La mia Settimana dell'organizzazione 2020

La Settimana dell'organizzazione 2020 è finite venerdì scorso e, come al solito, voglio raccontarti com'è stata questa edizione per me.
  Come socia di APOI mi occupo insieme ad altre tre colleghe della raccolta, scelta e revisione delle risorse gratuite da pubblicare di giorno in giorno sul sito dell'associazione; iniziamo circa un mese prima, per darci il tempo di fare le cose per bene e portare avanti anche i nostri impegni personali e professionali con agio. Il 21 febbraio non sapevo che cosa sarebbe successo, ma avevo già paura ed ero molto preoccupata; in altre parti d'Italia, invece, questa percezione ancora non c'era, ma tutti ci siamo impegnati per dare il massimo. I contributi pubblicati tra il 21 e il 27 marzo sono lo specchio di ciò che stavamo vivendo prima.

Di solito per la Settimana dell'organizzazione offro un mini corso gratuito presso la Libreria Mondadori di Arona (la proprietaria è una persona illuminata e sensibile) e contribuisco con una risorsa gratuita per il sito APOI.
  Per l'edizione di quest'anno avevo in programma tre mini corsi (Vivere serenamente sull'importanza dell'organizzazione per la salute, Moltiplica il tuo tempo sull'uso del tempo per l'associazione Women@Work Laghi, Il potere delle abitudini su come migliorare la vita con le abitudini) e zero contributi da pubblicare. Invece i mini corsi sono saltati e ho scritto due articoli per il blog di APOI (La regola del bersaglio e Il tempo è come una scatola)!

Al posto dei mini corsi ho offerto delle mini consulenze gratuite per riorganizzare la nuova quotidianità, mantenere l'equilibrio tra le nuove esigenze familiari, approfittare del vuoto per trovare le vere priorità. Le ho proposte su due gruppi Facebook che frequento: la comunità che li segue è formata soprattutto da donne, con un blog personale o professionale, la maggior parte libere professioniste e con un forte spirito di condivisione e aiuto reciproco.
  Alcune persone hanno accettato la mia offerta e ho incontrato ciascuna di loro in una video-chiamata di tre quarti d'ora (anche di più, se ci scambiavamo qualche parola di confronto e conforto sulla situazione).
  È stata una bella esperienza.

Ho incontrato diversi tipi di persone

Erano quasi tutte libere professioniste o in procinto di esserlo, alcune con più di un lavoro e tutte con attività creative e innovative. Molte con famiglia e bambini, poche da sole. Chi aveva bisogno di tempo per ascoltare emozioni, sentimenti e pensieri; chi trovava la situazione stimolante per la ricchezza di opportunità future; chi provava un continuo sottofondo di preoccupazione per il marito obbligato a lavorare (come me); chi si era fermata a cullare il dolore per un amico perduto; chi si stava preparando a nuovi modi di lavorare e a un famiglia più grande. Tutte nel presente, con un occhio al futuro.

Ho conosciuto meglio chi posso aiutare

Si sono definite disorganizzate, eppure non lo erano del tutto. Crediamo di essere "fatte male", proviamo sentimenti avversi nei nostri confronti, rabbia, colpa, solo perché non riusciamo a fare quella cosa nonostante i continui sforzi... e non ci accorgiamo di fare già tanto. Ci manca solo un piccolo aiuto, il consiglio giusto, uno strumento pratico: questo periodo ci offre l'occasione giusta per trovarlo.
  In generale ho notato il bisogno di riconoscere le vere priorità, di creare nuove abitudini e di organizzare le attività quotidiane, non solo per vivere meglio questo periodo, ma anche come base per il futuro.

Ho fatto qualcosa di utile e non mi sono sentita sola

Lo ammetto: mi piacciono le consulenze, il contatto con le persone e il rapporto di fiducia reciproca che si crea all'istante. Mi sentivo impotente e l'impotenza per i risolutori di problemi è frustrante e dolorosa. Volevo fare anch'io la mia parte, rendermi utile e aiutare ad affrontare questo periodo con quello che so fare: l'organizzazione costruisce una struttura salda e flessibile, che regala sicurezza e razionalità anche nei momenti più incerti ed emotivi.
  Dedicarmi agli altri, sentirmi vicina a persone appena conosciute mi ha fatto bene. Non pensare alle mie paure, concentrarmi sul mio lavoro mi ha fatto bene. Perciò grazie di cuore a chi ha accettato le mie mini consulenze.

