L'archivio virtuale

Il computer è come un armadio: finché le cartelle della scrivania (o desktop in inglese) sono chiuse, c'è ordine; appena le apri per cercare quella foto, un'onda anomala di documenti ti prende e ti porta via.
Capita anche a casa nostra, o meglio: capitava.

Adoro archiviare, creare cartelle, sottocartelle e sotto-sotto cartelle, ma dopo un po' mi stufo o son troppo stanca per ricordarmene o sono di fretta - ché la vita reale mi aspetta (scusa meravigliosa).
Il computer che uso non è mio, ma di mio marito. Io non tocco le sue cose e lui si lamenta delle mie - perché con il computer ci lavoro e produco numerosi documenti di ogni genere ed estensione.

La situazione era questa:

• nove cartelle sulla scrivania: le indispensabili per lavorare, più qualche altra - ehm
• kanban come sfondo: utilissimo per seguire i lavori più articolati, che, appena finiti-controllati-pronti, vanno nella cartella corrispondente
• dentro le cartelle, un mondo che vivacchia indolente (colpa del timore di cancellare qualcosa d'importante)

Quindi, in apparenza buona, ma nella sostanza un disastro!
Mi sono armata di pazienza, penna e foglio per decidere quali documenti tenere e come archiviarli. Ho trovato documenti risalenti alla mia preistoria digitale, provenienti da memorie esterne e
rimbalzati di computer in computer fino a questo; un'infinità di doppioni e multipli, tenuti lì per pigrizia e poi dimenticanza; documenti importanti, creduti persi per sempre; eccetera, eccetera, eccetera.

Ho creato tre categorie, che corrispondono ad altrettante cartelle e alle sezioni della mia agenda:

• PO: tutto ciò che riguarda l'attività di Professionista dell'Organizzazione (blog, collaborazioni, clienti, corsi, formazione)
• ARCHEO: tutto ciò che riguarda l'archeologia (vecchi lavori, corsi, formazione e tesi, nuovi interessi)
• ME: tutto ciò che non riguarda il lavoro, comprese le fotografie

All'interno di queste categorie, tutto il materiale è diviso in cartelle: nessun documento vagola libero nello spazio. Le cartelle che contengono documenti cui sto lavorando, sono sulla scrivania per comodità: alla fine di tutto, tornano al loro posto.

Ho ripetuto questo schema anche nelle memorie esterne e virtuali (che, in fin dei conti, sono dei doppioni di salvataggio), con la promessa di mantenere tutto aggiornato.

Avere agenda e archivio digitale "allineati" mi rende la vita facile. Sapere dove trovare e dove riporre ogni documento è una vera goduria!

P.S. Capitolo a parte sono le fotografie: c'è bisogno di calma, concentrazione e del marito per decidere assieme quali tenere. Argh.

L'archivio a prova di gabelle

A fine anno si ride e si scherza con le feste, con l'anno nuovo si piange e si torna seri con tasse, tributi e gabelle!

Tre cose facciamo nei primi giorni di gennaio:

1. archiviamo i documenti dell'anno prima 
2. teniamo da parte i documenti che ci serviranno per pagare le tasse a metà anno
3. segniamo sul calendario le scadenze di ogni tributo dell'anno in corso

Archiviare i documenti mi regala molta soddisfazione, mi sembra di riporre i cerchi chiusi sul loro gancio e mi sento pronta ad accogliere le novità.
Per l'occasione, ho pensato bene di fare le cose in grande e di trasferire l'archivio di casa dal ripostiglio allo studio. Mi sembra più logico: i raccoglitori dell'archivio vanno direttamente nello scaffale sotto la centrale di comando con il raccoglitore dei documenti nuovi. Il tavolo lì vicino, poi, ne rende più facile la consultazione.

Sembra un lavoro facile, veloce e pulito, ma non lo è:

• per prima cosa ne parlo col marito, elecando i vantaggi e decidendo assieme come organizzarci
• poi svuoto lo scaffale, e già medito dove e come riporre il contenuto abbondante (aiuto!)
• quindi trasferisco le buste con i vecchi documenti dai classificatori ad anelli ai portariviste e applico le etichette di riconoscimento
• già che ci sono, elimino un po' di carta extra e inutile
• infine suddivido e inserisco i documenti del 2016 nei portariviste, lasciando da parte quelli che serviranno per la dichiarazione dei redditi

Preparo una bustina trasparente per conservare gli scontrini fiscali, le fatture e tutto ciò che è detraibile del 2017; i documenti che arriveranno di volta in volta finiranno nel raccoglitore a soffietto, all'interno dello scaffale (siamo troppo pigri per archiviarli con regolarità, lo facciamo una sola volta all'anno); teniamo da parte in una piccola cassettiera i documenti del 2016 che serviranno per la dichiarazione dei redditi.
Per ultimo, segniamo sul calendario del 2017 tutte le scadenze: pagamenti, appuntamenti, controlli.

Ora abbiamo riunito in un unico punto funzionale la centrale di comando e l'archivio di casa, e un altro pezzo di casa (e di vita) è a posto!

La Signorina O dice "archiviazione"

Oggi la Signorina O è in vena di parlar di archiviazione: sarà  perché ha bisogno di far chiarezza fuori e dentro di sé? Dice che è giunto il momento di accogliere le novità e di ritirare per bene oggetti e documenti del passato, in modo da poterli consultare quando serve senza diventar matta a cercarli.

