, penne e divisori. Scegli il formato che ti è più comodo: A4 se scrivi in grande e hai bisogno di più spazio (o di applicare immagini, ritagli di giornali, decorazioni) o A5 se preferisci portarlo con te.
  Dividi gli argomenti per categorie: per esempio, note di grammatica, pensieri della buona notte, articoli da leggere, citazioni e aforismi. Con i divisori, aggiungi nuove categorie man mano che ti vengono in mente. Per trovare l'idea che ti serve, ti basta leggere le etichette applicate ai divisori.

Puoi usare lo stesso sistema con il metodo Bullet Journal, inventato da Ryder Carroll: invece di un quaderno ad anelli usa un quaderno normale (meglio a quadretti o puntinato) e invece delle sezioni separate da divisori utilizza l'indice. Con questo metodo, infatti, scrivi tutto quello che ti viene in mente nella prima pagina libera e, per trovarlo in fretta, segni l'argomento e il numero della pagina nell'indice all'inizio del quaderno.

Uso entrambi i sistemi: un quaderno ad anelli per raccogliere definizioni, tecniche, metodi e strumenti organizzativi, un Bullet Journal per le idee di lavoro e uno dedicato solo ed esclusivamente al tempo.

Applicazioni digitali

Preferisco scrivere a mano, ma lavoro da computer e mi capita spesso di voler salvare alcune informazioni da internet. Uso due sistemi diversi: la funzione salva di Facebook e l'applicazione Pocket.
  La prima salva le informazioni pubblicate da altri utenti in una sezione apposita del mio profilo e le suddivide in "raccolte" (cioè categorie d'informazioni e idee). La uso soprattutto per i contenuti attinenti all'organizzazione personale che ripropongo poi sulla mia pagina Facebook.
  L'altra è un servizio internet che salva e organizza contenuti multimediali grazie alla etichette. Lo uso quando faccio ricerche particolari, per "mettere in tasca" articoli, video e immagini e prenderli quando mi servono.
  Ho provato anche a usare Trello, nato come programma gestionale che si basa sul metodo Kanban, ma lo trovo più complesso e meno veloce degli altri due sistemi.

In ogni caso, se il materiale salvato è molto interessante, lo trascrivo in uno dei miei quaderni delle idee.


Per realizzare il tuo "kit dei pensieri" segui queste tre regole:

• raggruppa gli spunti e le idee in un unico posto sicuro (i fogli vaganti sono il male!);
• tienilo sempre con te (il Bullet Journal è perfetto, altrimenti usa un piccolo taccuino quando sei in giro);
• aggiornalo in tempo reale e consultalo spesso.

In questo modo alleggerisci la mente, catturi al volo le idee e i pensieri sfuggenti, li organizzi secondo gli argomenti che ti interessano e sai sempre dove trovarli quando li cerchi.