Ho seguito il mio intuito, tra l'altro in linea con lo spirito che anima la Settimana dell'organizzazione. Non credo che regalare il mio lavoro e la mia esperienza tolga valore alla mia professione, in fondo ho solo cambiato il mezzo, non la sostanza: l'iniziativa è proposta da APOI per diffondere gratuitamente la cultura dell'organizzazione personale, farne conoscere i vantaggi e insegnare come ottenere benefici immediati con uno stile di vita organizzato.
  Finita la Settimana dell'organizzazione, sto già pensando a un nuovo modo per essere utile a te, che hai bisogno di riorganizzare le tue giornate e risolvere qualche problema organizzativo col tempo, e alla situazione là fuori.

La matrice dello spazio e il valore degli oggetti

In questi giorni sto riorganizzando alcuni spazi di casa che ne avevano davvero bisogno: il guardaroba, l'angolo della ginnastica, l'angolo della creatività, il ripostiglio e i cassettoni del sottoscala... Credo che nelle prossime settimane andrò avanti con i mobili del falso ingresso, quelli della lavanderia e terminerò con le librerie, gli scaffali e la scrivania dello studio.
  Insomma, mi sto dando da fare per tenere a bada le emozioni e i pensieri spiacevoli svuotando, pulendo, eliminando e riorganizzando casa. Esattamente come sta facendo una buona percentuale di italiani in questo periodo di chiusura (e clausura) forzata.

Sei a casa e non puoi uscire, se non per vere e proprie necessità: mai come ora ti vien voglia di rendere l'ambiente in cui vivi più ordinato, più funzionale, più confortevole, più accogliente e più simile al tuo ideale di casa. Allora inizi ad aprire le ante di un mobile, lo svuoti, lo pulisci e... ti blocchi davanti alla catasta di oggetti da rimettere a posto. Vuoi eliminarne qualcuno ma non sai da che parte iniziare né come fare. Che cosa ne fai del regalo di Natale del tuo migliore amico? E degli appunti dell'università? Le bomboniere dei cugini, le tieni o le elimini?
  Dipende. Non esistono regole universali per decidere che cosa tenere e che cosa eliminare, esiste solo il valore che dai ai tuoi oggetti: se sono utili e li usi sempre, hanno un valore funzionale; se sono belli e ti suscitano emozioni piacevoli, hanno un valore emozionale.

Usa la matrice dello spazio: serve a riconoscere il valore degli oggetti, scegliere che cosa tenere e decidere che cosa farne.
Ne ho letto per la prima volta nel libro di Sabrina Toscani. È una tabella divisa in quattro quadranti: ogni quadrante corrisponde a un tipo diverso di oggetto e ogni tipo di oggetto si distingue per il grado di utilità e di piacevolezza.

• I - utile e piacevole. In questo quadrante ci sono i giochi: li riconosci subito perché non sono solo utili e li usi spesso, ma sono anche belli e ti fanno sentire bene. Come il tuo telefono, il computer, colori e pennelli, taccuini e penne, gomitoli e uncinetti.
  Hanno un doppio valore: tienili e riponili in un luogo facile da raggiungere, a portata di mano e pronti da usare, trattali bene e prenditene cura.
• II - piacevole ma non utile. Qui ci sono i tuoi tesori: non hai bisogno, di pensarci, senti subito un forte legame emotivo, ti fanno sorridere e brillare gli occhi. Come un quadro, il cappello regalato dalla nonna, un paio d'orecchini, un vaso artigianale.
  In realtà non ti servono dal punto di vista pratico, ma ti suscitano emozioni davvero piacevoli: tienili (pochi ma buoni, però!), esponili e custodiscili con attenzione e amore.
• III - utile ma non piacevole. Nel terzo quadrante ci sono gli strumenti: servono a uno scopo ben preciso e non puoi farne a meno. Come l'aspirapolvere, la lavatrice, la lavastoviglie, il coltello per il pane, la sveglia, le grucce.
  Magari non ti piacciono in sé, ma ti aiutano a semplificare certe attività: tienili, riponili dove li usi, in uno spazio comodo, mantienili funzionanti e pronti all'uso.
• IV - né utile né piacevole. Infine, ecco le cianfrusaglie! Sono tutte quelle (troppe) cose che non usi, non ti servono, non ti piacciono, ti ricordano brutti episodi e ti scatenano emozioni spiacevoli. Possono essere regali ricevuti, oggetti costosi o "non-si-sa-mai".
  Si prendono il tuo spazio, il tuo tempo, la tua energia e il tuo denaro senza darti nulla in cambio: eliminale per sempre dalla tua vita e dalla tua casa, dai loro una seconda vita vendendoli, donandoli o riciclandoli.

