Nuova agenda, nuova organizzazione!

Verso la fine dell’anno scorso ho pensato a come rinnovare la mia agenda: ho progettato, disegnato, realizzato e stampato le pagine che userò durante il 2020. 

  Per ora ci sono solo cinque sezioni: il calendario annuale, il calendario mensile, le settimane, il diario e le varie liste (di cose da fare, di progetto, di cose da non fare, di cose da fare da sola). Non ho inserito la sezione per il business plan (con gli obiettivi economici, di marketing e di comunicazione), il piano e il calendario editoriale perché per loro sto usando l’agenda Make it happen di Brand Clearing.

  Ti racconto com’è, a che cosa mi servono le varie sezioni e che cosa ho cambiato: potrebbe esserti utile nell’organizzazione della tua agenda.

Il calendario annuale mi serve per:

• avere una visione d’insieme dell’anno;
• segnare i giorni in cui non lavoro (vacanze, giorni speciali, feste e ricorrenze);
• segnare gli eventi che organizzo e quelli cui partecipo;
• individuare a colpo d’occhio i mesi calmi e quelli frenetici.

È su due pagine, diviso in quattro colonne che corrispondono ai trimestri: sulla prima pagina ci sono i mesi del primo e del secondo trimestre, sulla seconda pagina i mesi del terzo e del quarto. 

  Ho utilizzato gli stessi colori del Calendario per la famiglia di Paroladordine per differenziare i periodi: azzurro per l’inverno (primo trimestre), rosa per la primavera (secondo trimestre), arancione per l’estate (terzo trimestre) e marrone per l’autunno (quarto trimestre). I colori ricorrono anche nelle altre sezioni.

Il calendario mensile mi serve per:

• avere una visione d’insieme del mese;
• segnare i giorni in cui non lavoro;
• segnare gli appuntamenti dei prossimi mesi;
• organizzare le attività settimanali.

Ogni mese è rappresentato da una tabella che occupa due pagine; ci sono otto colonne, una per ciascun giorno della settimana più una per annotazioni particolari, e i giorni occupano un riquadro intero.

 L’ultima colonna è una novità: qui riporto gli eventi che organizzo o cui partecipo, le azioni importanti da compiere, le promozioni, le ipotesi di ricavo e di spesa.

Le settimane mi servono per:

• dividere le attività secondo il metodo Heppell;
• inserire nei giorni giusti le azioni individuate con il piano editoriale e riportate nelle liste “progetto”;

Rispetto agli anni scorsi, ho iniziato a usare evidenziatori diversi per riconoscere subito le azioni dei vari progetti. Per esempio, le azioni degli eventi che sto organizzando per la Settimana dell’organizzazione 2020 sono in rosa pallido.

Il diario mi serve per:

• ricordare gli appuntamenti del giorno;
• ricordare le scadenze del giorno;
• segnare le quattro attività principali da portare a termine entro sera;
• segnare le attività minori (come rispondere ai messaggi di posta elettronica o telefonare per fissare un appuntamento). 

Mi sono accorta, però, di non essere brava con i controlli, necessari per sapere a che punto sono degli obiettivi, che cosa sono riuscita a fare e che cosa no. Perciò quest’anno ho inserito una parte dedicata ai controlli (giornalieri, settimanali, quindicinali, mensili, di metà anno e di fine anno): ho seguito i suggerimenti di Gioia Gottini nel suo corso Semina & raccogli e trascritto le sue domande.

  In più, ho ricavato una parte utile per annotare qualsiasi cosa mi venga in mente (per esempio, una nuova cosa da fare nei prossimi giorni).

Mi trovo bene con questa organizzazione perché mi permette di distribuire con attenzione le varie attività attorno ai giorni in cui non lavoro, di equilibrare gli impegni quotidiani e settimanali, di segnare le singole azioni dei progetti con largo anticipo ed evitare, così, di ridurmi all’ultimo momento, e di controllare come sto procedendo.

  Al mattino, quando inizio lavorare, apro l’agenda con la sicurezza di trovare tutto ciò che mi serve per il lavoro e la vita personale. E, per una con la memoria bucata come me, è una grande cosa!

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