Quando Pareto e Parkinson s'incontrano

La prima volta che ho scoperto il vero significato di efficacia ed efficienza è stato durante un corso di economia. Da quando mi occupo di organizzazione personale del tempo le ho incontrate di nuovo nei miei libri di studio.

I due termini sembrano dei sinonimi, ma ci sono alcune sottili sfumature che li rendono diversi:

• derivano entrambi dal verbo latino effìcere ("portare a compimento"), in particolare efficacia dall'aggettivo efficàceum ("che ha la forza di raggiungere un obiettivo") ed efficienza dal participio presente efficiens ("che produce un effetto");
  
• secondo il vocabolario Treccani, efficacia è sia la "capacità di produrre l'effetto voluto" sia "l'ottenimento stesso dell'effetto", mentre efficienza è la "capacità di rendimento e di rispondenza ai propri fini";
• in economia, efficacia è la capacità di raggiungere un obiettivo, mentre efficienza è l'abilità di raggiungere un obiettivo usando le risorse minime necessarie.

In altre parole: con la prima raggiungi il risultato desiderato, con l'altra ottieni il massimo con il minimo – più o meno, massima resa con minima spesa.
  Così mi sono convinta dell'assoluta importanza dell'efficienza, finché ho letto 4 ore alla settimana di Timothy Ferriss.

Timothy Ferriss non ha dubbi: avere più tempo significa fare di meno. Fare di meno significa concentrarsi sulle poche azioni davvero importanti, per realizzare più cose e moltiplicare i risultati nei progetti lavorativi e personali. Ma come?
  Innanzitutto, fa chiarezza sulla differenza tra efficacia ed efficienza nell'uso del tempo e nella gestione personale: l'efficacia è la capacità di fare le cose che avvicinano agli obiettivi; l'efficienza è l'esecuzione di un determinato compito nella maniera più economica possibile. Quindi l'efficacia è fondamentale per fare le cose giuste, mentre l'efficienza è inutile se applicata alle cose sbagliate.
  Infine, spiega come essere efficaci, usare bene il tempo e moltiplicare la produttività personale, utilizzando la legge di Pareto e la legge di Parkinson.

La legge di Pareto prende il nome da Vilfredo Pareto, ingegnere, economista e sociologo italiano di fine Ottocento. È conosciuta anche come legge 80/20.
  È una formula matematica usata da Pareto per indicare la distribuzione della ricchezza nella società: "l'80% della ricchezza e del reddito è prodotto e posseduto dal 20% della popolazione".
  La forma semplificata è: "l'80% di un risultato è prodotto dal 20% delle risorse"; la si può usare anche in altri ambiti, con lo scopo di individuare i punti deboli (inefficienti) e i punti di forza (efficienti), per eliminare i primi e moltiplicare i secondi.

La legge di Parkinson prende il nome da Cyril Northcote Parkinson, storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico di inizio Novecento.
  Afferma che "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo: più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo."
  Significa che quando le scadenze si avvicinano e il tempo scarseggia, il lavoro è efficiente perché il bisogno di raggiungere l'obiettivo ci rende meno dispersivi e più concentrati.

Per Ferriss il segreto della produttività personale è l'impiego sinergico dei due approcci: limitare i compiti all'essenziale per abbreviare il tempo (legge di Pareto) e abbreviare il tempo per limitare i compiti all'essenziale (legge di Parkinson).
  Perciò, la prossima volta che pianifichi i tuoi progetti in agenda, tienine conto e procedi così:

1. prima individua i tuoi punti di forza, quel 20% delle attività che ti permette di ottenere l'80% dei tuoi risultati; cioè quei compiti davvero importanti che ti avvicinano alla riuscita dei tuoi progetti;
2. poi segnali in agenda per le prossime settimane (anche se la consegna è tra qualche mese), perché più le scadenze sono ravvicinate, meno perdi tempo a lavorare – e i risultati sono migliori. 

Il potere delle scadenze e la legge di Parkinson

Tempo fa mi ha scritto una persona in cerca di aiuto. Riteneva che il suo problema fosse la pigrizia e cercava qualcuno che le desse una mano a pianificare il suo progetto: "Noto che funziono solo così, se ho delle scadenze divento disciplinata, altrimenti finisce sempre che non so da che parte iniziare". 

Diciamo che una persona è pigra se: (1) non ha voglia di far fatica, sforzarsi né impegnarsi fisicamente o intellettualmente oppure (2) agisce con lentezza, senza entusiasmo, per mancanza di decisioni o di energia.
  Per esempio, la sera dopo il lavoro, il sabato mattina e a volte anche la domenica sono decisamente pigra: ho esaurito le mie forze mentali e non voglio fare più nulla. Ma in alcuni periodi della mia vita sono stata pigra anche per altri motivi: quando non riesco a prendere delle decisioni perché nessuna possibilità mi entusiasma, mi fermo e aspetto che qualcosa mi dia una spinta.
  Come è successo proprio quest'anno: mi ero persa perché non trovavo più il senso, poi ne ho scoperto uno (più interessante di quello vecchio) e ho ripreso con energia.

Le scadenze sono limiti di tempo (date e orari) entro cui avviene o deve avvenire una certa cosa; per esempio, per la persona che mi ha chiesto aiuto, compiere il primo passio del suo progetto.
  I compiti con scadenze sono più facili da iniziare e portare a termine: fissare un termine temporale dà loro un valore in più e ti aiuta a riordinarli per priorità. Le scadenze date da qualcun altro (capi, colleghi, chi ti sta aiutando) sono più forti, ma in loro mancanza è meglio se impari a dartele da sola: sono meno energiche (puoi sempre boicottarti, tanto nessuno lo viene a sapere...) ma meglio di niente. In milanese si dice: "piutost che nient, l'è mei piutost"!

Ne scrive anche Timothy Ferriss nel suo libro 4 ore alla settimana a proposito della legge di Parkinson.
  Cyril Northcote Parkinson era uno storico navale, studioso di pubblica amministrazione e autore britannico, e nel 1958 pubblicò il suo libro più famoso intitolato La legge di Parkinson. Ecco che cosa sostiene: "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo".
  In poche parole, significa che:
    1. più tempo hai a disposizione, più ne sprecherai;
    2. meno tempo hai a disposizione, più lavorerai con efficacia.

Le scadenze imminenti funzionano come la migliore delle motivazioni: vuoi realizzare in tempo quell'attività perché altrimenti potrebbero esserci conseguenze spiacevoli.
  Non solo: il lavoro con la scadenza più ravvicinata di solito è di qualità superiore agli altri, perché ti concentri di più nel realizzarlo.

Non so come stai vivendo queste settimane, magari hai mandato all'aria progetti e ne stai immaginando di nuovi oppure procedi con i tuoi programmi o, forse, sei bloccata da una forma di pigrizia passeggera...
  In ogni caso, ricordati che dare una scadenza a ogni tua attività ti aiuta a iniziare e a mantenere la disciplina; se poi la scadenza è ravvicinata quanto basta, lavorerai con più concentrazione e il risultato sarà migliore.