Adesso che hai lo strumento giusto per fare le tue scelte, procedi così:

1. libera una superficie ampia e dividila con il nastro adesivo di carta in quattro aree corrispondenti ai quattro quadranti della matrice;
2. suddividi gli oggetti che hai tolto dal mobile nelle quattro categorie secondo il valore funzionale ed emozionale che hanno per te (cioè in giochi, strumenti, tesori, cianfrusaglie);
3. sposta gli oggetti nei quadranti, iniziando da quelli che ti piacciono di più e che ti sono più utili.

Da questo momento in poi, alleggerire e organizzare i tuoi spazi sarà più facile e la tua casa da ideale diventerà sempre più reale. 

E, se hai bisogno di una mano, io sono qui.

Consigli organizzativi per vivere meglio l'emergenza

L'organizzazione personale è un grande aiuto nei casi di emergenza. È come avere al fianco una guida che, con calma e sicurezza, ti indica le azioni da fare per non perdere il controllo della situazione.
  Una guida diversa per ognuno di noi, perché le iniziative d'emergenza adottate di questi giorni hanno creato necessità molto diverse tra loro:

• per chi lavorava fuori e ora lavora da casa collegandosi in remoto all'azienda e non sa come gestire il lavoro;
• per chi lavorava fuori e ora si ritrova a casa con tutta la famiglia (adulti, bambini, ragazzi, animali domestici) da mantenere in equilibrio;
• per chi lavorava già da casa ma adesso non ha lavoro e non sa che cosa fare di tutto quel tempo;
• per chi lavorava già da casa e ora deve seguire anche i bambini;
• per chi vive solo o sola e la solitudine forzata pesa;
• per chi deve lavorare fuori casa (ma vorrebbe tanto non farlo) e si occupa anche delle necessità di tutta la famiglia (spesa, medicine, assistenza ai familiari che non possono uscire);
• per chi deve lavorare fuori casa e non sa a chi lasciare i bambini (non ai nonni, per ovvi motivi);
• per chi ha cani e deve uscire una o due volte al giorno;
• per chi viveva una vita ben scandita da impegni ben distinti e ora si trova in casa e si sente sopraffatto o sopraffatta dalle cose da fare;
• per chi non sta bene e non può muoversi da casa;
• per chi non sa come riempire il tempo vuoto.

Le variabili sono tante, per questo vorrei darti alcuni consigli organizzativi che funzionino per tutti.

Informazioni sicure. Sono il punto di partenza. Come scrive Timothy Ferriss, selezionare poche ma buone informazioni è meglio di annaspare in una marea di notizie. Scegli un paio di canali d'informazione sicuri (come i siti del Ministero della Salute e dell'Istituto Superiore della Sanità) e segui le istruzioni precise che danno. Per esempio su come utilizzare mascherine e guanti monouso, come lavarsi le mani, come smaltire i rifiuti domestici, come arieggiare e pulire gli ambienti chiusi,  come ridurre lo stress.

Regole chiare. Le regole sono fondamentali e, se le seguiamo, siamo liberi di fare ciò che vogliamo. Ogni famiglia – di una sola persona o di tanti individui di qualsiasi età, genere e specie – deve darsi delle regole per orchestrare i diversi tipi di impegni in uno spazio ristretto. Decidi le regole di tempo (per esempio a che ora svegliarsi e iniziare a lavorare) e di spazio (per esempio dove lavorare e riposarsi) per gestire le attività lavorative, scolastiche, domestiche, familiari e personali.