Ho sempre adorato gli archivi: luoghi in cui si concentrano le conoscenze, una specie di riassunto materiale di ogni argomento. Per me archiviare significa andare avanti, con la possibilità di tornare a percorrere i miei passi, ogni volta che ne ho bisogno e voglia.

L'archivio, infatti, è una raccolta di informazioni, conservate per poter essere consultate: si forma in modo spontaneo, mano a mano che  una persona produce le informazioni stesse (oggetti, documenti o altro). Quindi è l'esatto opposto di una collezione, raccolta seguendo una precisa volontà - tipo la mia collezione di oggetti a forma di casa, ops!

L'archiviazione avviene per vari motivi:

1. conservare, tutelare e valorizzare le informazioni - per esempio: ho raccolto tutti gli appunti presi durante le lezioni universitarie e postuniversitarie, perché sono importanti per la mia formazione e per il mio lavoro;
2. redigere un inventario per poterle consultare - non l'ho ancora fatto, ma spesso ci penso: ho la memoria corta e poter trovare a colpo sicuro l'informazione necessaria mi permetterebbe di risparmiare tempo ed energie (troppi grrr nuocciono alla salute);
3. promuoverne l'uso - a volte mi capita di consigliare la lettura di certi documenti a colleghe, e di cercarne le informazioni nel mio archivio ( vedi sopra al punto 2).

Dagli immensi archivi dell'antica Mesopotamia al mio piccolo archivio da studentessa: tutti nascono ogni volta che una persona decide di non distruggere dei documenti, ma di conservarli come testimonianza di quel che ha fatto nella vita, perché possono essere ancora utili in futuro. Io lo trovo poetico: una piccola porzione di Storia a portata di mano! Il passato al servizio del futuro! (Romanticherie da archeologa, direbbe mio marito.)

Però è vero: gli stessi documenti raccolti con finalità pratiche (come i certificati di nascita, matrimonio, divorzio, morte, cure mediche o interventi chirurgici) col tempo diventano importanti per la ricerca e la conoscenza del passato (per risalire ai nostri bisnonni o trisavoli e conoscere alcune carattristiche della propria famiglia).

Naturalmente, una buona archiviazione deve essere ben organizzata* per:

• garantire una gestione razionale - già durante l'università e i corsi seguenti, a lezione scrivevo sul primo foglio dei miei appunti il nome della materia, del docente e la data completa (giorno della settimana, numero/mese/anno) e su ogni foglio un numero progressivo per indicare le pagine; poi, arrivata a casa, staccavo le pagine degli appunti dal blocco e le ponevo nel raccoglitore della materia. In questo modo non perdevo gli appunti e non facevo confusione tra le materie e tra le varie pagine - utilizzo questo sistema ancora oggi!
• facilitare la ricerca e la conservazione - quando ho realizzato l'archivio nel mio studio, ho raccolto tutti gli appunti (alcuni erano ancora a casa dei miei genitori: mia madre era felicissima di disfarsene!), mantenuto la loro suddivisione per materie, inserito ogni materia in una busta trasparente e applicato un'etichetta sulla busta. Poiché ho frequentato davvero tanti corsi, ho suddiviso le materie per corso di studi e posto le buste in portariviste etichettati. Il tutto, poi, l'ho ordinato cronologicamente: in basso i corsi di studio più vecchi, in alto i più recenti. In questo modo tutto il materiale è ben protetto, facile da reperire e... rimettere al suo posto!
• contenere gli spazi e i costi - su due ripiani di 120 cm ci sono ben ventidue anni di informazioni preziose per la mia formazione e per il mio lavoro! E il materiale usato per la loro archiviazione (innumerevoli buste trasparenti, ventiquattro portariviste di cartone leggero, due semplici scaffali) è poco costoso.

Buona organizzazione!

* L'archivistica è la disciplina che studia l'organizzazione degli archivi.

Si organizza! L'archivio dei documenti

Come promesso, oggi ti parlo dell'archivio dei documenti.
Di solito si trova nello studio, ma in casa nostra è defilato nella parte alta del ripostiglio del primo piano: consultiamo e ritiriamo i documenti un paio di volte all'anno, perciò non abbiamo bisogno di averli a portata di mano ogni giorno in un posto facilmente accessibile.

I documenti sono suddivisi per categorie (casa, banca, assicurazioni, tasse e tributi, bollette di utenze domestiche, acquisti e spese, salute, anagrafe, lavoro, istruzione) e per anno. In alcune categorie i documenti sono ulteriormente divisi per persona: io, il marito e il Baldo - anche lui ha le sue scartoffie da conservare! Così organizzati, li inserisco di anno in anno in buste trasparenti etichettate (su cui scrivo categoria, anno, persona), e poi in portariviste.

La suddivisione in categorie e in anni è importante per almeno un paio di motivi:

• andare a colpo sicuro e trovare subito quel che serve (azzerando angosce e sudori freddi)
• sapere quando è il momento per potersene liberare

I documenti, infatti, in Italia devono essere conservati per un certo numero di anni: ci servono per dimostrare di aver pagato quel bene/servizio/tributo. Naturalmente i tempi di conservazione cambiano in base al tipo di documento, al termine di prescrizione dei crediti (cioè quel periodo in cui enti e fornitori possono contestare il nostro pagamento) e alle regole in ambito fiscale.
Ho cercato in Internet notizie in merito e poi ho riunito in un promemoria le scadenze dei principali documenti della famiglia: se pensi ti possa servire, puoi scaricarlo, stamparlo e conservarlo accanto all'archivio.

Come organizzi il tuo archivio? Hai informazioni sulla loro scadenza da condividere?