Procedure precise. Le procedure sono elenchi di azioni consecutive per imparare a compiere nuovi gesti. Sono utili per abituarsi a comportarsi nel modo corretto secondo le istruzioni del Ministero della Salute e dell'Istituto Superiore della Sanità. Raccogli le informazioni e, per ogni comportamento, stila una lista di cose da fare una dopo l'altra. Per esempio: indossa i guanti monouso prima di entrare nei negozi, non toccarti il viso mentre fai la spesa, quando torni a casa elimina i guanti nel secchio della raccolta indifferenziata e lavati bene le mani.

Scegliere le informazioni, stabilire le regole e scrivere le procedure sono tre abitudini nuove, necessarie per non farti prendere dall'ansia e vivere questa emergenza il più possibile con calma e sicurezza.

Imprevisti ed emergenze

Per oggi avevo pronto un altro articolo, ma c'è stata un'emergenza...

Uno dei tanti aspetti del tempo che mi affascinano di più è quello degli imprevisti e delle emergenze. Dal mio punto di vista si tratta di due cose diverse per cui organizzarsi in modo diverso.

L'imprevisto è prevedibile e, se dipende da te, puoi prevenirlo con una buona organizzazione (per esempio tenendo sempre in macchina venti euro per fare benzina appena la lancetta scende verso la riserva); se non dipende da te, puoi prevederlo grazie all'esperienza passata: sai che in certi orari ci sono traffico in strada e file nei negozi e negli uffici, che quella persona è sempre in ritardo, che esiste la Legge di Murphy.

Emergenza significa "ciò che emerge" (dal verbo latino emergere, composto da e "fuori" e mergere "affondare"). Una volta si usava questo termine per indicare sia qualcosa di bello e fortunato, sia qualcosa di pericoloso e catastrofico. Col tempo ha prevalso il significato negativo di grave situazione di pericolo.

L'emergenza è imprevedibile (forse solo alcuni scienziati e visionari riescono), improvvisa e non dipende da te. Capita, magari non a tutti: un incidente per strada o sul lavoro, una malattia, un incendio, un'onda anomala, un'invasione di cavallette...
  Poiché non dipende da te, non puoi prevederla. L'unica cosa che puoi fare è accettarla. L'emergenza esiste e va vissuta fino in fondo, spostando le risorse personali (soprattutto l'attenzione, la concentrazione, il tempo, l'energia fisica e mentale) dalle attività abituali a quelle strettamente necessarie per affrontare la situazione con lucidità e uscirne il meno devastata possibile.
  Come fai a riconoscere le attività necessarie? In questi casi non hai bisogno della matrice del tempo per capire quali sono le tue priorità, lo intuisci all'istante e ti organizzi di conseguenza: elimini alcuni impegni, ne deleghi altri, riconosci che certe urgenze non sono più tali, ti focalizzi su ciò che conta davvero.

In questi giorni stiamo vivendo un'emergenza che coinvolge tutto il mondo. La nostra vita normale è saltata per aria: chi è rimasto a casa dal lavoro, chi preferirebbe non lavorare, chi non vede i familiari da settimane, chi soffre a stare tra quattro mura per più di un'ora...
  La mia vita in apparenza non è cambiata molto: lavoro da casa in remoto, studio, scrivo, pulisco, cucino, porto fuori i canidi prima di cena, nel fine settimana sto organizzando la stanza multifunzione. Nelle piccole cose, però, è cambiata: mi lavo le mani più spesso, disinfetto le superfici e gli oggetti che condivido con mio marito (lavora in un settore rischioso), esco solo per fare la spesa, acquistare medicine e portare i canidi a spasso.

Qualcosa è cambiato anche nel mio lavoro:

• ho annullato gli eventi organizzati a Verbania e Arona per la Settimana dell'organizzazione 2020 e li ho rimandati a quando l'emergenza sarà finita;
• svolgerò gli incontri con una mia cliente non dal vivo (abitiamo vicine) ma da remoto;
• sto rivedendo la pianificazione delle attività, per dedicarmi a nuovi progetti che aspettavano e allo studio.

Non basta. Mi sento responsabile per quel che posso fare come singola persona con quello che ho: so organizzare e insegnare l'organizzazione personale, so divulgare e usare (poche) tecnologie che arrivano lontano. Perciò ho deciso di rendermi disponibile (gratis) per chiunque in questo periodo abbia delle reali necessità di:

• riorganizzare le proprie giornate, ma non sa da che parte iniziare;
• usare bene il tempo se è a casa dal lavoro;
• mantenere l'equilibrio familiare, tra bambini a casa, chi lavora, chi non può, chi non deve uscire;
• approfittare del vuoto per ragionare sulle vere priorità.

Se ti ci riconosci, chiedimi qualsiasi cosa sulla pagina Facebook o scrivimi in privato: vorrei esserti d'aiuto.

Alcune persone sanno già come utilizzare questo tempo sospeso, organizzando gli spazi di casa o pianificando con calma le proprie attività: fare chiarezza dentro e fuori di noi, ci aiuta contro l'incertezza.

  Se fai parte di questo gruppo, ti lascio qualche consiglio per ottimizzare lo spazio e per usare bene il tempo. 

In ogni caso, ti abbraccio (da debita distanza).

Il tempo delle abitudini

Il giornalista Charles Duhigg ha scritto il suo libro per dimostrare che cambiare abitudini si può fare ed è una nostra responsabilità. In poche parole, se la tua vita non ti piace così com'è, sai di poter migliorarla trasformando le abitudini nocive in abitudini benefiche: dipende solo da te e da nessun altro o nessun'altra cosa.
  Per cambiare vecchie abitudini e acquisirne di nuove, però, ci vuole tempo. Quanto? Dipende da persona a persona.

Già negli anni Cinquanta, il chirurgo plastico statunitense Maxwell Maltz aveva notato che ci volevano almeno ventun giorni perché i pazienti si abituassero ai nuovi lineamenti, e che lui stesso impiegava all'incirca lo stesso tempo per prendere una nuova abitudine. Secondo queste osservazioni, ipotizzò che per creare una nuova abitudine ci volessero minimo ventun giorni.
  Circa dieci anni fa, la ricercatrice londinese di psicologia del lavoro Philippa Lally ha studiato il processo di formazione delle abitudini nella vita di tutti i giorni con un esperimento scientifico. Ha dimostrato che il tempo impiegato dai partecipanti per rendere automatico un nuovo comportamento è tra i diciotto e i duecentocinquantaquattro giorni, cioè in media sessantasei giorni, poco più di due mesi.

Col mio lavoro ho notato che il tempo per instaurare un'abitudine dipende anche dall'abitudine stessa:

• per un'abitudine piacevole s'impiega pochissimo tempo (per esempio, fare una pausa di mezz'ora a metà mattina);
• per un'abitudine spiacevole s'impiega molto di più (come mangiare una mela al posto di una ciambella al cioccolato);
• per un'abitudine vecchia s'impiega meno (perché esistono già i percorsi neuronali nel cervello) di un'abitudine nuova.

Va bene, niente panico né sconforto totale! Lo stile di vita dei tuoi sogni si basa su nuove abitudini poco simpatiche? Segui questi consigli organizzativi:

1. prenditi il tuo tempo – non è una gara a chi arriva prima, ma un percorso da compiere con consapevolezza e intenzione. Più sei convinta di quel che fai, più sei determinata a procedere con forza di volontà e disciplina;
2. condividi i tuoi intenti – fallo sapere, che stai cambiando rotta. Racconta a più persone possibile come e perché vuoi cambiare un comportamento nella vita di tutti i giorni. Ti aiuterà a mantenere fede al tuo proposito;
3. usa una tabella – tieni traccia dei giorni in cui riesci a seguire il nuovo comportamento, finché diventerà automatico. Se salti un giorno (o die, tre), riprendi dal punto in cui sei arrivata e non sentirti in colpa: capita;
4. non fermarti – continua anche quando la tua vita cambia momentaneamente, per esempio quando sei in vacanza o c'è un'emergenza che stravolge la quotidianità. Cerca il più possibile di seguire il tuo programma;
5. non aspettare – inizia subito, senza por tempo in mezzo. Non esiste il momento giusto, perché ci sarà sempre qualcosa da usare come scusa per "iniziare lunedì prossimo". Adesso è il momento giusto.

Che siano due settimane e mezzo o sei mesi, prenditi il tuo tempo. Ma non perdere tempo: cambiare abitudini e migliorare la tua vita dipende solo da te.

Venerdì 27 marzo, in occasione della Settimana dell'organizzazione promossa da APOI, terrò un mini-corso sulle abitudini: che cosa sono, a che cosa servono, come possiamo cambiare quelle vecchie e crearne di nuove.